Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo, departamento o persona, ya sea interno o externo a una organización, que tiene la responsabilidad de convertir la gestión de proyectos en una ventaja competitiva de negocio.
Mucho más que solo definir y mantener el uso de los estándares y prácticas profesionales para la gestión de proyectos dentro de la organización, su objetivo es convertir estas prácticas en parte esencial de una cultura de excelencia. Incluso una PMO puede desempeñar un papel estratégico al facilitar la toma de decisiones sobre el portafolio de proyectos para lograr las metas organizacionales.
Es común sufrir desperdicio, estrés y desilusión causada por proyectos desordenados o mal enfocados.
Una PMO puede ser la columna vertebral de apoyo que le permita a su organización alcanzar sus objetivos estratégicos al garantizar la selección de los proyectos correctos, ejecutándolos de la manera correcta y eligiendo a las personas adecuadas para la tarea. Por lo tanto es una clave de éxito en la transformación hacia la excelencia y agilización de proyectos.
A continuación menciono algunos de los principales beneficios de tener una función de PMO en la organización:
1. Alinea las actividades de la organización con su estrategia.
Generar valor con proyectos realistas alineados con la estrategia, es decir: optimizar la cartera de proyectos. Más proyectos o proyectos concluidos a tiempo no siempre significan más valor. Decidir qué proyectos iniciar y cuando; dar seguimiento a resultados del proyecto así como recomendar cuando modificar o cancelar algún proyecto que no esté funcionando, es una labor que puede multiplicar los rendimientos de la inversión en proyectos.
2. Optimiza los recursos
Un trabajo principal de la PMO es asegurarse de que los recursos se asignen de la manera más eficiente y efectiva posible. En organizaciones grandes con múltiples proyectos ejecutándose al mismo tiempo esto no es tarea fácil. Se requiere contar con datos confiables y oportunos y alguien responsable de esta optimización.
3. Facilita la gestión de riesgos a nivel organización
Las PMO pueden ayudar a asegurar asumir el nivel de riesgo adecuado para el perfil y apetito de riesgo de la organización.
4. Brinda transparencia en datos y una comprensión general de sus proyectos
Muchas organizaciones cometen el error de creer que simplemente porque los proyectos se completan, tienen un impacto legítimo en la estrategia de la organización. Un proceso burocrático o poco claro dificulta que se conozca el impacto real de los proyectos. Contar con un almacén “oficial” de datos confiables facilita el camino para hacer realidad la estrategia. La PMO puede ser la responsable de ser la fuente de datos confiables e información precisa para facilitar la toma de decisiones a tiempo.
5. Crear una cultura de excelencia
Un problema recurrente con las grandes organizaciones es que los departamentos comienzan a funcionar en silos individuales, utilizando sus propios procesos y herramientas para ejecutar sus proyectos.
Este es un gran reto para una PMO, ser el responsable de diseñar, implementar y optimizar un método estándar único para hacer proyectos, facilitado con una infraestructura tecnológica acorde a la necesidad de la organización. La PMO suele ser la encargada de capacitar y dar apoyo en este lenguaje y método común a los involucrados en proyectos de la forma más adecuada para contribuir al logro de la estrategia. No todos deben estar certificados como Project Management Professional o PMP.
La implementación de una PMO es un proyecto de transformación estratégico. Las empresas más exitosas tienen una forma ágil de gestionar proyectos, y eso no es casualidad. Es resultado de enfoque, y asignación de tiempo, recursos y prioridad a esta iniciativa estratégica.
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