Todos queremos proyectos exitosos, de eso depende nuestro futuro. Nuestro presente es el resultado de proyectos anteriores.
En los proyectos están puestos nuestros más valiosos recursos: tiempo, dinero, esfuerzo, enfoque, oportunidad. Con frecuencia, la urgencia por lograr metas hace que no nos detengamos un momento a pensar, aclarar y acordar con los involucrados qué queremos lograr de una forma clara, específica y sobre todo medible.
La medición del desempeño de los proyectos es un factor crítico en la optimización del uso de recursos y de hecho en el logro de metas. ¿Cuántas veces te ha pasado trabajar muchísimo, vencer obstáculos, invertir todos los recursos y no lograr el resultado?
Si no medimos, es muy fácil convertir un gran esfuerzo y un deseo bien intencionado, en conflictos y diferencias entre lo que cada interesado en el proyecto necesita, desea e interpreta. Con frecuencia con una gran cantidad de conflictos y desgaste innecesario.
Para lograr resultados extraordinarios, requerimos procesos extraordinarios, la base de un sistema de gestión de proyectos sostenible. Esa es la clave de un desempeño extraordinario reto que no sucede por azar.
Para quienes tienen proyectos emproblemados, el primer paso es controlar el alcance, tiempo y costo; y eso se logra con un sistema de trabajo común.
Cuando un equipo está acostumbrado a medir y a optimizar sus procesos, de forma natural miden, evalúan y ajustan. Sin embargo, no es tan simple como quisiéramos en un principio. Los sistemas de trabajo efectivo tienen su dificultad, especialmente al inicio debido a que cambiar la cultura es el mayor reto.
Primero que nada, es necesario aclarar y acordar el objetivo del proyecto y un método de gestión del trabajo. Muchas veces me ha pasado que cuando pregunto a los equipos de proyecto lo que parecería que es algo obvio, sorprende la enorme diversidad de interpretaciones, las grandes dudas y las expectativas tan diferentes.
Es fundamental detenerse un momento a especificar e integrar el para qué del proyecto, lo que incluirá la siguiente fase y cómo se gestionará el trabajo y las responsabilidades. Entonces podremos contestar qué se quiere medir. Si nos enfocamos sólo a controlar costo, tiempo y alcance, del proyecto, corremos el riesgo de crear proyectos óptimos que generen productos finales poco efectivos para lo que fueron hechos.
Una vez que determinemos lo que realmente queremos evaluar, podemos identificar los indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators, KPIs) que nos dirán si estamos logrando el objetivo o no, con lo cual es posible tomar decisiones preventivas o correctivas lo antes posible.
Una sugerencia: no incluir más de cinco o seis indicadores.
Uno por sí solo no es suficiente para cualquier proceso complejo y los resultados de los proyectos generalmente son procesos complejos. Demasiados KPIs, hacen que sea difícil ver el panorama con claridad.
Hay industrias o proyectos donde la naturaleza del trabajo permite o requiere medir, por tanto, hay indicadores y quizá sólo sea cuestión de optimizar los procesos para ello. Hay casos donde la subjetividad del producto, la incertidumbre del contexto aunado a la cultura poco flexible dificulta mucho medir porque no hay experiencia previa. En ese caso, recomendamos definir una medida, aunque no se tengan datos previos, aunque sea ciertamente subjetiva para algunos. Poco a poco podrías ir mejorando el proceso y el indicador. Seguramente será mejor que la interpretación libre de la pregunta constante “¿y cómo va el proyecto?”, cuya respuesta suele ser “Bien”.
Te invito a iniciar el uso de indicadores sencillos e irlos complementando con la experiencia. Igualmente te recomiendo el libro: How to measure anything, de Douglas W. Hubbard.
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