Si hoy pudieras liberar 1 o 2 horas diarias en tus proyectos… ¿en qué las invertirías?

Déjame hacerte una pregunta muy concreta: si hoy pudieras liberar entre una y dos horas diarias de trabajo operativo en tus proyectos, ¿en qué las invertirías? Además de en ser feliz, por supuesto.

Porque la realidad es ésta: la inteligencia artificial ya puede hacerse cargo de muchas tareas cotidianas del Project Manager. Sé que lo sabes, no estoy hablando de algo lejano, de ciencia ficción ni de escenarios futuristas. Hablo de tareas reales, de esas que hoy te quitan tiempo, energía y enfoque… y que están a unos cuantos clics de delegarse.

Hoy en día si que existen implementaciones muy sofisticadas y a veces inimaginadas de IA en procesos complejos en grandes corporaciones. Pero yo no hablaré de eso, me estoy refiriendo al día a día de la gran mayoría de los profesionales que estamos gestionando proyectos. Y desde esa mirada y mi experiencia, quiero ser muy clara. Considero que la IA, por el momento,  no sustituye tu criterio profesional, pero sí puede ayudarte a recuperar tiempo para pensar, decidir y liderar mejor.

(Si no has visto mi blog “La inteligencia artificial no reemplaza al Project Manager. Lo obliga a pensar diferente”, te recomiendo verlo; complementa muy bien esta reflexión).

Project Managers saturados… no por falta de capacidad, sino por exceso de trabajo operativo

He visto muchos Project Managers agotados. No porque no sepan gestionar proyectos, sino porque están atrapados en tareas operativas que no reflejan el impacto real que pueden generar.

Cuando empezamos a usar IA de forma consistente, consciente y supervisada, la diferencia se nota muy rápido. Aquí sí ocurre algo importante: la tecnología está sustituyendo trabajo táctico, y eso abre espacio para que el Project Manager haga lo que realmente aporta valor.

Vamos a lo práctico. Te compartiré ideas de las tareas típicas de gestión de proyectos que hoy estás a pocos clics de implementar en tu día a día.

10 tareas típicas en proyectos que hoy la IA puede hacer por ti

Son ayudas no para reemplazarte, sino para liberarte tiempo. Y claro, súper advertencia: ⚠️ Siempre revisa antes de enviar cualquier documento. Yo considero que si mi nombre está de por medio, es imprescindible revisarlo con detalle, comprenderlo y estar de acuerdo.

1. Lluvia de ideas estructurada. La IA es excelente para generar ideas iniciales de alcance, riesgos, supuestos o alternativas. Tú y tu equipo afinan después las decisiones.

Herramientas: ChatGPT, Claude (con buen contexto y prompts bien pulidos).

2. Integrar información dispersa. Correos, notas de juntas, documentos sueltos. La IA puede ordenar, agrupar y sintetizar información fragmentada, especialmente útil cuando tomas un proyecto ya iniciado.

Herramientas: ChatGPT, Claude, Notion AI.

3. Resumir documentos extensos. Contratos, propuestas, normativas, estándares. Ahorra muchísimo tiempo en proyectos grandes.

Herramientas: LLMs típicos como Gemini, Claude, Chat GPT y lectores de PDF con IA.

4. Preparar agendas y minutas de reunión. Agendas enfocadas en decisiones y minutas con acuerdos claros. Hoy incluso hay herramientas que graban y resumen juntas.

Herramientas: Otter.ai, Fireflies, Copilot en Teams.

5. Resúmenes de juntas y acuerdos clave. Uno de los mayores ahorros de tiempo. La IA identifica decisiones, compromisos y siguientes pasos.

Herramientas: Zoom AI Companion, Fireflies, Otter.

6. Presentaciones base. No la versión final para dirección, sino la estructura y mensajes clave. Tú controlas la narrativa.

Herramientas: Gamma, Copilot, Canva con IA.

7. Análisis preliminar de datos. Identificar tendencias, desviaciones o preguntas relevantes más rápido. No sustituye el análisis profundo, pero acelera el foco.

Herramientas: Julius AI, Copilot, ChatGPT con datos cargados.

8. Identificación inicial de riesgos. Riesgos típicos de proyectos similares, clasificaciones o respuestas tipo. Acelera mucho el proceso.

Herramientas: LLMs con buen contexto.

9. Propuesta de cronogramas base. Secuencia lógica de actividades, hitos y dependencias para arrancar discusiones y negociaciones.

Herramientas: LLMs como Gemini, ChatGPT, Copilot, integraciones con MS Project o Smartsheet.

10. Borradores de comunicación. Buenísimo para traducir, para elaborar correos delicados, mensajes de seguimiento o comunicados clave. La IA estructura el mensaje, tú defines tono, intención y énfasis. Reducción enorme de carga mental diaria, pertinencia y claridad en mensajes y comunicados clave.

Herramientas: Copilot, ChatGPT.

Una aclaración clave (muy importante)

Mi sugerencia: aunque hay mucho hoy en día y muy sofisticado, podemos iniciar con tareas fáciles de automatizar. Todo lo que mencioné es apenas un pedacito de lo que la IA puede hacer, pero para el común de las personas esto puede hacer una diferencia. Todas estas tareas son de apoyo. La responsabilidad, el criterio, la decisión estratégica y el liderazgo siguen siendo tuyos como Project Manager.

La IA no conoce la cultura de tu organización. No entiende los intereses políticos. No sabe qué está realmente en juego para ese patrocinador o ese equipo. Eso —por ahora— no se automatiza.

IA en proyectos no es un atajo, es un proceso iterativo

Usar IA no significa pedir “todo” en un clic y listo, acabaste en 2 minutos, como algunos consideran. La realidad es que va aprendiendo y mejora la aportación, que requiere de ir poco a poco, validando las respuestas y construyendo sobre eso. Funciona así: das contexto, preguntas, revisas, ajustas, corriges y decides.

Mi recomendación final

Elige hoy dos o tres de estas tareas que no estés haciendo ya y empieza a apoyarte en IA. Verás cómo tu forma de trabajar en proyectos puede cambiar de manera significativa… en horas, no en meses. Mi segunda recomendación: mantente curioso y aprendiendo, porque esto cambia cada día.

Y ahora quiero leerte:

👉 ¿qué tarea te gustaría delegar primero a la IA en tus proyectos… y por qué?

Abramos la conversación.