Los requisitos son características que debe cumplir un producto para satisfacer la necesidad para la que se creó el proyecto que lo genera. Uno de los principales problemas de la gestión de proyectos es que, al entregar el producto generado, no se cumplan las expectativas o necesidades del cliente.
En el mundo hoy en día crece la expectativa de que la gestión de proyectos ayuda a mejorar la probabilidad de éxito de estos emprendimientos. Igualmente se hace cada vez más común comprobar que el manejo deficiente de los requisitos en proyectos es una causa común de fracaso.
Los requisitos pueden ser funcionales: capacidades que el producto debe poseer por su naturaleza, operar como se espera que lo hagan.
Los requisitos no funcionales incluyen características adicionales de diseño, usabilidad, rendimiento, seguridad, aspectos técnicos, entre otros.
Conocerlos y acordarlos es una responsabilidad crucial del líder de proyecto y su equipo, especialmente cuando el cliente no los tiene tan claros o definitivamente no los conoce. Hace algunos años, en la remodelación de mi casa tenía que decidir qué lavavajillas comprar. Nunca había comprado una, así que aunque mi rol era de cliente, agradecí el apoyo del experto del equipo del proyecto que me explicó las características funcionales del producto: que lave bien los platos, vasos y cubiertos, adicional a características no funcionales: puede tener o no triturador de desechos, puede o no secar los trastes, entre otros. El costo de no saber es alto y por ello, es importante identificar lo que el cliente no sabe para asumir juntos ese costo.
¿Gestión de requisitos o gestión de alcance?
Los requisitos son los aspectos esperados de los diferentes Stakeholders con relación a su necesidad a cubrir, su expectativa, su situación actual o su problema. La suma de todos estos requisitos servirá para plantear una solución que dará forma al producto final del proyecto.
Muchas veces el cliente pide “mucho” y cuando revisa la propuesta de solución con su respectivo costo e impacto, en ocasiones decide disminuir los requisitos o priorizarlos. Me ha sucedido que, además de agradecer la información para tomar la mejor decisión, incrementa la confianza en nuestra relación y en los resultados.
Los requisitos a considerar y como impactan en la solución propuesta es un tema relevante a ser acordado con los diferentes Stakeholders, con el fin de guiar la ejecución del producto del proyecto y al final, evaluar la contribución real del proyecto a los beneficios esperados.
¿Por qué es importante la gestión de requisitos?
La prisa por dar resultados por parte del equipo, patrocinadores y clientes en ocasiones nos invita a “brincarnos” este proceso y asumir que comprendemos el problema con una sola mirada y nuestra experiencia. El costo de cambiar se incrementa geométricamente conforme el proyecto avanza. Un proceso de identificación de requisitos deficiente generará un diseño inadecuado y sin la menor duda, un producto deficiente.
En el famoso estudio del “Caos report” (Standish Group, 1995)* sobre el fracaso del proyecto, se identificó las siguientes como sus causas principales:
Los requisitos incompletos
No involucrar a los usuarios
La insuficiencia de recursos
Las expectativas poco realistas
La falta de apoyo de gestión
Cambio de requisitos
La mala planificación
Hoy en día hay una importante tendencia a optimizar la gestión de requisitos. La certificación PMI Business Analysis Professional, del PMI lo demuestra. No es para menos esta tendencia. De acuerdo al "Cost & Economic Analysis Branch", estudio de costos en proyectos realizado por la National Aeronautics and Space Administration headquarters (NASA), los proyectos que gastaron menos del 5% de su costo total en gestión de requisitos experimentaron de 80 a 200% de sobrecosto, mientras que los que gastaron entre 8% y 14% en este tema, experimentaron un 60% de sobrecosto máximo.
Existen hoy en día una gran variedad de herramientas y procedimientos que pueden apoyar al líder de proyecto y su equipo a identificar y gestionar adecuadamente los requisitos de sus Stakeholders. Es importante conocerlos y mucho más importante, utilizarlos en nuestros proyectos.
*Standish Group International Inc. (1995) Chaos Reports, Retrieved 03/01/2006 from http://www.standishgroup.com#AdministracióndeProyectos #collectrequirements #culturaorganizacional #pmi #PMO #Project #projectmanagement #proyectos #requirements #requisitos
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