Inicia tus proyectos correctamente.

Muy frecuentemente, tanto las personas como las organizaciones queremos hacer más de lo que podemos hacer. La línea suele ser clara en cuanto a poner un límite derivado del presupuesto disponible. Muy diferente a la relacionada con nuestro tiempo y energía disponibles, donde la frontera es muy sutil, a veces imperceptible.




Iniciar proyectos puede ser muy energético, genera ilusiones de éxito. Se desborda el entusiasmo porque las necesidades y deseos son muchos y legítimos. Sin embargo, debemos partir una realidad: todos tenemos solo 24 horas al día. No más. Podemos delegar y contratar apoyos para ejecutar nuestros proyectos, pero en general, si se requerirá al menos un poco de nuestro tiempo en aras de asegurar el objetivo final deseado.


Lo anterior deriva en la imperiosa necesidad de elegir correctamente qué es lo importante para enfocar los muchos o pocos recursos en darle forma a lo que más nos importa.


Hace poco, varios líderes de proyecto comentaban que su jefe, director con un enorme peso en la organización, al solicitar un proyecto les pedía tiempos imposibles y ante cualquier réplica, su contestación era: “¿qué, no puedes?, dime cómo sí”. Este gesto ha hecho en un buen número de ocasiones que los líderes acepten retos que nos son posibles y, por supuesto, simplemente no se cumplen los cronogramas argumentando un sin número de razones.


En este ejemplo particular, se habían aceptado 20 proyectos para ese ciclo anual, para octubre tenían terminados 6 y consideraban que con gran esfuerzo concluirían 2 más. Los otros 12 estaban en diferentes grados de avance, generando productos intermedios que habían gastado recursos y no habían generado los beneficios esperados. Por supuesto, los presupuestos se quedaron disponibles y sin usar con el costo financiero que eso implicó.


El resultado es contundente y mucho más común de lo deseable: muchas empresas autorizan y presupuestan muchos más proyectos de los que realmente logran.


El primer paso para evitar este escenario de desperdicio y desgaste es:


  1. Aclarar y priorizar los objetivos a lograr. Priorizar significa decir NO a varias opciones en aras de hacer realidad las más relevantes.

  2. Definir qué proyectos harán realidad los objetivos.

  3. Nuevamente priorizar los proyectos con base en los recursos disponibles.

  4. Actualizar y ajustar. Actualizar avances en el proyecto, evaluar si se están logrando los objetivos y ajustar el plan cuando sea necesario.


A este proceso se le conoce como “Gestión de portafolio”. A nivel personal y organizacional, hacer menos es lograr más. Enfocarte te permitirá materializar resultados y avanzar más rápido.


A nivel organizacional, una figura como la Oficina de Proyectos (PMO) puede ser una gran aliada para facilitar este proceso, apoyando que se autoricen proyectos realmente alineados a la estrategia de la organización.


¿Te ha pasado alguna vez iniciar varios proyectos a nivel personal, sentirte saturado de trabajo y a la vez frustrado por sentir que no avanzas? Si es así, te recomiendo que al menos a nivel personal, adquieras el hábito de gestionar tu portafolio de proyectos, notarás la diferencia en tus resultados.




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