La Definición de Terminado (o Definition of Done, DoD) es un concepto fundamental en la gestión de proyectos. Su origen está dentro del marco Scrum pero hoy se utiliza en cualquier enfoque de gestión. La DoD establece los criterios mínimos que un producto final, intermedio o un incremento del producto debe cumplir para considerarse completo y listo para su entrega. Esta herramienta es parte de un método efectivo de gestión de proyectos, ya que no solo aporta claridad y transparencia, sino que también asegura la calidad y el alineamiento con los objetivos del proyecto. ¿Te ha pasado alguna vez que un miembro del equipo dice “ya acabé” y meses después ese elemento sigue estando pendiente de entrega? Quizá sea porque lo que para uno es terminado (en su computadora), no es lo mismo que probado y funcionando, que es lo que se requiere del producto.
Ahórrate problemas: acuerda un DoD desde el principio del proyecto con tu equipo.
¿Qué es la Definición de Terminado (DoD)?
La DoD es un acuerdo dentro del equipo que detalla los requisitos necesarios para que un trabajo se considere finalizado. Este entendimiento compartido es esencial para evitar malentendidos y asegurar que todos los miembros del equipo tengan la misma visión sobre lo que significa "terminado". La DoD abarca aspectos como la funcionalidad, la calidad, la documentación y cualquier otro criterio relevante al proyecto.
Aplicación de la DoD en diferentes industrias
Aunque la DoD es muy común en proyectos de TI, su aplicación es igual de relevante en otras industrias. Aquí hay un ejemplo sencillo en un contexto no tecnológico:
Ejemplo general:
Todo producto o subproducto deberá ser revisado por un miembro de equipo par y por una persona que pruebe la funcionalidad. Posteriormente será revisado y autorizado por la dirección
Mientras esto no suceda, no puede estar este elemento al 100%. Cuando el equipo es consciente de lo que implican los trámites y autorizaciones, crea cronogramas más realistas.
Ejemplo de campaña de marketing:
En este ejemplo se hace un DoD específico para cada producto final principal.
Oferta de valor terminada: la oferta de venta, es decir producto, precio, condiciones de pago y de entrega están definidas y aprobadas por la dirección
Elementos de campaña terminados: definición, estilo, cantidad y elaboración del diseño de todos los materiales gráficos están revisados y aprobados por la dirección.
Reporte de Métricas: Diseño aprobado con métricas clave, Reporte entregado a interesados.
Documentación Archivada: La campaña está archivada para futuras referencias.
Factura pagada.
Tips para implementar una DoD efectiva
Definir el Propósito: Identificar qué se quiere lograr con la DoD. Esto incluye asegurar la calidad, cumplir con requisitos de funcionalidad y alinearse con los objetivos del proyecto. Ajústala al tipo de cultura y complejidad del proyecto.
Autorización y acuerdo a los Interesados: Debes entender sus expectativas y requerimientos. De nada sirve que la muestres si no obtienes un acuerdo de que se utilizará de forma disciplinada.
Ajusta la DoD para que efectúe su función de cumplir los acuerdos y alcanzar la satisfacción de los clientes. La puedes cambiar en el camino si así lo requieres.
Criterios claros y verificables: Definir criterios específicos que deben cumplirse para considerar una tarea como "terminada". Estos deben ser revisados y actualizados regularmente.
La implementación de una DoD efectiva no solo mejora la calidad y la transparencia del trabajo, sino que también fortalece la colaboración y la confianza dentro del equipo. Al definir y adherirse a estos criterios, los equipos pueden asegurar que cada entrega cumpla con las expectativas y añada valor real al proyecto.
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