Creo que una de las preguntas clave en la gestión de proyectos es la siguiente “¿qué es lo que hace que una metodología en Project Management realmente genere valor?”.
Como dice Freddy Koffman en su libro Metamanagement: “aprendizaje no es sólo tener más información (saber qué), es incrementar mi capacidad de realizar de forma efectiva (saber cómo)”. Expandir la capacidad de acción efectiva requiere hacer las cosas diferente de como solíamos. Después de varias experiencias en la definición e implantación de procesos de optimización de la gestión de proyectos, puedo asegurar que saber el “qué”, es decir conocer lineamientos y mejores prácticas, tendencias mundiales, manejar software especializado sin duda puede generar valor en proyectos en un corto plazo. El esfuerzo se traduce en conocer nuevos conceptos, ajustarlos y aplicarlos a mi práctica diaria. Sin embargo, quiero puntualizar que puede haber algo adicional a ejecutar una serie de pasos definidos para obtener una lista de documentos, con más o menos datos. Ni siquiera la tecnología de vanguardia puede hacer la diferencia por sí misma.
Entonces, ¿dónde está el arte de generar una cultura eficiente? Considero que es un error pensar que un solo elemento podrá hacer la diferencia. Más bien, a problemas integrales, soluciones integrales. La creación de cultura de eficiencia es bastante más que emitir un manual de procedimientos. Implica cambiar el enfoque de todos los participantes hasta que resulte natural esta nueva práctica. Un método estándar ayuda mucho a reducir el tiempo para gestionar un proyecto, para coordinar el trabajo con nuevos participantes, y sobre todo para analizar y comunicar la información a nivel organizacional. Sin embargo, ¿cuál es el valor de una especificación de alcance generada por un individuo experto, aislado en su oficina, vertiendo su conocimiento, sin discutirlo, compartirlo o negociarlo con otros afectados o participantes?. El valor es casi nulo, aunque la especificación sea “técnicamente correcta”.
Comprender la necesidad que genera un proyecto y definir la mejor forma de atenderla dadas las condiciones y recursos no es tarea fácil, requiere participación, considerar varios enfoques de solución, tiempo y mucha comunicación. La recompensa paga con creces el esfuerzo. La solución no está en trabajar mucho, sino en trabajar enfocando la meta.
Me parece fundamental para lograr eficiencia generar una cultura de comunicación y acuerdo. A la vez que se homologa el quehacer de proyectos con las mejores prácticas, es fundamental capacitar a los todos los interesados en el proyecto (Stakeholders) en los nuevos procesos y en habilidades para generar valor en los productos derivados de los mismos. Por ejemplo, el objetivo no es hacer un enunciado de alcance para describir lo que se hará en el proyecto porque lo que buscamos no sólo es documentar el trabajo para una auditoría. Si declaramos que la meta es acordar un alcance con suficiente detalle para responder a la necesidad de negocio, y a la vez minimizar el riesgo de retrabajo y desviaciones el enfoque debe ser diferente. Es necesario construir espacios y generar habilidades de comunicación efectiva y abierta para considerar el punto de vista del líder, equipo de proyecto, patrocinador y cliente, y no sólo la generación de un documento. Esto requiere tiempo, habilidad y esfuerzo por parte de los participantes. ¿Estamos dispuestos a ello? El recurso más preciado y principal restricción es sin duda el tiempo disponible de los interesados. Por eso vale la pena no desperdiciarlo, estoy cada vez más convencida que ejecutar un proyecto es más fácil que acordar su alcance.
No participar en la planeación tiene una consecuencia muy clara: al no ser parte del problema, tampoco se es parte de la solución.
Considero sin duda, que el factor clave de éxito en la implantación de una cultura de efectividad, es asegurar que los procesos de comunicación sean eficientes. No es una habilidad natural en general, requiere conocimiento, entrenamiento, coaching y la generación de espacios organizacionales que permitan practicarlo. Vale la pena el esfuerzo. Como escuché decir a Leonardo Wolk, autor del libro “Coaching, el arte de soplar brasas”, coach y gurú argentino: “es el contexto lo que le da sentido al texto”.