Todo proyecto inicia y termina en demandas aceleradas de clientes y proveedores. Este entorno nos exige cambiar, cambiar y cambiar. El dinamismo del entorno se incrementa exponencialmente. ¿Es posible cambiar la dinámica del cambio?
Como podemos ver en la experiencia de muchas empresas y personas, cada intento de cambio tiene más o menos posibilidades de fracaso. ¿Cuántas veces ha intentado su organización mejorar sus procesos, definir responsabilidades, controles y manejo de información? ¿cuántas veces lo ha logrado? Vale la pena analizar el fenómeno en aras de evitar desperdicio de tiempo, esfuerzo, recursos y, sobre todo, no desperdiciar la esperanza y el ánimo de mejorar.
Los cambios continuos mal manejados pueden generar una cultura con cierta toxicidad que "quema" el entusiasmo en los empleados, generando miedo, incertidumbre y dudas sobre qué tan importante será esta vez el cambio.
Sin la energía del equipo es imposible cambiar. La parte más fácil de un cambio es definirlo. El reto real se encuentra en implantarlo, en hacer que el comportamiento del grupo se coordine para incrementar la eficiencia. Por ello, es importante ser realista en el intento. Vale más un cambio modesto implantado que un enorme intento que se queda en papel.
Con demasiada frecuencia encontramos proyectos donde el líder y su equipo se enfocan por completo en realizar el producto del proyecto sin considerar la gestión del impacto que éste tendrá en el entorno. Esta omisión en ocasiones puede representar el fracaso del proyecto, aunque el producto esté técnicamente bien logrado.
Los proyectos representan cambios, por tanto, generalmente deberán contar con un elemento o un proyecto alterno relacionado con la gestión de ese cambio en los procesos de la organización, con el fin de hacerse cargo de la gestión del cambio en la gente afectada o interesada en el proyecto. Lo anterior implica desde el levantamiento de requerimientos, especificación de criterios de calidad y aceptación, colaboración, asesoría, comunicación, capacitación, pruebas piloto y entrega de productos a producción.
No hay recetas secretas, la administración de proyectos es arte y técnica, son habilidades de planeación, ejecución y control con enormes cantidades de comunicación, liderazgo, trabajo en equipo y manejo de conflicto.
Sin embargo, mencionaremos algunos puntos a considerar en cualquier cambio:
El objetivo del proyecto debe ser claro, específico y totalmente alineado con el objetivo estratégico de la organización. La claridad en la estrategia permitirá tener claridad en la gestión del proyecto.
El cambio debe ser planeado de forma realista. Como mencionamos, la urgencia abunda y también el fracaso. El requerir o desear no es suficiente para lograr. Es importante medir las fuerzas, evaluar los recursos para cumplir los compromisos.
Los cambios generan diferentes emociones. Identificarlas y gestionarlas es fundamental, ignorarlas puede ser un grave error.
La comunicación es un factor clave. Identificar los diferentes interesados en el proyecto, priorízarlos, analizar su necesidad de información y definir la estrategia más adecuada para cada persona o grupo facilita la gestión.
Aliarse de “socios del cambio”. Buscar líderes de opinión, involucrarlos y validar con ellos la estrategia solicitando apoyo en el proyecto es una gran fortaleza.
Finalmente recomendamos invertir los recursos y tiempo necesarios en la gestión del cambio para asegurar el éxito del proyecto. La gestión del cambio debe ser considerada como pieza fundamental en el alcance del proyecto.