No te falta información… te falta decisión

Tú estás esperando más claridad. Pero tu jefe, tu equipo y tu cliente… están esperando que TÚ, líder de proyecto, decidas qué sigue.

Tú quieres certeza. Ellos necesitan dirección, tú eres el líder ¿no? O, al menos quieres serlo a nivel súper pro. Entonces te toca gestionar la incertidumbre en proyectos.

La expectativa de no incertidumbre es irreal

En proyectos, la incertidumbre es parte del juego. No es opcional. No se va a quitar.

El problema no es ése. El problema es cuando metes todos las diferentes situaciones en el mismo saco y dices: “Estoy esperando más información para decidir que sigue”. No sabes cuántas veces los directivos de diferentes empresas me han dicho “Maru, estoy harto de que me digan: no me toca a mí, requiero más información”

Aun en escenarios inciertos, siempre hay tres cosas:

• Lo que sí sabes 

• Lo que puedes investigar 

• Lo que no puedes saber (por ahora) 

Y cuando no haces esta distinción… te paralizas y te ves muy junior.

Aquí es donde la estructura eleva tu conversación

No necesitas un proceso perfecto. Pero si tienes conocimiento de gestión de proyectos más o menos estructurado, tendrás orden para pensar, entonces puedes:

• entender mejor el riesgo

• separar lo crítico de lo urgente

• preguntar concretamente

• y sobre todo… decidir lo que sí es decidible 

Imagínate que estás en un proyecto donde el cliente no termina de definir requerimientos, y el equipo se detiene porque "falta información”. Con un proceso y formatos clave de gestión de alcance puedes identificar lo que falta y hacerle ver al cliente el costo de avanzar sin esa información. Entonces no te “comes” todo el riesgo y la responsabilidad.

En algunas situaciones típicas, lo resumiría en por ejemplo:

• Lo que sí sabes: fecha compromiso, presupuesto, objetivo general.

• Lo que puedes investigar: infraestructura y recursos disponibles, necesidades del usuario.

• Lo que quizá no puedes saber aún: cambios futuros del cliente, decisiones internas que no controlas, la actitud de su patrocinador.  

Entonces, ¿cómo actúas?

No todo se resuelve igual.

• Investigas (cuando sí puedes reducir incertidumbre), por ejemplo: hablar con usuarios, validar supuestos, hacer preguntas concretas. Aquí no moverte es falta de gestión. A veces el mismo cliente no sabe, entonces queda claro que debemos investigarlo o correr grandes riesgos.

• Decides (aunque no tengas todo). Ejemplo: definir una solución base para avanzar, aclaras y compartes la decisión con el equipo y patrocinadores. 

• Esperas (cuando el riesgo es alto). Ejemplo: en una inversión fuerte sin definición clara, pausar es estrategia, no debilidad.

Para mí una máxima clave es:  No decidir… también es una decisión.

La diferencia es si esa decisión es consciente o no.

• Si decides esperar por el costo del error, gestionas riesgo

• Si no decides por miedo, quizá  pierdes oportunidad

Por tanto, más que esperar evitar incertidumbre, lo que toca es aprender a moverte dentro de ella con criterio.

Porque al final… no te van a pedir que tengas todas las respuestas. Te van a pedir que des resultados, y para ello requieres marcar el siguiente paso.

Si esto te hace sentido, el siguiente paso es clave:

¿Cómo decidir cuando el tiempo no te permite investigar más?

De eso hablamos en el siguiente artículo.