La gestión de proyectos ha crecido enormemente en el mundo. Cada vez se conoce más y se solicitan más profesionales que apliquen buenas prácticas en el tema. Hoy contamos con 650.971 certificados PMP en el mundo, de los cuales 33.017 están en América Latina y el Caribe (de acuerdo a cifras del PMI al 31 de marzo de 2015). Los números van en aumento constante.
En mi experiencia de 28 años de trabajo en proyectos y de 15 años como PMP y consultor, sigo considerando que la clave del éxito está en la correcta definición del alcance del proyecto. Poder definir y acordar qué incluye el proyecto y que no, es ciencia y arte. Varias de las principales herramientas de este marco de referencia son la matriz de requerimientos, el enunciado del alcance, la estructura de desglose del alcance (WBS o EDT) entre otros. Su uso busca gestionar adecuadamente lo que incluye el proyecto. Sin embargo, el problema es mucho más complejo que llenar un formato.
Alcance rápido o alcance contundente
Pongo un sencillo ejemplo. Tuve una conversación esta semana con uno de nuestros clientes a quien asesoramos en la implementación de la metodología en sus proyectos. A esta persona le piden un proyecto cuyo objetivo es “lanzar” al mercado un nuevo producto con el fin de remontar a sus más cercanos competidores y él define como alcance la especificación de los productos. La discusión rondó alrededor de ¿qué significa “lanzar” al mercado? Es especificar el producto o dejar listo todo lo necesario para lograr al menos las 20 primeras compras.
El alcance de ambos enfoques es diametralmente diferente, al igual que los productos finales y beneficio para el negocio. En el primer enfoque el trabajo se centra en su departamento e incluye detallar la descripción y especificación del producto. En el segundo enfoque implica contratar proveedores para desarrollar el producto, realizar algunos trámites para obtener permisos, integrar estos nuevos productos en su empresa: en áreas operativas, en medios de difusión y distribución, en el portal, capacitación a ejecutivos de ventas, ajustar la información impresa, realizar una campaña de publicidad, vender y dar soporte a la operación de los primeros clientes.
¿Qué será lo que está esperando el director de su empresa, una especificación de producto o nuevas ventas? El beneficio real para el negocio se dará con nuevas ventas, pero para que esta persona pueda realizar este amplio alcance requiere para comenzar, contar con dos cosas fundamentales: autoridad sobre los participantes de todo este espectro y presupuesto para ejecutarlo. Sin embrago, en ocasiones se espera un alcance amplio y se asigna una cantidad insuficiente de recursos y tiempo.
A veces, los objetivos de negocio se estipulan como buenos deseos: “vender 5% más”, “disminuir los costos en 10%”, parecerían objetivos concretos y medibles, pero planteados así, parecen sólo buenos deseos.
Considero crucial darse el tiempo con los principales jugadores: clientes, directores, líder de proyecto y patrocinador, para definir y acordar objetivos y alcances congruentes, realistas y cuyos productos finales estén alineados a los objetivos corporativos para que generen valor. Una vez acordado y autorizado el alcance del proyecto, tenga una asignación consistente de recursos para llevarlos a cabo.
Se dice fácil, pero esto es realmente la gestión profesional de proyectos: implementar una cultura de calidad, productividad y mejora continua.