Cuando el proyecto depende de ti

El riesgo oculto del liderazgo heroico

Eres una persona comprometida. Conoces tu negocio, a tus stakeholders y a tu equipo. Tomas responsabilidad. Impulsas las cosas. Y cuando se acercan los plazos, das un paso al frente.

Pero ¿qué ocurre cuando todo depende de ti?

Si el progreso se detiene cada vez que no estás disponible, puede que tu liderazgo sea el mayor riesgo del proyecto.

Esto es más común de lo que quisiéramos admitir, especialmente entre líderes capaces y bien intencionados. No es un problema de personas. Es un problema de sistema.

Y, más aún, es un reto de liderazgo.

Lo que significa liderar un proyecto

A menudo hablamos de la gestión de proyectos como un proceso: herramientas, cronogramas, entregables, pero liderar un proyecto es mucho más que eso.

Liderar significa:

• Marcar dirección en medio de la incertidumbre.

• Habilitar a otros para actuar con claridad y confianza.

• Construir confianza, alineación y responsabilidad compartida.

• Entregar valor de forma constante — no solo resultados.

Los verdaderos líderes crean entornos donde las personas y los flujos de trabajo crecen. No donde todo pasa por una sola persona.

Y, sin embargo, muchos líderes —sobre todo los de alto desempeño— caen en la misma trampa: se convierten en el sistema.

Cada decisión, actualización o corrección pasa por ellos. Con el tiempo se vuelven indispensables… y agotados.

Por qué un sistema importa más que el esfuerzo heroico

Déjame compartirte algo personal.

Al inicio de mi carrera, creía que la mejor forma de liderar era dar el ejemplo sin descanso. Quería ser la persona más comprometida de la sala, la primera en llegar, la última en irse. Estaba decidida a demostrar que podía con todo.

Trabajaba jornadas de 12 horas, sin pausas, contestando correos a medianoche. Todo en nombre del profesionalismo y la responsabilidad.

Al principio, parecía funcionar. Los proyectos se entregaban, y gané una reputación de ser “confiable” y “profesional”, palabras que forman parte de mis valores.

Pero poco a poco comenzaron a aparecer las grietas: me sentía drenada. Mi equipo se volvió pasivo, esperando mi dirección. Y el avance se detenía cada vez que yo no estaba.

Fue entonces cuando entendí que eso no era liderazgo… era supervivencia.

Es peligrosamente fácil confundir compromiso con autosacrificio, pero hay un costo. Trabajar al máximo todos los días no es una medalla de honor, es una señal de alerta.

No es sostenible. Y, con el tiempo, tampoco es productivo.

Ahí aprendí que el verdadero liderazgo no consiste en hacer más, sino en crear sistemas que hagan posible que más cosas sucedan sin ti.

El poder de un sistema de gestión de proyectos

Los grandes líderes de proyecto no son los más ocupados. Son los que construyen estructuras que sostienen el desempeño incluso cuando ellos no están presentes.

El legendario entrenador de la NBA, Phil Jackson —quien lideró a los Chicago Bulls y Los Angeles Lakers— escribió en su libro Eleven Rings: The Soul of Success (2013):

“Mi trabajo era ayudar a cada jugador a ser la mejor versión de sí mismo, no ser la estrella más brillante del equipo.”

El liderazgo no se trata de estar al centro de todo, sino de crear las condiciones para que la grandeza emerja en los demás.

En los proyectos ocurre lo mismo: no triunfamos por controlarlo todo, sino por construir un sistema donde todos puedan dar lo mejor de sí, de manera consistente y colaborativa.

Un buen sistema de gestión de proyectos te permite:

• Definir quién hace qué y para cuándo.

• Dar seguimiento al progreso y a los riesgos en tiempo real.

• Empoderar al equipo para resolver sin esperar aprobaciones.

• Integrar nuevos miembros más rápido.

• Tomar decisiones con base en datos, no solo en la intuición.

• Liberar tiempo para liderar estratégicamente, no solo para administrar tareas.

En resumen, un sistema convierte tu forma personal de trabajar en un método compartido, repetible y escalable. Es la base que hace posible el liderazgo, no su sustituto.

Cinco pilares de un sistema de proyectos efectivo

Crear un sistema no significa implementar un software enorme ni escribir un manual de cien páginas. Puedes empezar simple, e ir escalando.

Estos son los cinco elementos esenciales:

1. Un flujo de trabajo claro y simple.

Define el ciclo básico del proyecto (inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre). Usa tableros visuales, dashboards o diagramas. Lo importante es que todos compartan el mismo proceso. Mantén las plantillas ligeras pero útiles.

2. Un lenguaje común para colaborar.

Asegura que todos —equipo, stakeholders y proveedores— entiendan cómo trabaja el equipo. Define roles, entregables y criterios de “hecho”. Un lenguaje común evita confusión y refuerza la confianza.

3. Información visible y accesible.

Centraliza la información. Todos deben poder ver qué está en progreso, quién es responsable y qué riesgos existen. Lo que no se ve, se convierte en cuello de botella.

4. Revisiones breves y regulares.

Establece rituales de alineación: reuniones semanales de 15 minutos, revisiones de hitos o retrospectivas quincenales. La clave es la constancia y el enfoque. La disciplina en las reuniones genera disciplina en la ejecución.

5. Un ciclo de retroalimentación continua.

Tu sistema debe evolucionar. Pregunta: ¿qué está funcionando? ¿qué retrasa el avance? Cuando el equipo contribuye a mejorar el sistema, también se apropia de él.

Señales de que vas por buen camino

Sabrás que tu sistema funciona cuando:

• Las tareas avanzan incluso cuando tú estás de vacaciones.

• El progreso es visible para todos los interesados.

• El equipo toma decisiones con confianza y dentro de los límites acordados.

• Los nuevos integrantes se integran con facilidad.

• Pasas menos tiempo persiguiendo actualizaciones y más tiempo pensando estratégicamente.

• El trabajo se vuelve más disfrutable y los retos, oportunidades de aprendizaje.

Si ves estas señales, tu liderazgo está creciendo.

Si no, pregúntate: ¿qué falta en mi sistema?

¿Lista o listo para liderar diferente?

Si tu proyecto se detiene cuando tú no estás, no es un reflejo de tu equipo: es una señal de que tu sistema necesita fortalecerse.

Los grandes líderes no solo resuelven problemas; diseñan entornos donde los problemas se resuelven sin ellos.

Un último consejo: no preguntes “¿qué tengo que arreglar hoy?”, sino “¿cómo sería este proyecto si no dependiera de mí?”

Enfócate en hacer solo lo que no puedes delegar.

Ahí es donde comienza el verdadero liderazgo.

Nota: artículo original publicado en inglés STREFA PMI, NR 50, PAŹDZIERNIK 2025, WWW.STREFAPMI.PL