¿Te has puesto a pensar cuántas decisiones debes tomar al día? En cada persona puede ser diferente, pero fácilmente pueden ser más de cien, entre las muy simples del día a día y las definitivas para el logro de tus metas. Lo que es un hecho es que estamos en donde estamos por las decisiones que hemos tomado hasta ahora. Interpretar la vida así te hace poderoso, porque te hace responsable de tus metas y no una víctima de las circunstancias.
Muchas de las decisiones relevantes se toman en grupo, lo que puede hacer de una simple decisión, un calvario por la enorme diversidad de puntos de vista que deben integrarse. Mientras más personas involucradas, más difícil será el proceso de decidir.
Ante el reto de la toma de decisiones en grupo, quiero recomendarte una herramienta que puede apoyarte a ser más efectivo especialmente cuando debes actuar rápidamente. Se trata de la Toma Rápida de Decisiones o (Lighting Decision Jam, LDJ). Esta técnica se recomienda para facilitar la toma de decisiones en grupo o simplemente para discutir cómo afrontar nuevos retos con tu equipo.
A continuación te detallo un proceso de 10 pasos muy sencillos para optimizar tus sesiones de acuerdo en grupo, haciendo uso de varias herramientas de trabajo colaborativo.
Complementaremos el ejercicio de toma de decisiones con el concepto de “time boxing”, donde se asigna una cantidad limitada de tiempo para lograr un objetivo específico, Técnica de Grupo Nominal o TGN, para capturar los puntos de vista de varias personas al mismo tiempo, Modelo de afinidad, para agrupar temas relacionados y Multivoting para priorizar.
Primero que nada, uno de los miembros del equipo tendrá el rol de moderador para facilitar el proceso de confrontación de ideas e iniciativas, buscando evitar discusiones innecesarias y agilizar el proceso. A continuación te describo los pasos a seguir con algunos lapsos de tiempo sugeridos. Requerirás post-its de colores y formas diferentes y espacios en la pared ya sea con pizarrones u hojas de rotafolio. Hoy en día que vivimos una vida digital y remota, puedes encontrar herramientas de trabajo colaborativo a distancia sumamente prácticas como son Mural o Miro.
1. Acordar el proceso: 5 minutos
Revisar el proceso con la audiencia, aclarar cualquier duda y acordar la asignación de tiempo por tema. Es importante este punto para asegurar que los participantes se comprometan con el proceso. Si logras disciplina, quizá la primera vez no te salga estupendo, pero el equipo se acostumbrará a dar su máximo esfuerzo en el tiempo acordado.
2. Planteamiento de los problemas. 7 minutos
Cada persona del equipo tiene este lapso de tiempo para registrar en post-its sus diferentes inquietudes: lo que los reta, les preocupa o molesta, pendientes, errores cometidos. Esto se puede traducir en expresiones como: “siento que estamos estancados”: o “estoy confundido en esto”, “no me siento confiada en lo que hicimos en x”, etc.
3. Presentación de los problemas. 4 minutos por persona
Aquí, el moderador le dará a cada miembro del equipo máximo 4 minutos para que exponga ante el grupo las inconformidades que planteó en los post-its durante el primer punto.
4. Selección de los problemas a resolver. 6 minutos
A continuación, el moderador le entregará a cada miembro del equipo un número igual de votos, representados con etiquetas redondas por ejemplo.Cada participante podrá asignar sus votos a los asuntos que le parezcan más relevantes para ser resueltos. Por ejemplo 2 votos y no más de 5. Pueden tener dos o tres colores diferentes con valores diferentes. Te sugiero no complicarlo, lo más simple funciona mejor. Cada quien prioriza según su punto de vista,y debe respetarse.
5. Integrar problemas. 6 minutos
El moderador selecciona los problemas que hayan recibido una mayor votación. A continuación deben replantear los hallazgos para integrar el problema con una descripción que sea corta, concreta y permita comprender bien de qué se trata. Por ejemplo, iniciar con algo así como ‘Cómo podemos…. “. Este problema integrado puede utilizar post-its de otro color. Así, el problema enunciado como “No tengo ni idea qué está pasando con el proyecto X” quedaría planteado como: “Debemos asegurarnos de que cada uno tenga claridad del avance del proyecto”.
6. Proponiendo soluciones. 7 minutos
Ahora, cada uno propondrá como sacar adelante los problemas identificados, anotando en post-its de otro color soluciones de forma concreta.
7. Votar por las mejores soluciones. 10 minutos
Los post-its redondos vuelven a jugar aquí; y cada participante tendrá por ejemplo, 6 post-its para votar. Luego, el moderador pondrá arriba las soluciones más votadas, y dejará a un lado las de menos votos.
8. Balance entre impacto y esfuerzo. 10 minutos
Este es un momento muy relevante y decisivo. Se evaluará en una matriz de impacto y esfuerzo en una escala donde el impacto se mide de abajo hacia arriba y el esfuerzo, de izquierda a derecha. Por ejemplo del 1 al 5. El moderador jugará un papel clave, ayudando a dimensionar el efecto y conveniencia de cada solución expresada en los post-its. Si tienes criterios concretos según el tipo de proyecto, será mucho más fácil medir el impacto. Por ejemplo impacto 5 equivale a retraso del proyecto en más de 2 semanas. Cualquier cosa mayor a 2 semanas es terrorífico. Lo que se busca es priorizar la forma de atender los temas, iniciando por lo de mayor impacto en el menos esfuerzo posible.
9. Las soluciones en convierten en tareas ejecutables. 5 minutos
Ya con las soluciones escogidas y priorizadas, el moderador le dará la palabra a quien las postuló. El propósito es conocer más detalle sobre los pasos para materializar las propuestas en hechos concretos.
10. Sistema de seguimiento. 5 minutos.
Acordar cuándo, cómo y quién dará seguimiento al cumplimiento de los acuerdos, ajustando el proceso o las soluciones propuestas cuando sea necesario.
Esta es una propuesta general de un proceso LDJ, que te sugiero, lo ajustes a tu conveniencia. Veo grandes ventajas en contar con un proceso así. Un aspecto clave es limitar al máximo las discusiones. Aprovecharás la diversidad de experiencias y puntos de vista, evitando reuniones largas y tediosas, donde además, se pueden dañar las relaciones ante los desacuerdos o simplemente no se hablan los problemas para evitar confrontación.
Conforme lo apliques en tu grupo podrán mejorarlo. El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, debemos cuidarlo al máximo. Por otro lado, todo lo trascendente se hace con proyectos y en grupo, así que, contar con un método para decidir más rápido y aprovechando el talento de tu grupo potenciará tus resultados.
Compárteme en el chat o por correo, ¿cuál de estos pasos es el que te llama más la atención para potenciar tus resultados?