Qué es la gestión de proyectos

¿Sabías que hoy en día en algunos países, más del 50% de los recursos utilizados están enfocados a proyectos? y la tendencia se incrementa.

Los proyectos son el mecanismo a través del cual logramos nuestros objetivos personales y profesionales. Lanzar un nuevo producto al mercado, atender un nuevo tipo de cliente, estudiar una maestría, cambiarte de casa, planear unas vacaciones es un proyecto.

 

 

¿Qué es un proyecto?

De acuerdo al PMI, un proyecto es “un emprendimiento temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio. Es un proceso, con una duración determinada y un fin concreto, compuesto por actividades y tareas diferentes, que puede ser elaborado de manera gradual”.

Todas las empresas y las personas contamos con una cantidad finita de recursos, que se resumen en: tiempo y dinero. Estos recursos deben asignarse a dos tipos de labores:

  • Operación, es decir, lo que nos permite generar valor, el trabajo diario. Si soy panadero, a producir el pan diario, si hago piezas automotrices, a mantener el proceso de línea de producción bajo control para obtener la calidad esperada, si soy médico, a dar consulta a mis pacientes.
  • Proyectos: un esfuerzo TEMPORAL y ÚNICO.  Un proyecto busca mejorar o corregir algo de mi operación. Por ejemplo, crear un nuevo tipo de pan, estudiar una especialidad diferente para ofrecer otro tipo de servicios, o ampliar la planta de producción. Por definición, tiene un inicio y un fin, es algo diferente a lo que suelo hacer.

También hay industrias “proyectizadas”, es decir, su tipo de operación es vender proyectos. Es el caso de el desarrollo de software, la construcción, campañas de marketing, por mencionar algunos. En este caso, todo el tiempo y el dinero se asignan a proyectos de venta o de mejora.

Todo cambió, todo. Es necesario ajustarse, reinventarse, transformarse para sobrevivir. Estos grandes cambios también traen grandes oportunidades para quien puede aprovecharlas rápidamente.

Debido a que enfrentamos una muy alta incertidumbre, mucho más de lo que jamás hubiéramos imaginado, requerimos ejecutar proyectos con éxito muy rápidamente para adaptarnos al entorno actual.

 

¿Qué es la gestión de proyectos?

Es una serie conceptos y  prácticas que se aplican para evaluar, elegir, gestionar y dar seguimiento a los esfuerzos dentro de un proyecto de cualquier índole de principio a fin. Los mismos principios básicos aplican a proyectos personales, profesionales, grandes, pequeños, de diversas industrias. Obviamente mientras más complejo o grande sea el proyecto, más importante será utilizar este conjunto de conocimientos.

Todos hacemos proyectos, en todas las industrias, en todos los departamentos y áreas de nuestra vida. Los proyectos son lo nuevo, las mejoras, o la forma de arreglar un problema.

Este enfoque incluye herramientas y técnicas para realizar la estimación, administración y cumplimiento de objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas para la realización de tareas dentro de una organización.

 

¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?

 

Hoy en día abundan los enfoques de gestión y el PMI busca representar un enfoque válido y común basado en experiencias exitosas en el mundo.

Si se trata de un proyecto donde los requisitos a cumplir son aceptablemente claros y estables, es posible utilizar un enfoque predictivo. La forma de aplicar las herramientas y conceptos se divide en etapas  (grupos de procesos, como le llama el PMI), donde existe una etapa principal de planeación, una de ejecución y ambas se monitorean hasta que se logran los objetivos. Si enfrentamos alta incertidumbre, quizá sea mejor optar por un enfoque ágil, donde se divide el proyecto en fases y cada fase se abordará como un pequeño proyecto con su propio ciclo de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre.

 

Aunque cada proyecto puede tener su propio ciclo de vida, en general todos los proyectos pasan por las siguientes etapas:

1. Inicio

Tiene como objetivo identificar oportunidades o solución a problemas, analizar el beneficio que se obtendrá a la luz de sus costos. Al final de esta etapa se espera que puedas elegir cuáles son los proyectos correctos que te llevarán a tu objetivo.

Esta etapa está tomando una relevancia enorme ya que todos hemos visto proyectos que aunque terminan a tiempo y en el presupuesto, muchas veces no logran solucionar el problema o inquietud por el que fueron iniciados.

Ser muy efectivo en algo no necesario es el peor de los desperdicios. 

2. Planificación del trabajo

En esta fase se detalla: qué se hará, cuándo se realizará y qué recursos se necesitan para lograrlo. Con ello podremos obtener un presupuesto y un cronograma  todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la finalización del proyecto.

Si no se aborda con claridad esta etapa, se pueden producir enormes desperdicios para la organización. Desafortunadamente, vivimos en bajo una enorme incertidumbre y no se espera que sea más sencillo en el futuro. Por ello, los marcos de trabajo ágiles hoy en día representan la tendencia principal en gestión de proyectos.

Algunas recomendaciones para enfrentar la incertidumbre en esta etapa son:

  • Dividir el proyecto en etapas (sprints, iteraciones como algunas técnicas las identifican) y abordar poco a poco el proyecto, ejecutando sólo lo que si podemos describir.
  • Acordar y definir lo más claramente posible los productos finales incluidos y sus criterios o condiciones de calidad para asegurar que todo el equipo tiene claro cómo realizarlos.
  • Definir un Producto Mínimo Viable  (PMV, Minimal Viable Product, MVP), que incluya el alcance mínimo para probar una idea o concepto, antes de invertir mucho más tiempo, dinero y esfuerzo en algo que no sabemos bien cómo abordar.  El objetivo principal de MVP es recibir comentarios de los clientes antes de lanzar un producto completo. MVP significa:
    • Mínimo: un conjunto básico de características y capacidades que …
    • Viable: proporciona un valor a los clientes, para probar un concepto, idea o propuesta
    • Producto: listo para usar hoy.

Algunos aspectos relevantes en esta etapa son:

  • Identificar y validar la participación de los involucrados clave para definir el alcance, tiempo y costo
  • Hacer la planeación con quien la va a ejecutar
  • Asegurar un sistema de comunicación efectivo para que todos sepan quién hace qué
  • Acordar el sistema de seguimiento desde la planeación
  • Definir, autorizar y comunicar un plan de proyecto que describa los procesos de gestión que se usarán, así como todos los aspectos que darán fundamento a la gestión.

 

3. Ejecución

Es la etapa más importante y la que suele utilizar la mayoría del tiempo y el dinero del proyecto.  En ella se materializa todas los acuerdos utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos anteriormente. El resultado final de esta etapa es generar los productos  o servicios finales comprometidos.

 

4. Monitoreo y control

Durante esta fase se compara lo planeado contra lo que realmente está sucediendo en el proyecto, con el fin de identificarf desviaciones y realizar ajustes y acciones preventivas y correctivas lo antes posible.

La naturaleza de los proyectos es hacer productos o servicios únicos. Por lo mismo, es esperado que las cosas no salgan como se planearon. Precisamente por ello es que la gestión de proyectos profesional es muy relevante. Se busca identificar las variaciones para accionar lo antes posible y ahorrar tiempo, retrabajo, sobrecostos y evitar que el proyecto no cumpla con sus objetivos.

El proceso de seguimiento, las reuniones y los reportes de estado del proyecto debieron haberse acordado en la planeación. El verdadero objetivo de la gestión de proyectos es actuar con la información obtenida en esta etapa.

 

 5. Cierre

Una vez entregados y aceptados formalmente los productos finales,  podemos iniciar el cierre del proyecto, cuyo objetivo es cerrar formalmente el proyecto, desocupar los recursos utilizados y aprender de las experiencias vividas para mejorar.

 

¿Qué metodologías existen en la gestión de proyectos?

Hoy en día proliferan los enfoques de gestión. Sin embargo podemos catalogarlos en 3 principales enfoques:

Predictivo o  tradicional

Cuando se tienen requisitos claros o aceptablemente estables, se puede utilizar ese enfoque. También es muy común cuando el resultado del proyecto es uno o varios productos físicos tales como un edificio.  Aunque las etapas se traslapan, tienen un tiempo de ejecución principal.

La ventaja es evidente, permite gestionar de manera sencilla el avance en cada etapa y de cada responsable. Sin embargo, el reto principal es la gestión de los cambios. Una ves que se a autorizado la planeación, cualquier cambo relevante que afecte el alcance, tiempo, costo o riesgo debe pasar por un proceso integrado de cambios que implica la evaluación del cambio, autorización, ajuste al plan y comunicación. Si esto lo hacemos constantemente, el sobrecosto administrativo es muy relevante y la consecuencia común es que se abandonen las prácticas de gestión, lo que resulta en una pérdida de control del proyecto

Ágil

Tiene la particularidad de “partir” en pedazos el proyecto y se aborda como si fuera un pequeño proyecto. de esta forma, se realizan los aspectos del proyecto que más urgen o en los que se tiene más información.

Asimismo, contribuye a validar la propuesta de solución y a liberar valor para el cliente desde el principio.

 

Ventajas de la gestión de proyectos

Si combinamos la gestión de proyectos junto con la transformación digital dentro de una empresa, los beneficios que pueden traer son innumerables. Sin embargo, podemos nombrar los más relevantes:

  • optimiza los flujos de trabajo;
  • mejora el trabajo en equipo;
  • aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas productivas;
  • incrementa el flujo de datos relevantes entre departamentos;
  • prevé cuellos de botellas y rutas críticas;
  • abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios;
  • posibilita el seguimiento y gestión con respecto a la proyección;
  • reúne datos para proyectos futuros;
  • administra los recursos;
  • optimiza la resolución de inconvenientes;
  • entrega datos en tiempo real.

La evolución de la tecnología permite a las empresas gestionar proyectos utilizando técnicas pre-diseñadas y metodologías útiles en cada caso.

 

 

 

 

 

La oportunidad de carrera golpea a la puerta a medida que aumenta la necesidad de talento para proyectos. Las investigaciones indican que los empleadores necesitarán cubrir casi 2,2 millones de nuevos roles orientados a proyectos cada año hasta el 2027. Esto significa que los gerentes de proyectos capacitados tendrán una  gran demanda .

Dondequiera que se encuentre en su carrera, la certificación Project Management Professional (PMP), reconocida a nivel mundial, le dice a los empleadores, a sus compañeros y al mundo que sabe lo que está haciendo en la gestión de proyectos.

Incluso si “gerente de proyecto” no es parte de su título, el PMP se aplica a cualquier persona que ayude a completar un proyecto. Al igual que un CPA valida la experiencia de los contadores, el PMP reconoce su capacidad para administrar proyectos y el arduo trabajo que ha realizado hasta ahora.

El PMP aporta valor a lo largo de su carrera. La revista CIO clasificó al PMP como la principal certificación de gestión de proyectos porque demuestra que tiene las habilidades y la experiencia específicas que buscan los empleadores. Los PMP certificados informan que ganan hasta un 25% más que los profesionales de gestión de proyectos no certificados.

Un componente clave de este proceso es que las organizaciones que deseen ofrecer exámenes de acreditación profesionales válidos y confiables deben utilizar un estudio de delineación de roles (RDS, por sus siglas en inglés) o un análisis de tarea de trabajo (JTA) como base para la creación del examen. Este proceso utiliza los conocimientos y las pautas basadas en tareas para evaluar la competencia de los profesionales y determinar los niveles de prominencia, criticidad y frecuencia de cada uno de los conocimientos, tareas y habilidades que se requieren para alcanzar el desempeño del estándar de toda la industria en el rol de director de proyecto. En la actualización de la PMP de este año, el PMI realizó un estudio de investigación de mercado de Análisis de práctica global, el cual dio lugar a una serie de tendencias en la profesión que anteriormente no se había abordado en el examen de PMP. Estas tendencias se utilizaron como entradas en el análisis de tareas de trabajo y garantizan la validez y relevancia del examen de PMP. La validación asegura que el resultado del examen sea, en efecto, medir y evaluar adecuadamente los conocimientos y las habilidades específicas necesarias para desempeñarse como un profesional endirección de proyectos. Por lo tanto, el análisis de tareas de trabajo garantiza que cada examen mida de forma válida todos los elementos de la profesión de dirección de proyectos en términos de entornos reales. Los titulares de certificaciones de PMP pueden tener la confianza de que su certificación profesional se desarrolló de acuerdo con las mejores prácticas de desarrollo de pruebas y que se basó en la información de los profesionales, quienes establecen dichos estándares. El examen de PMP es una parte vital de las actividades que llevan a obtener una certificación profesional; por lo tanto, es imperativo que el examen de PMP refleje con precisión las prácticas del profesional endirección de proyectos. Titulares calificados con certificacion de PMP escribieron y revisaron a profundidad todas las preguntas y se hizo un seguimiento de al menos dos referencias académicas. Estas preguntas se asignan en relación con el Esquema del contenido del examen de PMP con el fin de garantizar que existe una cantidad adecuada de preguntas para una evaluación válida.