En el tiempo actual más que nunca el que no se ajusta para adaptarse al entorno muere. Ajustarse implica crear nuevos productos o servicios para aprovechar alguna oportunidad, o cambiar la forma como solíamos dar nuestros servicios. Quizá incluso implica eliminar algunos productos o servicios que ya no tienen posibilidades.

Todas estas iniciativas se llevan a cabo a través de proyectos. Por ello, si alguien lo dudaba, hoy es más que claro: todos hacemos proyectos y por tanto, todos deberíamos saber cómo gestionar proyectos.

Gestionar un proyecto implica:

  • Iniciar: evaluar si vale la pena y contamos con los recursos necesarios para ejecutarlo. Aclarar los principales beneficios y productos finales esperados.
  • Planificar: Aclarar el camino para hacerlo realidad de la forma más simple posible sin por ello, arriesgar la efectividad.. Definir el qué se hará (alcance), qué actividades son necesarias y cuándo llevarlas a cabo, el presupuesto, roles y responsabilidades, detallar recursos y compras necesarias, los productos finales y sus criterios de aceptación, así como procesos de comunicación y gestión necesarios. actividades en el tiempo.
  • Ejecutar: El plan definido servirá de guía para ejecutar
  • Seguimiento y control: El primer beneficio de tener un plan es guiar la ejecución y aclarar expectativas, el segundo y sumamente importante beneficio es que, porque tenemos un plan podemos identificar si se hizo lo que se esperaba y si es necesario cambiar, hacerlo de forma preventiva o correctiva pero lo antes posible. Esto nos permite actuar a tiempo y ahorrar muchísimos desperdicios. Además, saber dónde estamos nos proporciona tranquilidad y disminuye el estrés. En esta fase se verifica la calidad de los productos finales y se entregan a quien los utilizará, con lo que nos aseguramos la creación temprana de valor a través de los productos del proyecto.
  • Cerrar: terminar de manera formal el esfuerzo para dedicar los recursos a otras iniciativas. Muchos proyectos desperdician tiempo, energía y recursos por no informar su término.

Iniciar proyectos representa una esperanza para aprovechar una gran oportunidad o solucionar ese problema que te quita energía.

Desafortunadamente es muy común iniciar muchos proyectos al mismo tiempo, lo que facilita el desperdicio de recursos por no poder dar suficiente seguimiento a su ejecución. Esto lo notamos en proyectos que inician e interrumpen su ejecución constantemente, generando confusión y desmotivación. O también pasa que se inicia el proyecto sin tener claro el beneficio real u objetivo estratégico, lo que genera que el equipo se esfuerce por lograr algo que no entiende bien.

Iniciar los proyectos correctos para lograr tus objetivos trascendentes es crucial, es la característica definitiva de la gente exitosa. Por ello, lo recomendable es:

  • Asegurarte que tienes claro tu objetivo trascendente, qué quieres lograr al final.
  • Evaluar el proyecto a la luz de otras opciones donde puedes invertir tu tiempo y dinero.
  • Iniciar los proyectos que realmente puedes ejecutar al mismo tiempo. No te satures, mejor inicia menos proyectos y cuando acabes continúas con las otras iniciativas.
  • Se [email protected] para planear y sobre todo para dar seguimiento y verificar que estés obteniendo lo que deseas.

El inicio representa una etapa crítica para tú éxito y el de la organización, ya que implicará utilizar valiosos recursos: tiempo y dinero. Y como todos sabemos, y sufrimos día a día, son escasos. No es justo desperdiciarlos, especialmente tu esfuerzo. Reactivaremos la economía de nuestro entorno con proyectos exitosos.

Por ello, quiero compartirte una gran herramienta para apoyar tu competitividad. Se trata del documento de inicio de proyecto, llamada Acta de constitución o Project Charter.  Este documento cuyo objetivo es integrar la información necesaria para decidir si iniciar o no un proyecto.  Su objetivo es identificar la mejor forma de generar el valor para alcanzar tus objetivos y los de la organización y facilitar la comunicación y acuerdo de asignación de recursos.

Por ejemplo: si se busca incrementar las ventas, hay varias formas de hacerlo: aumentar el número de vendedores, mejorar el proceso de ventas, automatizar las ventas con un sistema o lanzar al mercado un nuevo producto. Se puede elaborar un documento de arranque de las opciones más atractivas y elegir cuál de ellas es la mejor para optimizar el portafolio de proyectos y así cumplir las metas.

Paradójicamente, lo más valioso no es el documentosino el proceso de elaborarlo y las conversaciones que puedes generar con él. Los proyectos se realizan con la colaboración de varias personas. Este documento puede apoyarte a comunicar y decidir cómo llegar a tus metas.

Los elementos que suele un Project Charter suele incluir son:

  • Propósito del proyecto: Define aquí los beneficios de negocio y cómo los medirás. El tema de Business Realization Managementes hoy en día una tendencia fundamental para evitar desperdicios y mantener alineado el proyecto a la estrategia. En ocasiones es difícil hacer una diferencia entre beneficio de negocio como: incrementar la satisfacción del cliente; de entregables principales como: implementación de sistema CRM. Ambos son importantes, pero diferentes.
  • Objetivos: Medibles y concretos con criterios de éxito
  • Requisitos de negocio: Resultado de entrevistas con participantes e interesados clave (stakeholders).
  • Productos y servicios finales: Principales con criterios de aceptación acordados con el cliente o quien los recibirá.
  • Hitos principales del cronograma: Por ejemplo: inicio y fin del proyecto, algún fin de fase relevante, prueba piloto, diseño aprobado, etc. Esta línea de tiempo con hitos le ayudará a quien toma la decisión a entender mejor cómo se llevará a cabo el proyecto.
  • Presupuesto preliminar:Con base en la información que tengas, podrías establecer un presupuesto que, una vez que se inicie la planeación, deberás corroborarse.
  • Principales participantes: Además del líder y el patrocinador, principales usuarios, expertos en temas específicos (SME, Subject Matter Experts), proveedores, personal de apoyo de áreas como recursos humanos, compras, etc.
  • Supuestos: Situaciones que se dan por verdaderas al plantear esta solución, por ejemplo disponibilidad de recursos, infraestructura con la que cuentas, tipo de cambio, etc.
  • Riesgos: Situaciones que si suceden, desviarán el plan. El interés de identificarlos es que, al tenerlos ubicados, puedes evaluar su probabilidad e impacto, y con ello elaborar un plan de respuesta para evitar las situaciones que potencialmente pueden dañar negativamente el proyecto

Cada persona o empresa puede elaborar un formato específico para las necesidades de su industria, tipo o tamaño de proyecto. Lo más importante es tener clara la función de este documento, por lo que deberás incluir la información suficiente para tomar la decisión de realizar o no el proyecto.

La profundidad y detalle requerido depende de la dificultad y tamaño del proyecto. Se busca que te permita tomar decisiones basadas en datos. Si eres proveedor, considera que tu propuesta de servicios sirve para apoyar a tu cliente elegir, por tanto tu propuesta hace las veces de project charter para que inicies o no un proyecto una vez que cuentes con su autorización.

Si deseas descargar un formato de Project charter o Acta de constitución de proyecto, da clic a continuación

 

 

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *