Iniciar un proyecto muchas veces es genial por las ilusiones que puede generarte. Quizá representa una esperanza para aprovechar una gran oportunidad o solucionar ese problema que te quita energía. Recuerdo un cliente que me comentó que como él era músico, en alguna ocasión quizo iniciar una escuela de música como negocio personal, y como primera actividad compró pupitres porque pensó “bueno, en las escuelas se requieren pupitres”. Aún no tenía claro a quién le vendería qué. Entre sus múltiples actividades, se pasó el tiempo y nunca hizo realidad su negocio. Mientras tanto, invirtió su dinero en un insumo que no sólo significó un desperdicio, también le representaba un estorbo.

Algunos errores comunes al iniciar un proyecto son:

  • No evaluar su capacidad de generar valor  con relación a otras opciones.
  • Iniciar el emprendimiento sin organización porque tienes mucha prisa, lo cual significará re-trabajo y desperdicio.
  • Profundizar en detalles técnicos sobre cómo se hace cuando aún no verificas si realmente te conviene realizarlo.

El inicio representa una etapa crítica para tú éxito y el de la organización, ya que implicará utilizar valiosos recursos: tiempo y dinero. Y como todos sabemos, y sufrimos día a día, son escasos. Al menos ,el tiempo lo es sin duda para todas las personas y organizaciones que quieren ser exitosas. La clave está precisamente en colocar estos insumos en los esfuerzos más adecuados para alcanzar tus metas.

Decidir Project Charter

Por ello, quiero compartirte una gran herramienta para apoyar tu competitividad, es de mis favoritas. Se trata de elaborar un documento de arranque de proyecto, conocido como Acta de constitución o Project Charter. De hecho, es una de las mejores prácticas de gestión de proyectos recomendadas por el PMI.

Este documento integra la información necesaria para facilitar la decisión de iniciar o no un proyecto.  Su objetivo es identificar la mejor forma de generar el valor para alcanzar tus objetivos y los de la organización y facilitar la comunicación y acuerdo de asignación de recursos. Por ejemplo: si se busca incrementar las ventas, hay varias formas de hacerlo: aumentar el número de vendedores, mejorar el proceso de ventas, automatizar las ventas con un sistema o lanzar al mercado un nuevo producto. Se puede elaborar un documento de arranque de las opciones más atractivas y elegir cuál de ellas es la mejor para optimizar el portafolio de proyectos y así cumplir las metas.

Paradójicamente, lo más valioso no es el documento, sino el proceso de elaborarlo y las conversaciones que puedes generar con él. Los proyectos se realizan con la colaboración de varias personas. Este documento puede apoyarte a comunicar y decidir cómo llegar a tus metas.

Los elementos que suele un Project Charter suele incluir son:

  • Propósito del proyecto. Define aquí los beneficios de negocio y cómo los medirás. El tema de Business Realization Management es hoy en día una tendencia fundamental para evitar desperdicios y mantener alineado el proyecto a la estrategia. En ocasiones es difícil hacer una diferencia entre beneficio de negocio como: incrementar la satisfacción del cliente; de entregables principales como: implementación de sistema CRM. Ambos son importantes, pero diferentes.
  • Objetivos tipo SMART medibles y concretos con criterios de éxito
  • Requisitos de negocio, resultado de entrevistas con participantes e interesados clave (stakeholders).
  • Productos y servicios finales principales con criterios de aceptación acordados con el cliente o quien los recibirá.
  • Hitos principales del cronograma. Por ejemplo: inicio y fin del proyecto, algún fin de fase relevante, prueba piloto, diseño aprobado, etc. Esta línea de tiempo con hitos le ayudará a quien toma la decisión a entender mejor cómo se llevará a cabo el proyecto.
  • Presupuesto preliminar: Con base en la información que tengas, podrías establecer un presupuesto que, una vez que se inicie la planeación, deberás corroborarse.
  • Principales stakeholders: Además del líder y el patrocinador, principales usuarios, expertos en temas específicos (subject matter experts), proveedores, personal de apoyo de áreas como recursos humanos, compras, etc.
  • Supuestos: situaciones que se dan por verdaderas al plantear esta solución, por ejemplo disponibilidad de recursos, infraestructura con la que cuentas, tipo de cambio, etc.

El formato debe adaptarse a la industria, tipo o tamaño de proyecto. Lo más importante: cuando elabores un Project Charter deberás incluir la información suficiente para tomar la decisión de realizar o no el proyecto.

La profundidad y detalle requerido depende de la dificultad y tamaño del proyecto. Deberá ser un documento concreto basado en datos. Si eres proveedor, considera que tu propuesta de servicios sirve para apoyar a tu cliente elegir, por tanto tu propuesta hace las veces de project charter para que inicies o no un proyecto una vez que cuentes con su autorización.

 

Elaboró: Maru González. MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, DA Scrum Master, coach

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