Generar valor a través de proyectos es cada vez más complejo. Cualquier objetivo relevante requiere integrar el trabajo colaborativo de varias personas, con diferentes miradas, necesidades, prioridades y experiencias. A medida que cada persona o departamento colabora, , es probable que cada uno utilice una metodología con la que se sienta más cómodo para los resultados que considera más relevante desde su trinchera, mucho más si no existe un proceso de alineación y un método común. 

La gestión de la integración de un proyecto significa identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los muchos procesos, personas y actividades para lograr un sólo objetivo que facilite el logro del beneficio de negocio esperado, y no sólo la ejecución de una lista de actividades. Implica tomar decisiones sobre la asignación de recursos y realizar ajustes, mientras se gestionan las interdependencias que se encuentran entre los elementos relacionados.

En el PMBOK Guide, representa la primera área de conocimiento, conformada por 7 procesos que logran entre otras cosas los siguientes resultados:

  • Acta de constitución de proyecto o Project Charter.  Contiene la información necesaria para  autorizar el proyecto. Otorga la autoridad para iniciar el proyecto y utilizar los recursos para ejecutar el proyecto.
  • Plan de gestión de proyectos. Acuerdo sobre los aspectos principales del proyecto: entregables principales, acuerdo de alcance, tiempo, costo, principales participantes, presupuesto autorizado, enfoque de gestión, plan de cambios y comunicación, lineamientos de gestión de calidad, de compras y de gestión de riesgos, así como principales roles y responsabilidades del equipo participante.  Aún bajo el enfoque ágil se requiere un documento formal para ayudar a guiar, controlar y ejecutar el proyecto.
  • Información sobre la ejecución. Una vez que el proyecto inicia se producirá información que debe ser recolectada, integrada y analizada para poder guiar la ejecución y reaccionar para tomar decisiones preventivas o correctivas lo antes posible. Contar con un proceso que permita integrar todos los aspectos del proyecto es el fin último de la gestión efectiva, un real apoyo la toma de decisiones efectiva.   El trabajo del proyecto necesita más que dirigir y administrar; requiere que el trabajo del proyecto sea monitoreado y controlado.
  • Aprendizaje y mejora continua. Esto es más que un buen deseo. La única forma de contar con un proceso efectivos es ejecutándolo, revisando su resultado y optimizándolo constantemente. Los procesos eficientes son resultado de un proceso de mejora continua constante.
  • Cierre del proyecto. Los cierres efectivos son el resultado de una gestión exitosa. Los proyectos inician su cierre desde el principio.

Beneficio de la integración de los elementos de un proyecto

La gestión profesional de proyectos busca mucho más que tener un proceso ordenado. Eso es deseable, pero no necesariamente es rentable. Contar con información para ajustar el rumbo cuando sea necesario es una joya. Independientemente de si el enfoque es predictivo, híbrido o ágil, los requisitos se ajustarán, el entorno cambiará y el proyecto irá contando con más información conforme avanza, además de los cambios de las necesidades del cliente. Hacer frente a los ajustes con la mejor información posible es el beneficio real de la gestión de proyectos. Es mucho más que sólo cuidar el cronograma o el presupuesto. Se trata de optimizar el uso de los valiosos y escasos recursos  para asegurar el mayor valor posible.

Tanto para el examen de certificación PMP como para la gestión de proyectos en acción, este aspecto es de los más complejos de lograr. Requiere de experiencia, habilidades de liderazgo y comunicación y uso de herramientas y métodos efectivos. Qué tan bien está implementado se nota al revisar el resultado de los proyectos.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, DA ScrumMaster, Coach

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *