¿Cómo mantenerte enfocado cuando tienes tantos proyectos? Un estupendo consejo es enfocarte en tus metas para así lograrlas más efectivamente. De hecho,  los métodos ágiles los recomiendan muy ampliamente. Sin embargo, hoy es sumamente difícil para la mayoría mantenerse trabajando en un solo proyecto a la vez.

Lo común es intentar muchas cosas para mantener tu operación lo mejor posible, a la vez que buscas formas de mejorar y transformarte para salir delante de esta crisis. Las organizaciones tienen equipos que comparten habilidades y conocimientos, lo cual en teoría es estupendo para aprovechar al máximo los recursos, pero con “pequeños inconvenientes” como son el manejo de conflicto en prioridades y formas de trabajo; una de las peores desventajas: la sobre-asignación, a veces del 300% que tiene cada persona.

Enfoque Proyectos

 

Siempre he dicho que una característica fundamental en un plan es que sea realista. Cualquier cronograma soporta una sobre-asignación, pero la realidad no.

 

Lo que es indiscutible es que una persona que debe enfocarse en varias cosas a la vez vive altamente estresada y es mucho menos productiva. Cambiar la atención entre tareas y adaptarse a un nuevo entorno y equipo varias veces al día consume una gran cantidad de tiempo, energía y la capacidad de enfocarse, además de ser menos satisfactorio, lo que puede terminar siendo contraproducente.

 

Sin embargo, en ocasiones es inevitable. Por ello te comparto 4 ideas para manejar tu enfoque y el de tu equipo de la mejor forma posible:

 

  1. Prioriza. Obtener el panorama general de la situación y decide qué es lo importante. Hay un límite real en el tiempo y capacidad de producir de  las personas, los equipos y las organizaciones, y representa una restricción mucho más relevante que el límite del presupuesto. Lo que quiero decir es que aunque exista un objetivo crucial, necesario e indispensable, en ocasiones no lo puedes hacer porque no tienes tiempo ni cabeza para llevarlo a cabo con éxito, aunque si tengas presupuesto (lo cual es cada vez más escaso).  Una habilidad estratégica es priorizar y centrarte en lo que importante.  En tiempos de crisis, tu capacidad de administrar mejor su tiempo es la diferencia.
  2. Define una secuencia estratégica. Los resultado extraordinarios requieren de un conjunto de proyectos y tareas relacionados; para construir un futuro relevante. Elegir un proyecto o conjunto de tareas aisladas podría generarte algunos resultados, pero la mayoría de las veces la creación de beneficios reales es el resultado de esfuerzos más completos. Realiza una planeación con un enfoque holístico que te permita identificar que requieres para lograr el resultado completo.  Identifica un orden estratégico de ejecución. He visto muchas ocasiones donde una organización adquiere una maquinaria o un software, lo instala y no capacita a quien lo va a operar o tarda mucho en hacerlo. Por lo tanto, se logra un resultado pero no un beneficio real.
  3. Organiza tu día de forma productiva. Las personas tenemos diferentes niveles de atención y energía durante el día. Esto es una respuesta fisiológica de nuestro cuerpo, derivada de hábitos, descanso y la naturaleza de cada persona. Identifica cuáles son tus momentos más productivos y trata de organizar tu agenda de forma tal que los aproveches en las actividades que requieran mayor concentración. Bloquea distractores y asigna tiempo para tareas específicas y gestiona a los ladrones de tiempo como son: correos, redes, llamadas, etc.
  4. Crea un sistema y mejóralo. Las personas y los equipos altamente productivos tienen un sistema de trabajo que se ha convertido en su hábito natural de actuar. Lo tienen claro para ellos y para sus relaciones significativas personales y laborales, por lo que el sistema funciona y pueden perfeccionarlo cada vez más. Lo que te sirve en un momento para un proyecto, una cultura laboral o un entorno puede ser ineficiente en otro momento o ambiente. Analizar tus resultados y ajustar es lo que realmente te llevará a obtener los mayores frutos a nivel individual y de equipo. Sin duda, requiere de mucha comunicación y gestión de expectativas

 

Mejorando tu enfoque mejorarás tu productividad. Un determinante crítico es el aprendizaje, que se potencia con el tiempo dedicado a reflexionar e integrar información nueva.

Es un enorme reto, porque trabajar en multi-proyectos, la situación volátil e incierta actual y la necesidad de dar respuesta al entorno nos obliga a saltar de un tema a otro buscando incrementar los resultados. Pero está comprobado que dedicar intencionalmente tiempo para la reflexión individual y grupal mejora tu enfoque, factor indispensable para crear un sistema de trabajo altamente productivo.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, DA Scrum Master, Coach.

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