El diagrama de contexto es una herramienta de gestión de alcance que se utiliza para establecer los límites de un sistema, solución, proyecto o programa a modelar. Entender lo que está afuera ayuda a dar claridad a lo que está dentro. Ya he comentado anteriormente que la principal fuente de fracaso en proyectos es una deficiente gestión de alcance.  Esta herramienta es una de las que puede apoyarte a definir los límites de tus proyectos.

Es un modelo muy simple que facilita la comprensión inicial en el análisis de un problema o de una propuesta de solución. En su sencillez radica su fuerza. Como todo modelo, muestra una perspectiva de la realidad para facilitar la comprensión, reflexión y discusión más estructurada y útil. Establece que se incluye, como si fuera una “caja negra”, para después desglosarla en partes y más partes, hasta comprender cada detalle. Las discusiones que se generan alrededor pueden ser super enriquecedoras, primero para llegar a acuerdos sobre requisitos, involucrados y límites. Suele combinarse con otros modelos de datos, prototipos, o estructura de desglose del trabajo, etc.  dependiendo de cada necesidad.

Aunque surgió del mundo de la tecnología de información, hoy se sigue utilizando en el análisis de negocio, y no sólo para software, sino para cualquier sistema, es decir, incluyendo procesos, personas, tecnología y datos.

Cuando desarrollé proyectos de automatización de flujos de trabajo en un banco, lo utilicé mucho como modelo inicial para acordar el alcance del problema a solucionar. En ese tiempo desarrollé algunos sistemas de gestión de crédito. Dejar claro dónde iniciaba y dónde terminaba la solución, así como las entidades con las que tendría relación me ayudó a facilitar la comprensión de diferentes interesados o stakeholders con muy diferentes experiencias y expectativas.

Construyendo un diagrama de contexto

Los pasos para elaborarlos son muy simples. El acuerdo con los interesados será tan simple o complejo como lo sea la diversidad de opiniones del grupo. Yo suelo hacer una propuesta preliminar utilizando un diagrama de contexto como modelo inicial y lo acompaño con otros modelos y especificaciones como son: Análisis de entorno como FODA, diagramas de proceso con más detalle, prototipos de pantallas, Journey Maps, análisis Kano entre otros.  Es fundamental partir de acuerdos en lo básico y fundamental para facilitar discusiones más complejas que suelen darse al hablar del detalle.

Para hacer un diagrama de contexto:

  • Dibuja un círculo y pon en el centro el nombre de tu solución.
  • Identifica las entidades externas, represéntalas con cuadros
  • Representa los flujos de intercambio de información principales entre las entidades y la solución.
  • Realiza una versión preliminar y preséntala con el equipo, colegas, colaboradores. Ajústala con base en los acuerdos.

Acompaña este modelo con muchos otros para facilitar tus reuniones de acuerdo y comunicación durante el desarrollo de tus proyectos y programas. Actualízalo cuando sea necesario. Estoy segura que te ayudará a aclarar el alcance del emprendimiento o solución, y facilitar la comunicación con tu equipo y demás stakeholders.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, DASM, Coach.

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