Todos hacemos proyectos porque nos interesa que mejore algo en nuestra vida y la de otros que nos importan. Pero la triste realidad es que, aunque nos esforcemos mucho, no siempre es así. Es más, el 67% de los proyectos no cumplen con el objetivo para lo que fueron creados (PMI, KPMG). Eso es mucho dinero, tiempo, energía y desperdicio. Más grave aún, si consideramos que, en general, hoy tenemos menos recursos.

El Seguimiento al Valor, Gestión del Logro de Beneficios o Business Realization Management (BRM) es un concepto que tiene sus años en el entorno, pero que últimamente ha tomando mayor importancia por obvias razones: ¿cuánto dinero y esfuerzo has gastado en proyectos que no logran su objetivo? Quizá incluso los concluyes a tiempo o en el presupuesto, pero con un producto que no soluciona tu problema o te ayuda a aprovechar una oportunidad. Es la diferencia entre competir, sobrevivir o desaparecer, pone en riesgo tu reputación.

 

No se soluciona trabajando mucho. Se trata de alinear nuestros esfuerzos a crear el valor intencionado para alguien, lo que hará realidad tu visión.

Y ante esto surgen importantes preguntas: ¿quién es ese alguien?  ¿ qué es valioso para esa persona o grupo?

Y preciso ahí es donde inicia mi interés por compartirte algunos conceptos que estoy segura que te apoyarán a crear una mayor conciencia de la importancia de alinear tus recursos y esfuerzos de forma más eficiente para avanzar más rápido a tus metas. Imagínate que 8 de cada 10 ejecutivos y empresarios consideran que alinear los proyectos a sus metas es un concepto muy relevante y,  paradójicamente, menos de 1 de cada 10 organizaciones están haciendo algo por implementarlo como parte de su gestión. A veces creen que es responsabilidad de otro, y si deseas hacerlo realidad, debe ser una responsabilidad de todos los interesados, incluido el cliente.

Iniciemos por acordar un vocabulario:

  • Producto final: resultado «tangible» de un proyecto, ej. infraestructura tecnológica instalada, edificio construido, campaña de publicidad terminada.
  • Beneficio: ganancia lograda por el uso de los resultados obtenidos  a través de proyectos, programas y portafolio (combinación de acciones).
  • Valor: es el resultado de los beneficios menos los costos (beneficios netos). Puede ser tangible e intangible. ej. incremento en reputación, mejora en índice de satisfacción del cliente, reducción de costos, aumento en lealtad del cliente. Es el resultado del uso de varios productos finales bien integrados.

El objetivo de BRM es en gestionar los beneficios netos. Planearlos y hacerlos realidad a través de alinear y re-alinear el trabajo para generar el mayor valor posible. Si realmente quieres lograrlo es necesario llevar a cabo tres pasos:

  • Identificar y acordar el beneficio: No podrás hacer lo necesario para hacer que suceda, mucho menos administrar algo que no es claro. Ejemplos de beneficios son: incrementar competitividad, ingresos, ventas, disminuir costos, reducir desperdicios. Y dado que no tendrás certeza (y en estos últimos meses lo hemos corroborado), lo que queda es ser creativo para mezclar los datos «duros» con los que cuentas con hipótesis que planteas, de forma que haga sentido realizar un proyecto. En este paso es fundamental acordar entre los principales interesados e involucrados en qué consiste el beneficio buscado, como se ve, cuánto cuesta y cómo lo vamos a medir. El reto es la mezcla de lo tangible con lo intangible, la dificultado para medirlo  y el plazo en el que sucederá, ya que muchos beneficios se materializan tiempo después de terminado el proyecto. Afortunadamente hay técnicas y herramientas en que puedes  apoyarte. Debe ser el resultado de muchas conversaciones bien ejecutadas con datos relevantes.
  • Ejecutar el beneficio: Eso es, cuidar que tus proyectos o esfuerzos no se desvíen en el camino. Es tan «fácil» trabajar mucho y darte cuenta que vas por el camino equivocado cuando ya hay costos importantes. Apenas hace unos días hablé con una persona que inició el proyecto más grande y atractivo de su vida. Era tanto trabajo que se enfocó en cumplir las expectativas del cliente y cuando se dio cuenta, se quedó con una deuda de varios millones. Trabajar mucho no es suficiente para generar valor de negocio. Mientras más incertidumbre, más relevante es hacer varias paradas en el camino para evaluar y ajustar tu ejecución.
  • Sostener esos beneficios: lograr un resultado como comprar una máquina, un software o dar una capacitación no genera en sí mismo valor de negocio. Es fundamental integrar varios de esos resultados para que veas un cambio relevante. Por ejemplo, llegar a una satisfacción de cliente de 98% sería extraordinario. Ahora deberás ejecutar otras acciones para mantenerte ahí.

Pasar de la consciencia de la importancia de dar seguimiento al logro de beneficios a la acción para maximizar el valor de tus proyectos,  es un reto que hay que iniciar cuanto antes ya que de eso depende  cuidar inteligentemente la asignación de tus recursos con una mirada integral más allá de cumplir con un cronograma o un presupuesto. Sin duda, te llevará más rápido a tus metas. Como todo proceso de optimización, si se hace de forma bien orquestada, dará frutos desde el inicio.

Maru González. MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, DA-SM, coach

 

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