Todos hacemos proyectos, no hay duda de ello, ya que los proyectos es la materia prima con la que construimos el futuro. La pregunta relevante sería: ¿sabemos hacer proyectos? y quizá aún más ¿para qué sería conveniente aprender a gestionar proyectos? ¿cuál sería el beneficio de invertir tiempo y dinero en aprende algo que parece que tan lógico y natural?

Precisamente si algo es claro para quienes hacen proyectos es que organizar el trabajo de otros no es ni fácil ni natural, y el desperdicio, retrabajo y fracaso es tan común como desagradable. Por ello, para asegurar el que las inversiones en proyectos tengan éxito,  cada vez más personas quieran aprender a realizar mejor sus proyectos.  Aprende a gestionar proyectos de forma profesional es tan importante como el éxito mismo de tus objetivos personales y profesionales. ¿Cuánto valen tus metas? ¿qué pasaría si el presupuesto destinado a proyectos se desperdiciara? Por ello, la gestión, dirección o administración de proyectos (el término se usa indistintamente) es hoy, un tema relevante en la lista de conocimientos a dominar.

¿Qué es un proyecto?

Comencemos por recordar que, de acuerdo al estándar más importante en gestión de proyectos, el PMBOK® Guide,  un proyecto es un esfuerzo, un conjunto de actividades,  que buscan  alcanzar un objetivo específico. Sin embargo, a diferencia de la operación, los proyectos tienen dos características que los convierten en un tipo de trabajo con importantes diferencias: son temporales y buscan lograr un resultado único. El que un proyecto sea temporal, significa que debe definirse con claridad cuándo comienza y cuándo termina. Para lograrlo, es necesario tener claridad de qué se hará, además de contar con la autoridad de asignar recursos a ello. Hay estudios que documentan que alrededor del 80% de los proyectos fracasados tienen como causa la mala gestión del alcance. Por otro lado, que generen un resultado diferente significa una mayor incertidumbre. Por tanto, contar con herramientas e información para reaccionar preventivamente ante lo que puede suceder diferente a lo planeado ha resultado mucho más barato que reaccionar ante los problemas de forma tardía y mucho más onerosa. De hecho, la gestión del riesgo es un factor fundamental en los proyectos considerados como exitosos.

Continuemos revisando la definición que nos da el Project Management Institute (PMI), sobre lo que es Gestión de Proyectos: «es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas … en cinco grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre».

Las responsabilidades de gestión del proyecto no están reservadas para el gerente del proyecto, sino que, como sucede en la calidad, es responsabilidad de todos, sólo que hay diferentes roles y responsabilidades involucradas. Las buenas prácticas en gestión de proyectos  hacen que el resultado final de un equipo tenga un valor mucho mayor que la suma de los componentes individuales del esfuerzo.

¿Quién es el PMI?

El Project Management Institute (PMI) es la asociación más relevante de miembros profesionales para fortalecer y desarrollar la profesión de gestión de proyectos. El PMI no tiene fines de lucro, todo el dinero que recibe por cuotas y venta de sus servicios los destina a investigar y divulgar qué si funciona en el mundo. Hoy en día, más de 2.9 millones de profesionales que trabajan en proyectos en casi todos los países del mundo, se benefician de las recomendaciones del PMI para mejorar sus carreras, mejorar el éxito organizacional y madurar aún más la profesión. El PMI publica estándares reconocidos a nivel mundial, programas de certificación internacional, como la CertificaciónProject Management Professional (PMP)®, reconocida como el estándar de oro global. De hecho, el PMI ofrece ocho certificaciones internacionales relacionadas con proyectos.

El PMI divulga su información y actividades a través de grupos locales o capítulos, que hoy son alrededor de 300 casi 200 países, con más de 10,000 voluntarios y 1 millón de certificados, e realmente la institución más relevante en marcar la pauta en gestión profesional de proyectos. Da un vistazo a su sitio si deseas conocer más del PMI www.pmi.org.

¿Es difícil aprender a gestionar proyectos?

En realidad, la gestión de proyectos es una profesión que puede tener un alto nivel de especialidad. Sin embargo, dado que todos hacemos proyectos de diferentes tipos, tamaños y dificultades, los lineamientos generales son aplicables a cualquier emprendimiento, desde organizar una fiesta, un cambio de casa, mejorar un proceso, lanzar un nuevo producto o realizar una plataforma petrolera. Por supuesto, el tamaño y dificultad del proyecto determinará por completo el nivel de prácticas necesarias, así como el riesgo de desperdicio al no utilizarlas.

¿Qué beneficios me da la gestión de proyectos?

Hay estudios que demuestran que las organizaciones que gestionan sus proyectos con métodos probados logran alrededor del 80% de éxito, mientras que las que «le echan muchas ganas», sin un método probado, obtienen alrededor de 40%. Esto sería más que suficiente para intentarlo, en aras de no desperdiciar tiempo, energía, costo y reputación. Adicionalmente, es calidad de vida y energía en el ambiente. Yo tengo más de 30 años gestionando proyectos. Sin duda es mi profesión, mi pasión y mi hobbie. Conozco el PMI desde hace más de 20 años, me certifiqué como PMP hace 19 años y hoy cuento con 2 certificaciones más: Agile Certified Practitioner y Professional in Business Analysis. Como podrás imaginar, me encanta el tema y le veo enorme utilidad. Cuando lo conocí, tenía un hijo recién nacido y lo vi como una forma de optimizar mi tiempo para estar más con mi bebé. Hoy en día, continúo disfrutando al compartir mis experiencias y conocimientos, por ello soy profesor, escritor y consultor en el tema. No puedo más que invitarte a ser curioso ante la administración profesional de proyectos, para que identifiques como puede ahorrarte recursos valiosos como tu tiempo, tu energía, tu dinero. Y porqué no, para mejorar la calidad de tu vida tanto personal como profesionalmente.

Elaboró: Maru González. MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, coach

PMP, PMBOK es propiedad del PMI.

 

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