¿Cómo haces crecer tu negocio? ¿cómo buscas ser competitivo? ¿cómo optimizas tu producto o servicio? Mejorar una línea de producción, corregir un error, incrementar ventas, disminuir costos o abrir un nuevo mercado, todo esto se hace a través de proyectos.

Si definimos que: «un proyecto exitoso es aquel que logra productos finales comprometidos en el tiempo y presupuesto planeado, con satisfacción de sus clientes y creando beneficios de negocio», entonces sin duda, lograr proyectos exitosos es un gran reto.

Según algunos estudios, más del 70% de los proyectos no son exitosos. Sin embargo, no podemos dejar de lado que, acercarte al éxito en tus proyectos podría ser muy buen negocio, porque es la forma de materializar tus estrategias.

¿Has pensado cómo sería tu futuro si lograras incrementar el resultado de tus proyectos?

Te comparto algunas cifras sobre el éxito y el fracaso en proyectos:

  • Según un estudio de 4PM, en más de la mitad de las organizaciones, el 70% de sus proyectos fallan en cumplir sus objetivos.
  • Sólo el 28% de las organizaciones tienen algún método estándar funcional para dar seguimiento a su desempeño en proyectos. (PMI)
  • Sólo el 2.5% de las empresas declaran que el 100% de los proyectos son exitosos. (Gallup)
  • Sólo 2 de 3 proyectos logran aceptable o medianamente los objetivos de sus proyectos. (PMI)
  • 80% de los proyectos considerados como exitosos fueron liderados por un project manager certificado o con probada experiencia. (Wrike)
  • 77% de los proyectos considerados como exitosos utilizaron un método definido de gestión y/o software de apoyo. (Hive)

¿Has pensado qué pasaría si lograras mejorar la forma de identificar cuáles son los mejores proyectos para alcanzar tus objetivos, y además pudieras estructurarlos y darles seguimiento oportuno? Lo anterior sí es posible. Se puede lograr con una serie de métodos y técnicas probados que te apoyarán a enfocar tu tiempo y tu dinero de forma efectiva, evitando conflictos innecesarios con tu equipo, desperdicio y retrabajo.

A continuación te menciono algunas de las principales razones por las que los proyectos fallan:

  • Ambiente cada vez más adverso y competitivo. Es algo que no va a cambiar, sino lo contrario, cada vez habrá más volatilidad y cambio.
  • Objetivos poco claros. Esta es una de las principales causas. Si no sabes bien hacia dónde vas, será difícil encontrar el mejor camino para llegar ahí.
  • Falta de gestión de riesgo. Hay métodos para gestionar la incertidumbre de una mejor forma y reaccionar de forma preventiva.
  • Mala comunicación en el equipo. Esto reforzado por una falta de liderazgo y de claridad en roles y responsabilidades.
  • No contar con un método de planeación, creación de acuerdos y seguimiento a los mismos. Mientras más grande o complejo sea un proyecto, más importante es tener un método común para gestionar el trabajo.
  • Falta de conocimiento y experiencia en el tema a desarrollar o en gestión de proyectos.
  • Planes poco realistas: en ocasiones se crean compromisos sin considerar los recursos reales disponibles. O también se autorizan muchos más proyectos de los que realmente se pueden ejecutar.

Es más que “echarle muchas ganas”. Hay factores externos que no podemos modificar, y también aspectos que definitivamente podemos ajustar para hacer realidad el futuro utilizando de la mejor forma los recursos existentes.

Los proyectos son un reto y no se harán más sencillos en un futuro. Que un proyecto tenga éxito es una combinación de factores: conocimientos, uso de herramientas y técnicas, un equipo efectivo, con liderazgo y bien comunicado para generar acuerdos, que permitan optimizar tiempo, dinero, gestionar el riesgo, manejar conflictos y evitar el retrabajo.

Sin duda utilizar algunas técnicas de gestión de proyectos puede incrementar enormemente sus posibilidades de éxito. En mi experiencia profesional en Avanza (www.avanzaproyectos.com) y también a nivel personal esto se ha traducido en gestionar equipos para facilitar acuerdos, definir el alcance del trabajo a realizar, planear cuándo se hará qué, quién lo hará, identificar qué recursos necesitamos y darnos cuenta cuándo debemos cambiar, me ha permitido llevar a cabo proyectos de forma más efectiva.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, coach

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