¿Te sientes estresado porque no te alcanza el tiempo para hacer lo que quieres hacer? Te dices constantemente “¡pero qué ineficiente estoy siendo hoy!”. Este síntoma es más común de lo que crees, nos pasa a muchos en el mundo y con bastante frecuencia. El estrés por sentirse o ser ineficiente está fuertemente relacionado con la habilidad de gestionar el tiempo de forma adecuada para lograr tus objetivos de forma integral.

Los recursos valiosos, tiempo y dinero, con frecuencia son escasos, y de ellos, el tiempo es el más escaso. Aunque te sorprenda de primera impresión, recordemos que el tiempo es algo que no podemos comprar. A nivel corporativo, podemos contratar más personas, pero para que sean productivas requeriremos de tiempo y acciones concretas para integrar su tiempo en la lista de horas efectivas de trabajo.

Cuando manejas el tiempo de forma efectiva, sientes un mayor control de tu futuro y con ello más satisfacción y tranquilidad. Esto aplica a las personas y a las empresas. Esperar hasta el último minuto para completar un proyecto causa estrés y efectos muy negativos en tu salud y en el ambiente organizacional.

Enfocándonos en la gestión profesional de proyectos, te comento una anécdota relevante. A pocos días de celebrar los 50 años del Project Management Institute, el evento más importante del que tenga conocimiento en el tema, te cuento que los 5 fundadores de este importante organismo, se preguntaban si nombrar a su asociación Schedule Management Institute. Afortunadamente, decidieron bautizarlo como Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) porque consideraron que la gestión de proyectos era algo “más” que sólo hacer cronogramas.

Hoy en día, nos queda más que claro que es mucho, mucho, mucho más complejo que sólo gestionar el tiempo, pero no deja de ser uno de los temas fundamentales a solucionar.

La evaluación de eficiencia del uso del tiempo es un juicio personal y organizacional. Estar a tiempo es una evaluación que puede o no estar basada en argumentos sólidos como acuerdos previos, contratos, cronogramas o planes autorizados. Aquí es donde la gestión profesional de proyectos a mí me ha dado muchos datos, herramientas y métodos para llegar a acuerdos que me permitan gestionar mejor mi tiempo y el de mi equipo, más allá de una opinión dada al aire como el típico «vamos bien» o de una actitud del tipo «estamos a echándole ganas».

Una de las áreas de conocimiento más relevantes a la gestión de los cronogramas. La conocida  «triple restricción» de los proyectos incluye la gestión efectiva del alcance, costo y el tiempo de los proyectos. De hecho, en la última versión del PMBOK Guide (PMI), el estándar más importante de gestión de proyectos a nivel mundial, se rebautizó la gestión del tiempo con el nombre gestión de cronogramas. Yo interpreto este cambio de forma más bien filosófica, ya que somos simples seres humanos; gestionar EL TIEMPO podría sonar demasiado pretencioso. Lo que sí podemos hacer es gestionar eficientemente nuestros cronogramas.

Entre algunos de los beneficios de la gestión del tiempo, puedo mencionar:

  • Lograr tus metas. Lo considero de lo más relevante. Encontrar formas más eficientes para asignar tu tiempo y con ello, una mayor probabilidad de satisfacerte a ti y a clientes internos y externos.
  • La optimización de otros recursos intrínsecamente relacionados: el esfuerzo y el costos.
  • La satisfacción personal y de tus jefes, colegas y colaboradores. Esto no es un tema menor, debido a que la mala gestión de tiempo genera mucha frustración, conflictos innecesarios y crea un círculo vicioso de generación de estrés que no facilita enfocarse en las metas.
  • Ser más competitivo. No sólo vale la pena intentarlo, es fundamental para mantenerte en la jugada y ser flexible para adaptarte al entorno.

Optimizar la forma como gestionas tu tiempo disponible implica un sistema de trabajo que comienza con la organización del tiempo personal. No es necesariamente sencillo pero sí puedes comenzar con aspectos simples con los que encuentres beneficios inmediatos. Los hábitos son la base de nuestros logros. Cuando esto se convierte en cultura en una organización, será más fácil establecer sistemas de gestión del tiempo más complejos y  efectivos.

Algunos tips que puedo sugerirte para comenzar son:

  • Ladrones del tiempo. identifica y ataca tus ladrones de tiempo, entre ellos puedo mencionar algunos de los más comunes: dosifica tu tiempo en redes sociales, gestión de correos electrónicos, reuniones y llamadas.
  • Prioriza tus actividades.  Elabora y revisa con frecuencia una matriz de actividades catalogadas por urgencia e importancia. Clasifica tu lista de actividades pendientes entre lo urgente y no urgente, lo importante y no importante y asigna tiempo a cada uno de los cuadrantes. Muchas veces no podemos evitar hacer lo urgente no importante, pero sí podemos evitar darle el 100% del tiempo.
  • Prepara tus reuniones. Es conocido que el desperdicio de energía y tiempo en reuniones mal planeadas es muy común y profundamente frustrante. Tener agenda previa acordada, llegar con los datos necesarios y gestionar la participación de la gente puede incrementar enormemente tu productividad.
  • Sé realista. Este punto es clave. Ser realista no es ser mediocre, es comenzar en donde estás un proceso de mejora continua. Comprometerte a más de lo que puedes no te hará más productivo, sólo generará más estrés y entorpecerá tu relación y coordinación de acciones con otros.
  • Enfócate. Este es un aspecto clave. El tiempo que nos tardamos en enfocarnos puede ser entre 20 a 30 minutos, por decir algo. Si brincas de una actividad a otra, podrías desperdiciar mucho tiempo en enfocarte y reenfocarte. Algunos estudios hablan de que hasta el 50% de nuestro tiempo productivo se desperdicia en estas transiciones. En métodos ágiles, se utiliza el concepto de WIP, Work In Progress. Me encanta este concepto porque sugiere que los equipos cuiden la carga de trabajo para que sea realista, enfocada, retadora y óptima, ni menos de la posible, ni más. Enfocándose se ha comprobado que es mucho más productivo.
  • Aprende métodos formales. Si bien lo que hemos mencionado aplica a personas y a equipos de proyecto, en este sentido hay una gama enorme de métodos formales para optimizar la gestión del valioso recurso tiempo. Hoy en día, dependiendo de tu enfoque: predictivo, ágil o híbrido puedes utilizar Ruta crítica, Cadena Crítica, Kanban, por decir algunos y muchísimas opciones de software colaborativo que puede apoyarte, incluso con versiones libres algunos, como: Project libre, Trello, cronogramas y agendas compartidas, etc.
  • Evita el perfeccionismo negativo. En mi libro “De la exigencia a la excelencia” (disponible en amazon.com) trato esto con detalle. El perfeccionismo puede generar un enorme desgaste e improductividad. Lo bueno en ocasiones es más que suficiente.

Hay muchas maneras de controlar el estrés y el tiempo, pero lo relevante es que esto sea importante en tu agenda. Porque  sólo lo importante merece nuestro tiempo. Depende totalmente de tus valores. El amor, la familia, el descanso, la salud, es de lo más importante y muchas veces es lo que menos tiempo tiene.

Elaboró: Maru Gonzalez, MA, MP, PMP, PMI-PBA, PMI-ACP, coach

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