Los proyectos son los tabiques con los que se construye el futuro. Estamos en donde estamos por el resultado de nuestros proyectos anteriores, y construiremos el camino hacia nuestras metas personales y profesionales a través de nuestros futuros proyectos. Por tanto, no es un tema trivial considerar la posibilidad de saber más sobre cómo poder generar proyectos con más posibilidades de éxito.

Comencemos por describir qué es un proyecto. De acuerdo con el Project Management Institute, la organización internacional más reconocida en el tema, “un proyecto es un emprendimiento temporal que genera un producto o servicio único”. Este tipo de trabajo incluye dos características distintivas: tiene un inicio y un fin; y es para realizar algo que nunca se ha hecho. Analicemos más profundamente la implicación de cada una de estas características.

Que un proyecto sea temporal trae consigo la complejidad de definir cuándo inicia, para lo cual hay que decidir conscientemente la asignación de tiempo y dinero para llevarlo a cabo. Decir que si a un proyecto, significa de forma natural decir que no a otros, por lo que debemos hacerlo conscientemente.

Por otro lado, definir claramente qué incluye y qué no, es un gran reto. A esto le llamamos el alcance del proyecto. Acotar los esfuerzos nos permitirá saber cuándo acaba el proyecto. Este tema es crítico y complejo porque muchas veces queremos cubrir muchas necesidades con los proyectos, más de las que realmente podemos lograr con nuestros recursos, especialmente el tiempo disponible.

Un proyecto es algo por naturaleza novedoso, y en mayor o menor medida nos enfrenta a la incertidumbre, lo que requiere de la gestión de riesgos para reaccionar de forma proactiva ante lo que no conozco, o al menos reactiva lo antes posible ante lo que sucedió, que no esperaba.

Por ejemplo, una panadería podría ya tener muy bien controlada su producción de pan, por lo que el líder sabe perfectamente cuánta materia prima comprar, cuándo preparar la masa, cuándo hornear dependiendo de su demanda. Esto se llama operación. Considerando la maravillosa suerte que tienen algunos pocos de contar con una demanda segura por parte de sus clientes, ¿podría vivir así eternamente? La respuesta es un NO rotundo, en un tiempo cambiante como el de hoy. Seguramente una serie de nuevas opciones se presentarían a sus clientes, con innovaciones en nuevos productos, canales de entrega, etc. lo que los obligaría a nuestro amigo panadero a crear proyectos para mejorar su forma de operar. Por ejemplo, realizar una nueva línea de producción, una nueva estrategia de ventas o abrir una sucursal en otra región. Esos esfuerzos son en alguna medida nuevos para él, y por tanto, requieren de métodos y procedimientos más profesionales para ser ejecutados de la mejor forma si desea no repetir el trabajo muchas veces desperdiciando recursos, generando conflictos en su equipo y lo peor, no llegando a cubrir las necesidades de sus clientes.

La gestión profesional de proyectos nos brinda la posibilidad de optimizar el uso de nuestros recursos, alcanzar más rápidamente nuestras metas y satisfacer mejor a nuestros clientes.

Esta profesión, si bien existe desde que existe el hombre y construía pirámides, en los últimos años se ha difundido muchísimo por la gran utilidad que representa para incrementar la productividad y competitividad.

La buena noticia es que hoy existe basta información sobre cómo lograr que tus proyectos puedan iniciar y terminar a tiempo, acordar mejor lo que incluyen y con qué niveles de calidad, quién debe realizar qué, cómo controlar el presupuesto, qué se debe hacer y cuando, cómo liderar con la incertidumbre, como informar y gestionar expectativas de los involucrados.

Te comparto que en mis más de 30 años de trabajar en gestión de proyectos, a últimas fechas veo a más gente interesada en aprender como dar estructura y fluidez a sus proyectos, porque aunque a veces no tienen muy claro que es una profesión que se aprende, si sufren el síntoma de no saber cómo organizar mejor sus emprendimientos y nuevas ideas para mejorar.

La gestión de proyectos está cambiando vertiginosamente, tanto como la competitividad nos lo exige. A continuación, mencionaré brevemente algunas de las tendencias más importantes que esta profesión nos muestra hoy en día.

 

Métodos ágiles, métodos híbridos de gestión

Tener un sólo enfoque para gestionar proyectos es algo del pasado. Ser ágil significa ser flexible y adaptable ante el entorno. Representa un conjunto de metodologías, herramientas, conceptos, valores y principios integrados de diversos enfoques tales como: Lean, Scrum, Extreme Programming, Kanban, entre otros. Es todo un tema de especialidad.

Si bien la gestión profesional de proyectos como tal tiene poco más de 50 años y los métodos ágiles surgieron hace aproximadamente 15 años en la industria de tecnología de información, hoy la búsqueda de dar resultados más rápido en un mundo cambiante ha creado una demanda en la esperanza de que los métodos ágiles sean el remedio de todos los males. Hay muchos mitos y malos entendidos en este tema, ten cuidado.

Sin embargo, es una  clara tendencia que llegó para quedarse. Hoy es indispensable agilizar todo tipo de gestión de proyectos en todas las industrias. Los métodos híbridos, combinan diferentes herramientas y enfoques, son una tendencia fundamental, por lo que los líderes de proyecto estamos obligados a tener un panorama más completo para elegir lo que me de resultados para lograr las metas de mis proyectos. Lejos de ser menos metódico el enfoque ágil, representa grandes retos como son cambio de cultura en cuanto a un fortalecido liderazgo de servicio mucho menos autoritario, equipos autodirigidos y constante comunicación entre los participantes.

 

Visión de negocio y gestión de proyectos

Los líderes de proyectos deben tener una sólida visión de negocio, no sólo les toca gestionar el alcance, cronograma y presupuesto del proyecto, deben participar activamente en alinear el proyecto a las necesidades del negocio y a la estrategia. De igual manera, los líderes de negocio deben saber gestionar proyectos de forma más profesional. Esto es mucho más que “echarle ganas”, o tener experiencia en organizar a un equipo. Es una materia que se aprende si quieres ahorrar muchos desperdicios y dolores de cabeza.

 

Inteligencia emocional

La inteligencia emocional no es en absoluto un concepto nuevo, pero definitivamente es una tendencia y una necesidad actual. Ser líder de proyectos es gestionar el trabajo de la gente, gente que muchas veces no te reporta. Hoy en día es una de las competencias más buscadas y apreciadas, por lo tanto, pagadas. Igualmente, aunque hay tendencias natas, es una competencia que se aprende y se mejora con esfuerzo y enfoque.

Y en un mundo donde la productividad y la eficiencia son lo único que importa, cuanto mejor gestione el trabajo con las personas y se establezca una comunicación adecuada, mayores serán las posibilidades de que tus planes se conviertan en realidad. Más aún con la gran diversidad cultural y de experiencias que existe en los grupos de trabajo actuales.

 

PMO (Oficina de Gestión de Proyectos)

La PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) es un grupo o una función en las organizaciones, aún en las pequeñas, que puede encargarse, entre otras cosas de: definir e implementar la cultura y metodología de gestión de proyectos.

Muchas veces es el encargado de impulsar los proyectos para que cumplan con sus metas, apoyar a los equipos de proyecto en su labor, y gestionar la información sobre el estatus de los proyectos, el uso de recursos y la alineación estratégica de esos esfuerzos.  Cada vez hay más organizaciones que buscan estructurar sus prácticas de proyectos y por ello se aventuran a crear o fortalecer su PMO.

 

Tecnologías innovadoras

La inclusión de Inteligencia Artificial en las tendencias futuras de gestión de proyectos sin duda agregará una gran esencia de productividad a los resultados del proyecto. La tendencia es ayudar al flujo de trabajo general de gestión de proyectos con una interfaz interactiva para los recursos disponibles que de capacidad de responder con sugerencias e ideas. Las sugerencias basadas en algoritmos están destinadas a agregar un impulso adicional de eficiencia al proceso general de gestión del proyecto.

Otra tecnología de tendencias es IoT (Internet de las cosas). El IoT es básicamente una red global de dispositivos que pueden usar Internet para comunicarse entre sí y con los usuarios finales. Y el hecho interesante es que IoT se cruza con la gestión de proyectos en todos los aspectos que van desde la recopilación de datos hasta la colaboración en equipo.

Una tendencia tecnológica más a considerar es el uso de la nube, lo que nos permite acceder a servicios de tecnología de información sofisticados, más baratos y accesibles a más personas lo que incrementa la competencia de empresas pequeñas que ofrecen servicios complejos que antes sólo los grandes corporativos podían ofrecer.

 

Equipos remotos

La economía global interconectada ha demostrado el hecho de que más organizaciones aprecian mucho el uso de una estructura de equipo distribuida. Esto se debe a que los equipos remotos son muchas veces más baratos y mucho más productivos cuando se administran de manera eficiente y efectiva con el conjunto adecuado de herramientas de administración. Y no hace falta decir que los equipos de trabajo remotos se están convirtiendo gradualmente en una práctica estándar en el mundo de la gestión de proyectos. Los gerentes de proyectos actuales están avanzando constantemente con la inversión de esta tecnología para promover una comunicación altamente efectiva en una amplia gama de plataformas.

 

Ciberseguridad

Las preocupaciones sobre la seguridad son muy reales debido a que la cantidad de datos que se ven comprometidos aumentan cada minuto por los ataques cibernéticos. Esto es algo de lo que tenemos que preocuparnos, y mucho hoy en día, así que el número de proyectos para cuidar de la seguridad de datos se ha incrementado increíblemente.

 

Estas son algunas de las principales tendencias en gestión de proyectos. Como ves, aprovechar estos métodos y herramientas representa una posibilidad fundamental para crear el futuro que deseamos. En este entorno volátil y dinámico, saber estructurar mejor tus proyectos aprovechando las tendencias actuales puede realmente fortalecer tu competitividad. Lo que sí puedo asegurarte es que muchos alrededor del mundo si lo están aprovechando.

 

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, Coach

 

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