¿Cuál es la diferencia entre realizar una lista de actividades e implementar una estrategia? Cuando alguien habla de “lo estratégico” a veces se refiere a lo importante, a veces lo urgente y en otras ocasiones, el largo plazo.  Para alinearnos, propondría que la estrategia es el enfoque de una organización para lograr los resultados deseados en un entorno futuro, cada vez más volátil e incierto.

Definir una estrategia incluye, entre otras cosas:

  • Seleccionar de las oportunidades y problemas que la empresa desea abordar
  • Buscar un balance en la asignación de los recursos disponibles
  • Elegir el nivel de riesgo que está dispuesto a asumir para lograr los resultados deseados
  • Proponer a grandes rasgos el enfoque de solución para llegar ahí

El logro de resultados puede tener diferentes caminos, estilos y tiempos, por lo que la forma como definas el conjunto de acciones y enfoques para llegar ahí se convierte en la diferencia entre llegar, no llegar o cómo llegar a los objetivos estratégicos. Elegir los proyectos correctos es un aspecto fundamental para la productividad de una organización y su competitividad con relación a otras opciones en el mercado.

Dentro de este proceso una situación común es que los recursos son escasos. Por recursos, me refiero primeramente al tiempo y al dinero, y de ellos el tiempo muchas veces es el más escaso. Incluso, he tenido clientes que tienen mucho presupuesto, y por ello autorizan una gran cantidad de proyectos porque los requieren para construir su futuro. Sin embargo, ni tienen el equipo suficiente para llevarlos a cabo y ni la empresa tiene la capacidad de absorber los cambios derivados de esos proyectos. El resultado: se autorizan e inician muchos más proyectos de los que se pueden ejecutar con la capacidad real, quedándose muchos inconclusos, pendientes o retrasados, lo que implica que se consumen recursos que no generan valor de negocio en el corto plazo.

Tenemos tanta prisa por ser competitivos, que a veces no hay tiempo para el orden, la reflexión y la toma de decisiones adecuada. Desafortunadamente movimiento no significa eficiencia, por lo que muchas veces hacer algo se ve o se siente mejor que no hacer nada, aunque en ocasiones las acciones desarticuladas generan desgaste y uso infructuoso de recursos. De acuerdo con un artículo de la revista Forbes:

  • El 60% de las organizaciones no vinculan la estrategia al presupuesto.
  • El 75% de las organizaciones no vinculan los incentivos de los empleados con la estrategia.
  • El 86% de los propietarios y gerentes de negocios dedican menos de una hora por mes a analizar la estrategia
  • El 95% de la fuerza laboral típica no conoce la estrategia de su organización.

Es fundamental conectar las necesidades y visión del negocio con la estrategia y la estrategia con la priorización y elección los proyectos correctos para llegar al resultado. Una vez hecho esto, el camino continúa a través de la implementación de la estrategia.

La primera parte de este proceso, la definición, priorización y selección de proyectos se conoce como gestión de portafolio. Es fundamental tener al menos un proceso básicamente estructurado. Balancear tu capacidad real de ejecución, con la priorización y elección de recursos es lo que en métodos ágiles se le conoce como WIP (Work In Progress, Trabajo en proceso). Gestionar adecuadamente tu WIP te hará más competitivo. Si autorizas más proyectos de los que realmente puedes ejecutar, tendrás proyectos inconclusos, con baja calidad o retrasados, pero si autorizas menos, serás menos competitivo.

Priorizar significa obtener información suficiente, analizar, ordenar de acuerdo a la estrategia y decidir con base en los recursos reales y la capacidad de ejecución cuales son los proyectos correctos, para después ejecutarlos correctamente.

Comunicarlo de forma eficiente a los diferentes interesados o stakeholders, donde tengan claro su rol y el de los demás, es lo que podría comenzar a crear una visión común con posibilidades de convertirse en realidad.

Mantenerse enfocado puede representar todo un reto, porque quizá implique un cambio total de forma de trabajo. La recomendación es comenzar “sencillo”. Iniciar por revisar a qué le estás asignando tiempo, para luego priorizar los esfuerzos y enfocarte. En mi experiencia personal, implica un esfuerzo constante por evitar la dispersión de la atención, esfuerzo y recursos. Sin duda vale la pena.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-PBA, PMI-ACP, coach, terapeuta.

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