Una de las palabras de moda es Agilizar. Hay diferentes interpretaciones de lo que significa y son muchos más, los enfoques que circulan acerca de cómo implementar una verdadera y muy anhelada solución para hacer más rápida la ejecución de tus proyectos.

Nuestra profesión de gestión de proyectos está en una declarada búsqueda constante por mantener el ritmo de estos tiempos, brindando herramientas y soluciones a quienes ejecutamos proyectos. Es mucho más que un concepto, un software o un formato. Todos debemos optimizar nuestra gestión, en una mejora continua. Algunas son propuestas simples, pero no siempre sencillas de implementar. Considero que todos los principales enfoques actuales: predictivos, ágiles o híbridos tienen sentido para los diferentes contextos y necesidades, y todos deben ser agilizados con las tendencias de simplificar la gestión, fortalecer el liderazgo, crear equipos autogestionados, una participación real y constante del cliente, entre otros.

A lo largo de mi experiencia como PM, he llegado a la conclusión de que no existe una forma única de gestionar todos los proyectos. Como consultor, llegamos a un nuevo proyecto y debemos observar, adaptarnos, proponer y experimentar nuevas formas de gestionar y a la vez, optimizar nuestra gestión a nivel individual y de equipo durante el trayecto.

A continuación te comparto 5 aspectos concretos que considero muy relevantes para agilizar tus proyectos, que aplican a todo tipo de enfoques y sobre todo, que buscan lograr valor de negocio lo antes posible.

1.Validar los requisitos del negocio. Desde el inicio del proyecto, es fundamental comprender y validar con los principales interesados o stakeholders cuales son los requisitos de negocio que dan origen al proyecto, así como los objetivos que les dan origen. En alguna ocasión, un director de una empresa aduanera comentaba que su objetivo estratégico era implementar un nuevo ERP (sofware para administración corporativa), así que debía haber algo más detrás de esa petición. Indagando, pudimos dejar claro para el equipo directivo que no tenían información ni claridad en cuanto al costo de los servicios que brindaban, por lo que no sabían cuanto ganaban con cada venta, lo cual era muy peligros cuando se les incentivaba a los vendedores a incrementar las ventas a un 50%. Definir un proyecto para homologar sus procesos internos para definir y controlar su costo interno, era algo bastante más complejo que sólo implementar un software tipo ERP. Definir y validar necesidades y expectativas le dará sustento a todo el proyecto y será la base para priorizar requisitos, definir el alcance, alinear al equipo y satisfacer al cliente.  De esta manera, su proyecto seguirá siendo relevante y contarás con el apoyo de la administración.

2. Divide el emprendimiento en ciclos más cortos para cuidar la satisfacción del cliente. Una clara tendencia actual es acotar el esfuerzo en iteraciones más cortas donde sea factible definir requisitos, productos y sobre todo liberar valor de negocio frecuentemente. Al principio de mi carrera como líder de proyecto en un banco, cada proyecto podía durar ente 1 y 2 años por lo menos. Para nuestros clientes internos, decir que una petición se iría a una siguiente versión era algo catastrófico, pero el resultado de esto era algo peor, tardábamos mucho en liberar algo que realmente cambiar la forma de operar de nuestros usuarios. En algunas industrias esto es más fácil que en otras, pero siempre hay forma de plantear entregas frecuentes, lo que agiliza el ritmo de trabajo del equipo, los errores se ven más pronto y se corrigen, se va obteniendo información más completa y validada para avanzar con menos incertidumbre. La metodología Scrum sugiere ciclos fijos de 2 a 8 semanas en general. Yo he visto contextos donde no es posible fijar la duración de las iteraciones, pero si podemos plantear iteraciones basadas en alcances acotados entre 4 y 16 semanas, lo que funciona muy bien para mantenernos liberando frecuentemente valor de negocio para nuestros clientes.

3. Declara los principales hitos y ve por ellos. La definición clara de los momentos significativos a lo largo del proyecto disminuye la incertidumbre y  la ansiedad de equipo y cliente. A menos que estemos realizando algo con realmente muy alta incertidumbre dónde no tenemos claridad sobre el alcance total, con mucha frecuencia podemos identificar los principales momentos de verdad del proyecto. Esto es un marco de referencia que me encanta utilizar, porque es muy aplicable tanto para proyectos pequeños como para grandes. Suelo asignar un porcentaje a cada hito, hasta llegar al 100% de esta primera visión de proyecto de alto nivel.  La definición de DONE me es muy útil para que quede claro desde el principio para todos los criterios de calidad, aceptación y el proceso para que cuando decimos terminado, está realmente terminado, verificado, validado y funcionando. Al principio de mi carrera como líder de proyecto de tecnología de información, recuerdo que el director del área usuaria me preguntaba “Maru, dime cuándo van a acabar”, y confieso que calculaba el tiempo que nos tardaríamos en programar y probar, y de ahí a que estuviera el software funcionando en todo el país, había una diferencia realmente grande. El hito deberá ser completo, y su definición y compromiso mueven y alinean al equipo completo.

4. Empodera a tu equipo . La tendencia actual es la de organizar equipos no muy grandes, entre 5 a 8 personas con habilidades compartidas, algunos especializados, pero tendiendo a que todos sepan de todo, para apoyarse mejor. Estos equipos son autodirigidos, para que asuman su compromiso al momento de estimar tiempos, costos y esfuerzo. Esto afecta directamente al estilo de liderazgo que hoy requieren las organizaciones. La etapa del liderazgo autocrático, con jefes que sabían y decidían todo, ha pasado. Sólo el liderazgo de servicio, pueda apoyar la creación de quipos maduros que se atrevan a probar nuevas formas de mejorar y se responsabilicen de sus decisiones y resultados. La comunicación efectiva, el manejo de conflictos  y la inteligencia emocional es la pieza fundamental en este aspecto.

5. Proporciona actualizaciones frecuentes a los interesados. La gestión de proyectos en cualquier enfoque está basada en 3 cosas: comunicación, comunicación y comunicación.  La colaboración con el cliente es necesaria durante todo el proyecto, por lo que es imperativo informar regularmente a todas las partes interesadas, y acordar lo que se espera de cada uno de ellos para mantener el ritmo del proyecto. La tendencia en agilidad es utilizar los menores controles posibles, y hacerlos visibles para evitar invertir demasiado tiempo en elaborar o compartir reportes de avance. Para quienes hemos tenido la experiencia de hacer reportes por  horas, este es un tema lógico y muy apreciado. Aprovechemos mejor el tiempo, lo cual no significa no monitorear y controlar el avance del proyecto.

Espero que estos sencillos tips te sean de utilidad para iniciar o fortalecer tu camino hacia ser más competitivo dando resultados más rápido a tus clientes internos y externos.

 

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-PBA, PMI-ACP, coach, terapeuta.

 

 

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