Hablar de agilidad es una tendencia, no sólo en gestión de proyectos. Todos quisiéramos llevar a cabo nuestros proyectos más rápido, evitando desperdicios y ahorrando recursos. Muchas organizaciones han iniciado sus primeros esfuerzos utilizando alguna una herramienta ágil, esperando que el milagro suceda. Sin embargo, no siempre inician por el principio a nivel personal y organizacional, por preguntarse lo básico: “¿Estamos listos para ser ágiles?”.

Como consultores, con frecuencia nos topamos con clientes que quisieran “milagros de agilización”. Muchas veces han escuchado muchos mitos sobre cómo la agilidad puede disminuir el costo y el tiempo de los proyectos. Por ello, nos interesa  dejar claro algunos aspectos fundamentales:

  • Todos los tipos de proyectos deben ser agilizados, independientemente del enfoque predictivo, iterativo, incremental o ágil.
  • El enfoque predictivo funciona en un entorno adecuado, si ya no funcionara, no estaría aún en el mercado. Lo que no es aplicable es tardar mucho tiempo en planeación o control sin generar valor real para el cliente, o no tener un claro enfoque a la generación de beneficios y la alineación estratégica. Pero si es un proyecto de 3 meses, muy similar a los que has hecho antes, tu cliente tiene un estilo conservador, quiere saber exactamente cuándo acabas y no existe forma de modificar el presupuesto, un enfoque predictivo, planeado para entregar valor constantemente puede ser muy pertinente.
  • La gestión de proyectos y en particular los métodos ágiles, requieren un cambio de cultura, al menos en parte, lo cual implica una intervención en procesos humanos. Eso ya es un nivel de complejidad que va más allá de tomar un curso rápido o comprar un herramienta de software. Es un cambio de estructura, roles y procesos.
  • El negarte a la agilización puede costar tu supervivencia.

Los factores a considerar incluyen elementos culturales, estructurales y de gestión. Conversemos sobre algunos puntos muy relevantes en este proceso de transformación:

  • Se requiere de un patrocinador activo.  El principal interesado  debe ser una persona con autoridad suficiente, conocimiento y que esté convencido de que vale la pena este esfuerzo, porque requerirá: definir el objetivo estratégico, objetivos intermedios, vender la idea, entusiasmar, alinear y mantener alineado el proyecto a la generación de valor, y por si esto fuera poco, además requerirá empujar y empujar, aún cuando no se vean claramente los resultados al principio.
  • Este es un proyecto apto para un enfoque ágil. Los métodos ágiles son especialmente adecuados para cuando hay mucha incertidumbre. Una intervención organizacional es un caso muy adecuado ya que no tiene sentido hacer una planeación detallada a largo plazo. Es importante definir una meta trascendente, hacer un plan a nivel general y definir iteraciones  cortas con entregables concretos y verificables, permitiendo flexibilidad para ajustar conforme se tenga más información.
  • Conocer sobre agilidad. El patrocinador y otros gerentes de la organización deben conocer bien qué es la agilidad, el objetivo a lograr y cómo quieren que se implemente en su caso particular. El patrocinador debe estar dispuesto a responsabilizarse de los resultados de las decisiones de su proyecto.
  • Disponibilidad y disciplina. Los métodos ágiles buscan mejorar el rendimiento del proyecto al eliminar la ineficiencia. Los patrocinadores  y los clientes deberán estar realmente involucrados y disponibles para tomar acciones y decisiones de forma oportuna y se requiere disciplina, mucho más que en otros enfoques, para que funcione.
  • Delegación de responsabilidades. Los valores y principios del agilismo son la base de esta cultura, y varios están comprometidos con crear equipos de alto desempeño, con responsabilidad y autoridad para tomar decisiones en roles definidos. En mi experiencia, este es uno de los principales factores organizacionales que detienen la implementación de un verdadero enfoque ágil. No siempre los líderes están dispuestos a dejar que el equipo tome decisiones y  riesgos, sin ver que este factor es lo que fortalece la responsabilidad y rendición de cuentas.
  • Construir comunidades de aprendizaje. Agilizar la gestión requiere de un aprendizaje constante, fresco, flexible y en grupo. Aceptarse como aprendiz es el primer paso para aprender. Establecer comunidades donde se analice lo que se está haciendo y se ajuste fortalecerá el sentido de pertenencia de este importante proyecto. Es un ciclo de mejora: plantear una solución, implementarla, revisarla y ajustarla.

Estos son algunos de los puntos relevantes a considerar. Como todo ajuste cultural,  los participantes de la organización deben ser pragmáticos y estar dispuestos a trabajar juntos, probar y ajustar en el camino. El agilismo  es un proceso, no un resultado, ni una herramienta o un curso. Como bien dicen “eres ágil o haces ágil”. Utilizar un tablero de Kanban o hacer algunas ceremonias de Scrum no necesariamente hará que tus resultados sean mejores. La tendencia está en integrar metodologías híbridas, que busque la mejor solución para cada situación.

Es un interesante viaje hacia un cambio cultural al que estamos obligados si queremos ser o mantenernos competitivos.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, coach

 

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