Todo surge de una necesidad derivada de un problema que resolver o una oportunidad que aprovechar. Entonces, alguien que quiere cambiar el estado actual de las cosas dice con energía: “*¡hagamos un proyecto!”.  Y de forma ordenada o desordenada (a veces muy desordenada) se pone en marcha uno, algunos o varios individuos en búsqueda de ese lugar diferente que es mejor que quedarnos donde estamos.

En ese momento se identifican (o al menos deberían identificarse y acordarse) las características básicas de lo que debe cumplir esa solución.  Ahí es donde inicia la importante disciplina llamada “gestión de requisitos”. La gestión de requisitos es hoy cada vez más respetada por su relevantísimo papel en la satisfacción o no de los stakeholders o interesados en los proyectos.

Es parte fundamental del del análisis empresarial o business analysis y también de la gestión profesional de proyectos.  La gestión de requisitos incluye la identificación, especificación y análisis, aprobación, seguimiento, comunicación y  en general la gestión de dichos requisitos.

Pero, ¿qué es un requisito? En inglés requirement. Te cuento que en España cuando utilicé la palabra requerimiento, generó toda una polémica porque allá como en muchos países de habla hispana, requerimiento es un concepto legal. En México, requisito o requerimiento se usa de forma indistinta para referirse a requisitos de proyectos en casi todos los ambientes organizacionales.

Pero volvamos al punto de la definición de los requisitos. El Project Management Institute (PMI) (2004, p. 111), el Instituto Internacional de Análisis de Negocios (IIBA) (2006, p. 9) y el Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos (IEEE) (1990, Estándar 610) definen una requisito como condición o capacidad necesaria para resolver un problema o lograr un objetivo que un sistema o componente del sistema debe cumplir para satisfacer un contrato, norma o especificación.

Es la base para acordar nada más y nada menos que el alcance del proyecto. ¿Sabías que está comprobado que aproximadamente el 80% de los problemas en proyectos son causa o derivación de una mala gestión del alcance? Por tanto, es una herramienta aliada fundamental del líder de proyecto y su equipo, ya que facilitará el logro de la gestión satisfactoria de expectativas de stakeholders. Y conste que digo facilitará y no asegurará. Pero es una gran ayuda.

El resultado de la gestión de requisitos es un Plan de gestión de requisitos, que en grandes proyectos puede ser un conjunto formal de documentos con muchos planes subsidiarios. Algunos ejemplos son un plan de comunicación de requisitos, un plan de riesgos de requisitos, estimaciones y un calendario para el esfuerzo de trabajo de definición de requisitos, y muchos más. En pequeños esfuerzos puede ser una lista o matriz de peticiones y solicitudes. Lo importante es que sea revisada, autorizada y comunicada para servir como base de la definición de alcance del proyecto, es decir, el acuerdo de qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Con base en esto podrás definir un presupuesto y un cronograma que funcione. Por muy buena herramienta de gestión de cronogramas o muy hábil seas para realizarlos, si el alcance no es claro, lo demás no es posible.

Aún en métodos ágiles, donde la iteración es un tiempo fijo, se parte de una lista de requisitos autorizada, quizá llamada Product Backlog.

En nuestros talleres prácticos cada vez hacemos más énfasis en el uso aunque sea simple, de un excel para gestionar este importante insumo. La moraleja de esta historia es que es un tema que debes conocer, para utilizar prácticas profesionales que deben ser sencillas y accionables para facilitar la dura labor de gestionar el alcance de tus proyectos con éxito.  Hay una gran cantidad de información, estándares y métodos para ello.

 

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, coach

 

 

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