Apostar a un equipo autodirigido, más capacitado y responsable es un factor clave en la agilización de las organizaciones. ¿Cómo lograrlo?  El avance tecnológico se acelera cada día. La automatización de funciones derivada de la inteligencia artificial, el uso de tecnología mucho más económica en la nube, la robotización, las potentes herramientas de análisis de datos, entre otras muchas tendencias están sustituyendo el trabajo no sólo mecánico sino también especializado.  Es fundamental que fortalezcamos las habilidades creativas, innovadoras y de relación, que se convierten en la especialidad distintiva de los seres humanos.  

Ante este entorno, podemos sentir ansiedad y miedo al futuro. Pero nuestra recomendación es buscar invertir nuestro tiempo, enfoque y  energía en fortalecer las habilidades propias y del equipo. Recientemente dimos una conferencia sobre Agilidad Organizacional. En ella abordamos los diferentes tipos de culturas y cómo facilitan o dificultan la transformación a una organización que responda más rápidamente a los retos del entorno.

Lo que parece ser un consenso entre los especialistas e investigadores, es que apostar a contar con un equipo autodirigido, más capacitado y  responsable es un factor clave para lograr mover a las organizaciones a alcanzar los retos del entorno. Y para que ello suceda, los mandos directivos deberán “arriesgarse” a otorgar más libertad a los equipos.

Ante esta alternativa surge la pregunta:  ¿Cómo sabemos que las personas utilizarán la libertad de la manera más productiva, en lugar de perder el enfoque o perder tiempo y esfuerzo por falta de coordinación?

La revista Harvard Business Review comentó recientemente una recomendación paradójica: “para lograr un equipo eficaz y más auto-dirigido, necesitamos especificar más, y también, especificar menos”. Esto es, ser muy explícitos con los empleados sobre qué buscamos lograr como equipo,  cómo medimos el éxito y las métricas que lo impulsan. En esto es necesario especificar más. Por otro lado, una vez que haya indicado claramente cómo se mide el éxito, debemos permitir que los empleados busquen de manera libre y creativa las formas de alcanzarlo. Por supuesto, eso es especificar menos.

Esta idea no es del todo nueva.  Las herramientas de business analysis  y de gestión de portafolio son muy útiles para definir y gestionar el valor que los proyectos generan.

La parte más compleja de otorgar esta libertad en el entorno organizacional, y me atrevo a asegurar que incluso en el entorno familiar también, es que este cambio requiere una transformación fundamental en la mentalidad y en las prácticas de gestión. Muchos ejecutivos tienen una buena idea de los resultados que les gustaría lograr. Algunos quizá ya comienzan a comulgar con la idea de tener una relación de autoridad menos tradicional. Pero la verdad es que hay muchas dudas. A continuación te sugerimos algunos pasos para avanzar hacia el fortalecimiento de tu equipo:

  1. Definir el escenario deseado con suficiente especificidad para identificar qué capacidades, conocimientos y habilidades se requieren. Elige a tu grupo y si no lo puedes elegir, acéptalo y comienza a trabajar con él.
  2. Realizar un diagnóstico de cada persona de forma abierta y clara, para que tanto el miembro de equipo como su jefe acuerden cuál es la meta, cómo se mide y qué es lo que se espera de la persona.
  3. Acordar un plan de acción. Concéntrese en las capacidades necesarias para mejorar la mejora del rendimiento. Otorge algunos recursos y deje claro que la persona seguramente requerirá obtener otros por su cuenta. Su desarrollo es su responsabilidad.
  4. Rediseñar los entornos de trabajo para fomentar esas capacidades. Todos compartan la responsabilidad de lograr un ambiente de desarrollo, lo cual requiere recursos y también actitud.
  5. Dar seguimiento. Esta es la parte más compleja de un cambio de proceso. Requiere disciplina y prioridad para mantenerse congruente en el querer, decir y hacer. Ajusta lo necesario, manteniendo clara la responsabilidad de cada participante en este reto.
  6. Busca metas intermedias. Celebra, mantente en contacto, conversando, ajustando. Esto alentará a la gente.
  7. Aprende de los errores. Dar libertad con responsabilidad requiere que tanto los empleados como los líderes acepten que puede haber errores o resultados no deseados. Como decía Deming, el gurú de la calidad, “un error es una joya si lo analizas y aprendes de él”.

Los trabajadores que viven la responsabilidad y el compromiso por decisión propia y tienen las herramientas y medios básicos para lograrlo, suelen más fácilmente buscar activamente formas de mejorar. Esta apuesta es a facilitar el ambiente adecuado para hacerlo. Las capacidades relacionadas con esta actitud incluyen la inteligencia emocional y social, para permitir que las personas se comuniquen mejor, compartan experiencias entre sí y obtengan una mejor visión de lo que funciona y lo que no funciona en diferentes contextos.

Las tendencias de productividad así los marcan, las estructuras organizacionales más ágiles llevan la delantera en las organizaciones exitosas.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, coach

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