La gestión del cambio está relacionada con todo proyecto transformacional en una organización. El cambio en la organización está siempre presente cuando los procesos que se siguen para realizar el trabajo y elaborar los productos serán modificados.  Cuanto mayor sea esta transformación, la gestión de cambio cobrará mayor relevancia.

Esta gestión está relacionada con la consideración de las actitudes y competencias que serán necesarias a partir del cambio y no eran requeridas antes.  Es por ello que debemos centrarnos en las personas para asegurar que tienen o adquieren las habilidades, capacidades y actitudes ahora demandadas. En general, cuando las organizaciones cambian, lo hacen por alguno de los siguientes motivos:

  • Extender el alcance del mercado (locales, globales)
  • Proporcionar mejores productos o servicios (integrados, eficientes)
  • Simplificar o mejorar procesos para avanzar más rápido
  • Incorporar ideas y enfoque nuevos para capitalizar oportunidades
  • Volverse más sustentables (ecológica, económica o socialmente)

Un modelo denominado ADKAR, señala que son cinco los aspectos que deben ser desarrollados y atendidos dentro de la gestión del cambio en una organización, estos son:

  1. Entender la naturaleza del cambio y su necesidad
  2. Deseo por cambiar. Apoyan el cambio y participan activamente
  3. Saben como cambiar, son capaces de implantar nuevas habilidades y comportamientos
  4. Para implementar el cambio y tener buen desempeño
  5. Mantener el cambio y construir una cultura en torno a este cambio.

De acuerdo con diferentes especialistas en gestión de proyectos alrededor del mundo (numerosos de AL, incluido México), cuyas opiniones han sido recogidas por el Project Management Institute (PM Network, jun 2018, PMI), los aspectos que deben ser considerados para gestionar apropiadamente el cambio, son los siguientes:

  • Visión compartida. Comunicar en qué consiste el cambio y hacerlo de todos.
  • Claridad en quién es el patrocinador para apoyar el cambio
  • Reunirse con el patrocinador tan pronto sea posible. Extender la invitación a directores
  • En la reunión destacar el valor del proyecto para los objetivos estratégicos
  • Integración en el plan de proyecto, como el cronograma, costo y alcance. No es sólo un concepto, debe tener actividades, tiempos, etc.
  • Comunicar lo que se pretende conseguir. Vender el cambio en la organización.
  • Buscar apoyo de los stakeholders. Alineación.
  • El líder de proyecto debe comunicarlo a su equipo
  • Un análisis de riesgo con acciones de respuesta. Qué podría salir diferente y cómo atenderlo. Atento a lo que pueda surgir.
  • Implementar métodos ágiles en lo que sea posible. Se adaptan al cambio
  • Apoyarse en la PMO. Natural gestor de cambio

Alertas cuando los cambios no van bien. Podemos percibirlo por lo siguiente:

  • La iniciativa que desencadena los cambios no es soportada o defendida apropiadamente por el líder o patrocinadores
  • Se pretende subcontratar todo el trabajo de gestión de cambio. Gran parte debe hacerlo la propia organización, dirección, etc.
  • No se da a la gestión de proyectos el valor y prioridad que tiene.

Como conclusión, es necesario hacer un buen plan para la gestión del cambio, establecer una comunicación con todos los involucrados, en diferentes niveles, y dar seguimiento en la implementación como lo hacemos con cualquier proyecto, controlado y realizando ajustes.  No perder de vista el objetivo.

Elaboró: Ing. Jorge Martínez del Campo. MBA, PMP

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