Los proyectos son por definición esfuerzos temporales con resultados únicos (Project Management Institute, PMI).  La naturaleza de este tipo de trabajo es compleja porque siempre habrá aspectos nuevos, lo que implica algún grado de incertidumbre muchas veces relevante. Además, la dinámica actual nos obliga a crear más proyectos y más rápidamente generar resultados tangibles. Por ello, a últimas fechas ha llamado la atención a quienes buscan formas de ser más eficientes, el concepto de Business analysis o análisis de negocios (https://www.pmi.org/certifications/types/business-analysis-pba).

De acuerdo al PMI, no definir bien los requisitos que generan un proyecto se encuentra entre las principales causas de fracaso y desperdicio. Se trata de un conjunto de herramientas y procedimientos cuyo fin es facilitar y eficientar  la evaluación de soluciones ante las oportunidades y los problemas, para con ello actuar con mayor precisión. “Despacio que voy de prisa” dice un dicho muy atinado para ejemplificar lo que hace un analista de negocio.

Seguramente varios de los que nos dedicamos a la gestión de proyectos hemos visto proyectos que se autorizan y se inicia su ejecución urgentemente, para al final obtener un producto que no sirve para solucionar lo que lo originó, provocando desperdicios de tiempo, recursos y oportunidad.

Si el valor de negocio es importante, sería importante también administrarlo para asegurar que suceda lo que queremos y cuándo lo requerimos, de forma eficiente y realista.   Generar un beneficio o valor de negocio, es mucho más que concluir a tiempo y en el presupuesto, y se requiere algo más que presionar al equipo del proyecto. Es un enfoque más amplio que sólo la perspectiva financiera.  Al acordar en el equipo de los principales interesados qué es lo que el negocio requiere para mejorar, facilitamos que el proyecto se enfoque en lo importante.

Cuando se expone al grupo directivo una propuesta con argumentos sólidos, es más fácil tomar decisiones pertinentes y efectivas. En alguna ocasión, en la fase final de la implementación de un sistema de cobranza que había sido agotador, me tocó presenciar una diferencia de opinión entre dos directores: uno consideraba que el objetivo del sistema era incrementar el monto cobrado mientras que el otro incrementar el número de cuentas cobradas. Esta discusión puede ser interesante al principio del proyecto, pero discutirla al final, durante la implementación resultaba sorprendente, ya que por supuesto los ajustes que tuvieron que hacerse en la segunda fase por esta falta de entendimiento fueron considerables.

A continuación describo de forma general, cómo las organizaciones pueden implementar de forma más estructurada los procesos de análisis de negocio para asegurar que los proyectos creen resultados que verdaderamente generen beneficios de negocio. El análisis de negocio propone una enorme cantidad de herramientas y procesos muy prácticos para elaborar cada etapa, facilitando y agilizando la toma de decisiones. :

  • Identificar el problema u oportunidad, definirlo y acordar con los principales interesados o stakeholders. Alguna vez un cliente estaba interesado optimizar su proceso operativo, que era deficiente y tardado, para lo que crearon un proyecto costoso y complejo: comprar un ERP. Al concluir su implementación, habían gastado 30% más de lo planeado, tardaron 2 meses más de lo pensado y no solucionaron su problema. Un software instalado generalmente no soluciona un proceso. Es importante asignar a un grupo de responsables y afectados clave, para posteriormente acordar cuál es el problema de fondo antes de proponer una solución.
  • Proponer varias opciones de solución y elegir la más adecuada a la cultura, recursos y situación de la empresa. Definir cuáles serán los beneficios específicos de negocio, así como cuándo, cómo y quién los medirá. Con las herramientas de análisis de negocio se puede crear un caso de negocio o business case de forma muy práctica y específica.
  • Autorizar el proyecto, alineando los productos finales a los beneficios de negocio. Los proyectos no se crean para instalar software, comprar tecnología, crear manuales o instalar un nueva línea de producción. Se autorizan para generar beneficios de negocio a través de sus resultados, buscando entregar productos que creen valor de negocio desde etapas tempranas. Por ejemplo, incrementar las ventas, disminuir los tiempos de transacción, optimizar el servicio al cliente, mejorar la oferta de valor al cliente.
  • Dar seguimiento a la creación de valor y beneficios. El analista de negocio podría apoyar a cuidar que lo prometido y autorizado sea claro, se cumpla y se mantenga a lo largo del desarrollo del proyecto. He visto y vivido varias veces cómo el equipo del proyecto se preocupa por cumplir fechas y presupuestos, creando productos que no funcionan para lo que se esperaba. Una empresa competitiva no puede permitirse operar con una visión de corto plazo.
  • Evaluar y mejorar. Al terminar el proyecto no siempre se obtienen los beneficios esperados. Quizá se requieran meses o años de operación del producto para ver si realmente el proyecto cumplió su cometido. El líder de proyecto y su equipo seguramente ya estarán asignados a otro proyecto. El analista de negocio también cuenta con procesos y herramientas para dar seguimiento a beneficios logrados, proponer nuevos proyectos y aprender del proceso de evaluación y selección de proyectos.

Como podemos apreciar, generar valor no es una coincidencia y no debe ser un proceso burocrático o de auditoría. Se trata de profesionalizar nuestra toma de decisiones al asignar nuestros preciados y escasos recursos: tiempo, dinero, enfoque y energía en un ambiente de cada vez mayor incertidumbre. Gestionar el presupuesto, descuidando el beneficio que los proyectos, resulta muy poco competitivo. Cada vez son más organizaciones y profesionales que echan mano de la propuesta de business analysis o análisis de negocio  como un recurso valioso para optimizar sus resultados.

Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, Coach

One Response to Generar valor en un proyecto desde el principio
  1. Muy bien amigo, solo falto mencionar más las gestiones del PMI


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