La administración de proyectos implica precisamente gestionar expectativas de los principales interesados, coordinar el trabajo conjunto, comunicar  el estado del proyecto, solucionar conflictos, negociar y acordar compromisos, planear, dar seguimiento. La gestión de proyectos es gestión del tiempo de la gente, y mucho de ello se realiza en reuniones. Aunque la tendencia enfocada a la agilidad en proyectos implica en parte el uso de tableros de información visible, también sugiere la comunicación cara a cara.

Un sondeo rápido a 25 directores de proyecto colegas y clientes menciona entre las primeras 5 preocupaciones, optimizar el tiempo en reuniones. El 87% consideró que sus reuniones no eran muy efectivas. Según una encuesta de Workforce Survey, el 60% de las personas encuestadas coordinan diariamente con más de 10 personas, 67% de las cuales pertenecen a otros departamientos, 57%  coordinan con personas que viven en otras regiones y el 50% reportó coordinar con más personas que el año anterior. Por tanto, si antes este punto era importante, hoy es un reto mayor y la tendencia es que siga aumentando su dificultad.

A continuación mencionaré algunos tips para lograr compromiso y efectividad en reuniones de gestión de proyectos:

  • Reglas desde el inicio. Dejar claras las reglas relacionadas con el horario, participación, roles, convivencia y seguimiento a acuerdos ayuda a fortalecer la cultura y ser eficientes. Si esto no es parte de la cultura en la organización, si puede ser un acuerdo grupal del equipo al inicio de un proyecto, como parte de estándar de comunicación. En alguna ocasión para un proyecto de 10 meses, en un equipo con 12 personas que debíamos reunirnos frecuentemente, pusimos una multa de 10 pesos por minuto (poco menos de 1 dólar de ese tiempo). En verdad logramos iniciar puntuales las reuniones. Con el dinero acumulado, especialmente de una persona por cierto, organizamos una reunión al final del proyecto. Reglas como roles en la reunión, el respeto a opiniones, cumplir compromisos, informar a tiempo pueden ser parte de este protocolo. Es fundamental dejarlo claro desde el principio. Construirlo con el equipo ayuda a generar un mayor enganche con esta propuesta.
  • Agenda y objetivos claros y comunicados. Claridad desde la invitación a la reunión. En ocasiones, requerimos juntas para realizar juntas. Un colega director de proyectos mexicano que trabajó en Estocolmo me comentó que parte de su sorpresa al adaptarse a la nueva cultura es el respeto por el tiempo del otro. En reuniones donde estarían 8 personas por ejemplo, había una reunión previa de 3 para planear el detalle de la reunión con más participantes. Objetivo y agenda deben ser claros y comunicados, así como el horario, lugar.
  • Puntualidad por supuesto. El reto aquí en algunas culturas organizacionaleses grande. Debemos procurarla e inducirla como parte de la eficiencia que buscamos. Si las reuniones son efectivas y enfocadas, la gente suele sentirse más incentivada para llegar a tiempo y ser productivo. Iniciar y terminar a tiempo incentiva a participar en la reunión y ser específico.
  • Enfoque. Mantener enfocada la reunión en la agenda y el objetivo es un reto. Para ello debe haber un facilitador encargado de ello. Una herramienta muy útil para mantener el foco se llama “estacionamiento” o “parking lot”. Es una lista de temas pendientes a tratarse en posteriores reuniones. Cuando surge un tema no relacionado, se apunta en un pizarrón o en post its y se deja aparte, visible. Al final de la reunión se decide cómo y cuándo se abordarán esos temas pendientes, muchas veces en otras reuniones.
  • Seguimiento a acuerdos. Muchas veces la reunión fue excelente, se definieron acciones a seguir y ahí acaba la historia. Al celebrarse la siguiente  reunión, quizá alguien de un vistazo a la lista de acciones de la reunión anterior y por supuesto, varias se quedaron en el tintero. Un rol de eficiencia es el cuidador de acuerdos, que revisa avances y recuerda cuando hay puntos pendientes.
  • Ajuste y aprendizaje. La gestión profesional de proyectos insiste en realizar la tarea, evaluar cómo lo hicimos y mejorar. Este proceso de mejora continua facilita la reflexión y la dirección gradual hacia la excelencia. Por tanto, es muy recomendable definir al menos un par de reuniones en un proyecto para “hablar de cómo hablamos”, generar conciencia y hacer ajustes consensado.

Las juntas efectivas es una herramienta que potencia sin duda los resultados en un proyecto.

Elaboró Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-BA

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