El éxito de un proyecto es lo que te lleva a la satisfacción del cliente. Un cliente satisfecho es la base de la continuidad de tu negocio. Para las industrias proyectizadas, como el desarrollo de software, la construcción, la consultoría, es una realidad que se vive en cada milímetro de la organización. Para las organizaciones con componentes de operación más representativos, también es la forma de hacer realidad las estrategias de diversificación, reducción de costos, innovación que les permitirán competir.

La gestión de proyectos es una necesidad latente, y la forma que las organizaciones buscan mejorar sus prácticas en gestión de proyectos suele ser a través de una Oficina de Proyectos o PMO.

El PMI anualmente otorga un premio a la mejor PMO. A continuación mencionaré tres prácticas que hacen que estas PMOs destaquen y sean tan apreciadas por sus organizaciones.

  • Realizar un análisis de riesgo serio y profundo de cada proyecto antes de autorizarlo. Especialmente cuando los proyectos representan inversiones muy grandes, pero también cuando queremos competir, desperdiciar recursos no es opción. Identificar que el proyecto tenga un nivel de riesgo aceptable para la organización antes de comenzar a gastar, ahorrará tiempo, dinero y enfoque.
  • Cuidar el valor que el proyecto generará. Eso se hace a través de herramientas de business analysis para acordar cuales son los beneficios que el proyecto generará y la forma de darle seguimiento a través de indicadores del proyecto y de negocio, que van más allá de cuidar la duración y el costo del proyecto. Este seguimiento muchas veces continúa posterior al término del proyecto, ya que busca la realización del beneficio.
  • Definir un método y mejorarlo. Algo que sin duda es una gran aportación para los equipos de proyecto es contar con una forma clara, efectiva y lo más simple posible de gestionar proyectos y contar con alguien que se encargue de mejorar el proceso con la práctica y capacitar a los usuarios en su uso.

Estos son algunas de las aportaciones de PMOs exitosas que han sido finalistas del concurso organizado por el PMI para reconocer a la mejor PMO. En el concurso han participado empresas como Blue Bell, H&M, Henkel, entre otras. Para llevar a cabo estas prácticas requieren prioridad, patrocinio, un equipo preparado y mucho trabajo colaborativo.

Como dice Bob Kearns, PMP, “La PMO da a H&M la ventaja estratégica de detectar desde el inicio tendencias que pueden ser adversas al proyecto”. Esto se traduce a oportunidad, tiempo, dinero, energía y competitividad.

 

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA

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