La gestión de lecciones aprendidas es un tema que tiene muchos años de estar en la jerga de la gestión de proyectos. Se ha mencionado desde las primeras versiones del PMBOKÒ Guide. En ocasiones se aplica alguna práctica al respecto, como son reuniones al final del proyecto. Desafortunadamente pocas veces esta práctica funciona para genera real aprendizaje y sobre todo, lo más importante, mejora los resultados en la organización. Hoy es tan relevante que se ha convertido en un proceso más en el PMBOKÒ Guide 6th ed. Si la organización considera que no hay tiempo para eso es porque no le da la prioridad necesaria.

La gestión del conocimiento es la forma como la información y la experiencia se procesa con el fin de que se convierta en conocimiento.

Existen numerosos modelos y herramientas para lograr una gestión de conocimiento efectiva. Pero para desarrollar un plan de mejora es fundamental partir de la relevancia que la organización de al tema, y por tanto los recursos que se ponen al servicio de este elemento de la estrategia.

Algunos de los elementos de un sistema de gestión de conocimientos son:

  • Tecnología de gestión documental, para crear, administrar y actualizar los contenidos
  • Taxonomía, un sistema de términos de clasificar los contenidos, facilitando las búsquedas.
  • Herramientas de acceso, hoy en día la tecnología y las redes sociales facilitan muchísimo el acceso diverso y fácil a ello.
  • Personas responsables de gestionar el conocimiento y usuarios interesados en beneficiarse del mismo.
  • Proceso de gestión del cambio cultural, o change management. Algunas organizaciones ya tienen implementado este concepto, pero muchas otras requieren de una estrategia para comunicar y facilitar la implementación de estas prácticas en su organización.

A continuación mencionaré algunos tips para potenciar la práctica de compartir el conocimiento

  • Comunidades de interés. Definir y facilitar grupos de interés ayuda a compartir temas específicos, además de mantener interesados a los participantes en profundizar en la creación de más conocimiento
  • Convertir las sesiones de lecciones aprendidas en hitos relevantes en el proyecto
  • Crear proceso efectivo para identificar, seleccionar, almacenar y clasificar la información relevante, así como recuperarla fácilmente. Si el proceso es complejo, tiene pocas posibilidades de ser exitoso.
  • Incentivar el uso. Alguna vez, un cliente comentó que su proceso de gestión del conocimiento se llamaba “copy/paste”. A los empleados se les daba un reconocimiento por compartir aprendizajes para ser incluidos en la base de conocimiento, pero se les daba un mayor reconocimiento si copiaban un conocimiento de esta base para un nuevo proyecto.
  • Debe ser responsabilidad del líder de proyecto que el equipo participe activamente en el proceso de creación y uso de conocimiento.
  • Asignar responsables de su gestión y madurez, es lo que puede permitir que se mantenga vivo tanto el proceso como los contenidos.

El conocimiento es información aplicada para mejorar lo que hacemos, por tanto, es la principal herramienta de supervivencia y competitividad. Las organizaciones deben analizar cómo, cuando y porqué se produce la transformación del conocimiento que les es relevante, con el fin de establecer protocolos que permitan aprovechar el conocimiento en beneficio de los objetivos de la organización.

 

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA

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