Nuestros clientes y participantes ya me han escuchado decir varias veces que la gestión de proyectos es asignar nuestros más preciados recursos: tiempo y dinero, a la lista de “esfuerzos correctos”. Son los esfuerzos y proyectos que valen la pena para alcanzar nuestros objetivos. Y también me han escuchado decir que de esos dos recursos es sin duda el tiempo el más escaso.
Todos cuidamos nuestro dinero a nivel personal y corporativo, y he visto muchos casos en los que se autoriza una lista enorme de proyectos porque la empresa los puede costear. Sin embargo, no concluyen a veces ni la mitad porque no tienen personas suficientes para guiarlos e implementarlos. Todos los seres humanos, absolutamente todos, sólo tenemos 24 horas al día, y cada vez queremos hacer más actividades. Y desafortunadamente, conseguir más de ese tiempo no es opción. Desde el enfoque organizacional, no me refiero al tipo de actividades que puedes subcontratar, me refiero al tiempo de enfoque y estrategia necesario para que una empresa pueda absorber un cambio y mejorar su cultura.
Por tanto, dedicar tiempo a optimizar la gestión es un buen negocio. Podría afirmar que aproximadamente 8 de cada 10 personas consideran que tienen demasiadas juntas y que no son tan eficientes.
A continuación menciono algunos tips a considerar para optimizar el tiempo asignado a reuniones de trabajo. Muchos probablemente ya los conozcas y sólo los recordarás, otros quizá puedas incorporarlos a los hábitos productivos de tus equipos de proyecto.
- Aceptemos que la gestión de proyectos es un tema de reuniones de trabajo y comunicación eficiente. Es importante gestionar las expectativas al respecto. El PMI (Project Management Institute) lo afirma constantemente: el líder de proyecto debe, como función primordial, gestionar expectativas de los “stakeholders” o interesados en el proyecto, integrar y comunicar. Esto se hace a través de reuniones y documentos. Por tanto, si a alguien no le gusta el tema de tener reuniones, llegar a acuerdos, dar y recibir coaching, negociar y gestionar conflictos, quizá deberá replantearse su labor en proyectos.
- Planea las reuniones. Un sistema de reuniones establecido desde el principio puede ser muy eficiente. Hay distintos tipos de reuniones con diferentes objetivos, foros, enfoques y por tanto tratamiento. Existen al menos:
- Reuniones de trabajo para un tema particular: ej. Un diseño, gestión de riesgos, un problema que solucionar. Deberán estar las personas involucradas, y asegurar que todos tienen claro el objetivo y lo que se espera de ellos.
- Reuniones de estatus: para elaborar el reporte de estado del proyecto, cuando se tiene un sistema para obtener los datos y para realizar el reporte, puede ser muy eficiente.
- Reuniones informativas: para comunicar algún tema relevante del proyecto, el expositor tendrá que ajustarse a la audiencia para emitir un mensaje adecuado, entendible y esperado por los receptores.
- Acuerda temas y participantes previamente. Este tip es viejo conocido, pero no siempre está presente. Define un objetivo y agenda específica. Asegúrate que asistan sólo los involucrados que tengan una razón par estar ahí y que conozcan la agenda para que vayan preparados.
- Apégate al programa. Es muy común que por ejemplo, en una reunión de planeación, surja un tema importante e inconcluso y los participantes se desvíen a solucionar el punto en cuestión. Si la reunión es de planeación, es importante enfocarse a ello y evitar toda desviación para solucionar un tema en particular. Una reunión de planeación define tiempos para solucionar temas específicos, es importante concluir el plan, y puede tornarse un eterno proceso cuando lo interrumpimos con desviaciones y distracciones. Lo mismo pasa con las reuniones de gestión de riesgos, donde se definirán responsables de ejecutar acciones, no se busca en esa reunión ejecutar a acción de respuesta.
- Asigna roles concretos y rótenlos. Algunos líderes están acostumbrados a presidir las reuniones, su rol es tan activo que los demás terminan por manejarse de forma muy pasiva. Asignar roles como secretario, moderador, encargado de logística o de seguimiento a acuerdos, etc. Puede mantener al equipo más activo y participativo.
- Gestiona a los participantes. Cada equipo tiene su estilo y el objetivo es obtener lo mejor de todos los participantes. Me ha pasado tener reuniones con equipos callados y pasivos, donde generar discusión y propuestas es complicado, en ese caso trato de dejar claro lo que se espera de ellos y asigno responsabilidades concretas. También me ha pasado gestionar equipos donde todos hablan mucho y la reunión se alarga en exceso. Recuerdo una ocasión donde en un grupo con 20 mujeres empresarias, sugerí dar tres bolitas de papel a cada participante. Cada una de ellas tendría 3 participaciones de 2 minutos cada una. Si francamente requería más tiempo podría tomar un minuto más. Igualmente si utilizaba sus 3 participaciones y requería una más podía usarla, pero siempre considerando que sus aportaciones deberían ser pertinentes y concretas. Esa técnica la utilizamos 3 veces, posteriormente ya no fue necesario, ya habíamos creado conciencia de que el tiempo de los demás es importante.
- Define un protocolo y evalúalo desde la efectividad. Definan reglas sencillas y prácticas y evalúenlas constantemente en aras de ajustarlas si es necesario. Patrick Lencioni recomienda tener reuniones agendadas desde el principio. Cada 2 o 3 meses por ejemplo, para que el equipo revise su efectividad. “Hablar de cómo hablar” puede ser muy productivo, ajustar los protocolos, abrir conflictos y diferencias, proponer métodos para ajustar y mejorar la comunicación fortalece la unión de equipo y mejora la cultura efectiva. Si es necesario, puede pedirse el apoyo de un facilitador externo, especialmente cuando hay conflicto. Por ejemplo, algunas que he vivido en trabajo en equipo:
- La puntualidad es importante: multa por cada minuto tarde y con ello hacemos una reunión de equipo.
- Al final de una reunión tediosa alguien es responsable de compartir algo como: la frase de la semana, el chiste, la experiencia, etc. Esto lo utiliza un muy reconocido Director de planta en Querétaro, quien es un verdadero líder y ha logrado que su equipo vea las reuniones con humor y agrado.
- Un chocolate de premio a la mejor aportación, votando todos los participantes.
Son algunos ejemplos que dependiendo de la situación, el equipo podría proponer para hacer el tiempo juntos más agradable y productivo. Espero que estos puntos te sirvan para mejorar tu efectividad y aprovechar mejor tu tiempo, con lo que lograrás incrementar tu calidad de vida.
Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, Coach.
