Muchas veces nos planteamos este cuesionamiento. Vale la pena hacerlo si cuando he intentado hacer un plan, hacer un cronograma y un presupuesto, la realidad me supera y todo es diferente. Esta idea es un enorme pretexto para no hacer un ejercicio de diseñar un modelo del futuro esperado que me permita entender un poco más cómo podría ser esa realidad. Planear es crear un modelo,  una simplificación que representa los datos que me interesa comprender. Quisiera resaltar que:

  • Los modelos tienen un objetivo y es importante definirlo antes de crear el modelo, se generan para cumplir una función. Por ejemplo un mapa de ríos es diferente a un mapa de carreteras aunque se trate del mismo territorio.
  • Es una simplificación: no se trata de recrear la realidad misma, debe mostrar los elementos clave según mi interés.
  • Me sirve para comprender: planear no es un “deporte”. El objetivo de la planeación es lograr una comprensión, muchas veces grupal, de lo que podría suceder, con un fin primordial: tomar decisiones lo más eficientemente posible

En un mundo donde la velocidad y la presión por dar resultados es la constante. La planeación en ocasiones parece sobrar. Mucha gente imagina la etapa de planeación como un laboratorio donde se invierte tiempo y dinero en un ejercicio escolar. Nuestra cultura latina no ayuda mucho, mi madre suele decir  ´las fiesta planeadas nunca salen bien´. Los mismos patrocinadores o clientes nos dicen: ´ya deja de estar platicando y perdiendo el tiempo en planeación y ponte a trabajar´ .

Planear debe ser negocio. No es sólo la documentación del proyecto, eso es minimizar su valor. Planear ve hacia el futuro, la contabilidad registra el pasado.El tiempo invertido en planear debe servir para evitar errores y retrabajos, decidir analizando con más conciencia la situación y datos con los que contamos en cierto momento, para gestionar la incertidumbre. En proyectos de mucha presión de tiempo, pareciera que planear estorba, sin embargo, en estos tipo de proyectos, es cuando el error puede ser fatal, por que no tenemos tiempo de rehacer.

Algunos beneficios de planear:

  • Hacer ejercicios de análisis de escenarios para tomar una decisión difícil o con poca información. Es más rápido y menos costoso analizarlo en papel que en la ejecución.
  • Reaccionar más rápidamente a variaciones en el entorno, para ajustar el proyecto ante cambios de presupuesto, de alcance o de tiempo.
  • No es posible gestionar cambios ´y salir vivo del intento´ si no hay un plan autorizado. El principal beneficiado cuando se gestionan adecuadamente los cambios en el proyecto es el líder de proyecto y su equipo. Por ejemplo, si un cliente quiere cambiar el producto a la mitad de la ejecución del proyecto, es responsabilidad del líder evaluar el impacto del cambio y comunicarlo al cliente para que tome la decisión que le resulte mejor. El peor escenario es realizar cambios que impliquen retrasos y sobrecostos y que el cliente se entere al final del proyecto.
  • Evitar sorpresas, logrando acuerdos y contextos comunes entre el equipo del proyecto, clientes, patrocinadores del proyecto.
  • Es indispensable para gestionar la incertidumbre del futuro y definir acciones preventivas.
  • Es un instrumento para aprender. Los proyectos son temporales y únicos. Aunque hagamos productos similares, la ejecución de un proyecto es única, por lo tanto, darse un tiempo para analizar lo planeado vs. Lo real, comprender aciertos y fracasos me ayudará hacerlo cada vez mejor.

Algunos consejos para que la planeación realmente me sea de utilidad son:

  • No perder de vista que planear ´debe ser negocio´, es decir, debe generr valor. Si no es así deberemos ajustar la forma como planeamos. Sirve para controlar la ejecución, identificando variaciones para tomar acciones preventivas y correctivas a tiempo.
  • Evitemos ´la parálisis por análisis´, el objetivo no es planear, sino ejectutar el producto del proyecto con el menor riesgo posible.
  • El nivel de detalle correcto es clave. Definir cuál es ese nivel es todo un arte que quizá la experiencia nos vaya guiando. Si es demasiado detalle, la sobrecarga administrativa me orillará a tirar el plan a la basura, mientras que si es demasido general, no me servirá para guiarme  durante la ejecucion  y dar seguimiento.
  • Es un ejercicio de conversación entre los involucrados. Si bien, puede comenzarse con un bosquejo realizado por el líder, es un instrumento de acuerdo. Un plan de proyecto realizado por el líder solo, en su oficina no tiene ningún valor.
  • Quien planea es quien lo va a ejecutar. La función del líder es principalmente ser un extraordinario comunicador e integrador. Debe comenzar solicitando un qué y un cuándo, para que quienes lo van a hacer digan el cómo y cuánto cuesta. Con esta información comienza la negociación y el acuerdo entre el equipo, clientes, patrocinadores y principales involucrados.
  • Por último, una característica fundamental para que tenga utilidad: DEBE SER REALISTA. Cualquier plan dice lo que queremos escuchar, pero eso no significa que sea posible. Para que sirva, el plan debe reflejar un escenario posible. Hay planes que comienzan sabiendo que no se cumplirán, lo que asegura que no tendrán utilidad.

La planeación es una característica cultural de personas y empresas, más que una habilidad técnica. Representa más que el conocimiento de ciertas técnicas, una actitud para enfrentar el futuro de forma más eficiente.  Hoy en día es clave para la supervivencia. Y tú ¿planeas?

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA,  PMP, Coach, Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP.

3 Responses to ¿Vale la pena planear un proyecto?
  1. Arq. Fernando R Vázquez Ch. julio 20, 2011 at 12:50 PM Responder

    Excelente artículo, es de verdad importantísimo tomarse el tiempo para planear, como comentario personal si invertimos en contestar que?, quien? cuando? como? y cuanto? seguramente no tendremos que contestar Por que?

  2. Cuando estamos en ejecución, con enorme presión por dar resultados, es cuando agradecemos haber planeado.


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