Todos hacemos proyectos, a nivel profesional y personal. Los proyectos son los mecanismos para cambiar, para alcanzar metas  o bien para hacer ajustes a nuestro entorno. De hecho, nuestra realidad es el resultado de los proyectos que hemos hecho y la forma como los hemos gestionado.  La administración de proyectos puede convertirse en toda una profesión para cada uno de nosotros. Esto no significa que sea necesariamente compleja o burocrática.

 La administración de proyectos es la aplicación de un conjunto de mejores prácticas ya probadas que buscan asegurar que un intento se convierta en un éxito. ¿Cuántos proyectos conoces que se atrasan un año?, o ¿dos? o ¿cinco?, o incluso mucho más, que cuestan dos o diez veces más de lo planeado? El futuro es incierto, lo que podemos hacer es utilizar prácticas de planeación y seguimiento de proyectos para tomar decisiones a tiempo. No es sólo un tema de orden o papeleo, es un tema de supervivencia, ya que los recursos son cada vez más escasos y equivocarse o repetir los esfuerzos puede ser fatal para el proyecto. La utilidad de la gestión profesional de proyectos no es documentar lo que pasa, no es la contabilidad. Es gestionar realmente el futuro con base en lo que observamos y las metas que trazamos. Por cierto, no necesariamente a base de técnicas complejas, ya que muchas de las herramientas son las mismas para gestionar una boda, un nuevo negocio o una plataforma petrolera.

camino

A nivel personal y profesional, es importante tener clara una visión que nos oriente hacia donde queremos ir. Definir ese escenario ideal donde quiero estar en 5 ó 10 años, por el cual vale la pena invertir mis valiosos y escasos recursos. Si no tenemos una visión, podemos establecer un proyecto para definir esa visión. Detallarla suficientemente (no en exceso) para que realmente sirva, y  a la vez  ser flexibles para ajustarla en el camino,  es una combinación compleja pero necesaria.

Una visión debe ser poderosa. Cuando la tengamos, podremos establecer una serie de proyectos, es decir, esfuerzos temporales donde invertimos tiempo y recursos para lograr productos únicos que nos acerquen a esta visión. A su vez cada proyecto tendrá su propia visión de la contribución que le corresponde.

En nuestra experiencia, si no está clara la visión, sin duda, no vale la pena continuar. O de continuar, ser consientes de que tomamos un enorme riesgo de desperdicio; a veces está bien: optamos por estar ahí, pero con conciencia.  Es frecuente que la definición de visión y posteriormente de alcance sean obviados por la presión de iniciar. Los interesados en el proyecto (stakeholders), “sienten” menos angustia al ejecutar acciones como comprar maquinaria o contratar nuevo personal, sin darse cuenta que aún no saben para qué. La visión de un proyecto debe ser definida por los interesados clave: el o los clientes, el o los patrocinadores, debe participar el líder o al menos conocerla bien.

Definida la visión, nuestra recomendación es establecer y acordar el alcance del proyecto con la gente clave del proyecto. Deberá incluir:

  • Antecedentes y necesidad que cubre el proyecto: para qué queremos el proyecto.
  • Objetivo del proyecto: qué hará el proyecto, para quién, cuándo.
  • Productos finales esperados. Conocidos como entregables, son productos, servicios, diseños, propuestas, etc., tangibles, verificables y sobre todo, autorizados.

En esta etapa, la participación de los patrocinadores y los clientes o usuarios de los productos del proyecto es crucial. Quién mejor que ellos para validar si los productos finales que el proyecto generará, cumplirán los objetivos, que a su vez cubrirán las necesidades que dan origen al proyecto. Esta etapa es la que produce más de la mitad de los problemas en proyectos. Una vez acordados estos puntos podemos continuar con la planeación del tiempo, el costo y los recursos del proyecto.

Algunas recomendaciones con respecto a la definición del alcance son:

  • Debe ser claro y específico. Decir que el objetivo de un proyecto es optimizar un proceso es tan vago que no me permite tomar decisiones. En cambio si declaro que un proyecto de optimización de un proceso tiene como objetivo reducir el tiempo de transacciones del primer contacto con el cliente hasta el pago de la cuenta, en un 20%, con un ahorro en costos del 15%, será posible evaluar si el proyecto fue exitoso o no.
  • Debe ser posible. Deseo y posibilidad a veces se confunden en proyectos. No es suficiente con que sea deseable o necesario.
  • Debe ser entendido por el equipo del proyecto y sus involucrados. El patrocinador y el líder de proyecto tienen la enorme responsabilidad de asegurarse que los involucrados comprenden bien el alcance, ¿de que otra forma podría ejecutarlo?

Aunque interesante, quienes estamos en la gestión profesional de proyectos, seguramente lo hacemos más que nada porque es un tema de beneficios para el negocio, la creación de valor y la optimización de nuestros recursos. Quienes no lo están, los invitamos a conocer un poco el tema y tomar lo que les parezca de utilidad para mantenerse en un mercado tan competitivo, donde dar soluciones rápidas y acertadas puede ser la diferencia entre el fracasó y el éxito.

Elaboró: Ma. Eugenia González, MBA, PMP, Coach

Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP

One Response to Una visión poderosa del proyecto
  1. ESTIMADA MARU:
    NO QUISE DESAPROVECHAR LA OPORTUNIDAD PARA EXPRESARTE NUEVAMENTE MI ADMIRACIÓN POR TU TRABAJO.
    FELICIDADES POR ESTE MEDIO INFORMATIVO TAN INTERESANTE Y PROFESIONAL.
    SALUDOS A TU AMADO SOCIO


[top]

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *