En casi todos nuestros programas, nuestros clientes y participantes tienen una expectativa muy clara: quieren herramientas poderosas. La administración profesional de proyectos tiene esa característica: es un conjunto de herramientas muy poderosas que pueden ayudarnos a optimizar el trabajo, el uso de recursos, evitando el desgaste y asegurando el éxito.

Sin embargo, existe un paradigma común: que para ser poderosa debe ser muy compleja de entender e implementar. Nada más alejado de la realidad. Una herramienta no basa su beneficio en su complejidad, sino en la definición clara de su utilidad,  su aplicación sistemática y puntual para lograr el fin para lo que fue creada y su evaluación y ajuste constante. Quizá es una complejidad no matemática, sino de relaciones entre personas.

A continuación comentaremos la gestión de interesados en proyectos. Antes que nada, definamos que es un interesado o stakeholder, es una persona o grupo que  se ve afectado de manera positiva o negativa por el desarrollo del proyecto, y de forma más importante, por el resultado de la implementación del producto del proyecto. El lector se preguntará ¿en qué consiste esta “poderosa” herramienta? A continuación podrá darse cuenta que para ser poderosa no requiere ser compleja técnicamente hablando y que al utilizarla, gozará de enormes beneficios inmediatos, que no dependen de modificar políticas o reglamentos o pedir más presupuesto.

Identificar a los interesados en el proyecto.

Es un factor crítico de éxito en cualquier proyecto. Si es interesado, de alguna forma apoyará o entorpecerá el desarrollo del proyecto y de forma mucho más importante, la implementación del producto del proyecto. Ellos nos ayudarán a validar el objetivo y alcance desde el inicio del proyecto, asegurando que el producto final sea correcto y útil, y y sobre todo que genere valor para la organización. Cuántos proyectos conoces o has vivido en donde a pesar del esfuerzo, uso de recursos y desgaste no se logra el éxito. No es falta de ganas y compromiso, muchas veces es una mala gestión de las expectativas de los interesados. De hecho es la principal función de un líder de proyecto exitoso. Si le sobra tiempo, podría dedicarlo a otros aspectos del desarrollo del proyecto. La identificación puede hacerse mediante lluvia de ideas, listas  de verificación y entrevistas, entre otras técnicas, e incluso en ocasiones conviene categorizarlos para facilitar su análisis.

Evaluación

Una vez identificados, resulta de gran utilidad evaluar dos aspectos clave:

  • Poder: que tanto puede afectar su influencia al proyecto de forma negativa o positiva. No sólo hablamos de autoridad formal, es mucho más importante en ocasiones la autoridad informal.
  • Interés: que tanto dinamismo real que refleja la persona o grupo. Cabe aclarar que interés en este sentido se refiere más a involucramiento, querer saber y participar activamente en el proyecto. Es común ver clientes o patrocinadores que dicen estar muy interesados en el proyecto pero en la realidad no conocen bien su alcance, y por tanto no pueden apoyarlo realmente. Requiere tiempo y esfuerzo.

 Definir estrategia.

Los interesados no siempre están donde quisiéramos que estuvieran, (¡si fuese así, los consultores no tendríamos trabajo por que los proyectos serían mucho más sencillos!). Identificar donde queremos que estén cada uno y definir las acciones que deberemos ejecutar para ello con responsables y fechas es el resultado final de este paso.

Este ejercicio debe ser constante, sistemático y muy enfocado a resultados. Si no funciona me atrevo a asegurar que es por que no ejecutó con la seriedad y profundidad adecuada. Los sistemas humanos son dinámicos, y los proyectos son sistemas humanos.

 Elaboró: Ma. Eugenia González. MBA, PMP, Coach.

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