Quién ha gestionado proyectos probablemente ha vivido experiencia de tener un patrocinador poco involucrado en el trabajo. Probablemente sea obvio que hay interés, quizá lo diga abiertamente, incluso sería lo esperado.

Es común que esta figura no se comprenda como un rol que implica, además de autorizar recursos, una serie de actividades cruciales para el éxito del proyecto.

El Patrocinador es el encargado de la muy importante tarea de asegurar que el proyecto siga manteniendo su liga con la estrategia de la organización. Esto significa, tener constantes reuniones que aseguren la comunicación necesaria para que los interesados en el proyecto (stakeholdres) conozcan el “para qué” del proyecto.

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Conforme avanza la labor, es común perderse en un “qué” saturado de especificaciones y, por tanto, olvidar los orígenes que generaron el proyecto ¿cuál era la necesidad?, ¿por qué lo elegimos? ¿vale la pena seguir invirtiendo mis  escasos recursos costo, enfoque y tiempo en él? Son preguntas que muchas veces el líder de proeycto no sabe responder.

El patrocinador también es el encargado de definir prioridades, obtener recursos, solucionar conflictos de alto nivel, aclarar dudas estratégicas.

¡Es un trabajo!, debería ser descrito y evaluado como tal.

Hace unos días un cliente de hace varios años,  ya ahora buen amigo también ,me llamó para pedirme que nos reuniéramos para comentar una gran inquietud. Al exponer su tema, su pregunta fue “¿cómo puedo dar resultados en proyectos sin capacitación ni recursos?”. Este bien intencionado líder de proyecto se ha capacitado y está muy interesado en optimizar su gestión, sin embargo su empresa, que es global y muy grande, no cree en capacitación. Consideran que la gente con experiencia en la industria puede administrarse sola.

Mi respuesta fue: “la capacitación no es ni siquiera toda la respuesta. Te ayuda mucho a homologar los conceptos y es un estupendo catalzador, pero sin duda se requieren otras cosas como definir roles y objetivos claramente, usar herramientas de gestión de alcance, fortalecer la comunicación y principalmente, mostrar beneficios. No convenceremos por una ilusión de mejorar, por deseos de ser más competitivos. Los inicios son complejos porque  requerimos mostrar resultados” con una mejora notable con respecto a la situación anterior .

Por ello, es crucial tener al patrocinador de nuestro lado. Pero  ¿qué hacer cuando no es así? A continuación damos algunos tips:

  • Vende el proyecto desde el principio. El patrocinador muchas veces quiere sentirlo desde el principio.
  • Háblale como le gusta. Analiza su personalidad, le gustan los números, las gráficas, ¿qué tipo de beneficios le interesa obtener?, ¿qué beneficios y resultados le piden a él? Expon el proyecto en términos de esos resultados de forma breve y contundente. Los patrocinadores necesitan algo que puedan “sentir, tocar y explicar” a sus superiores y no siempre están dispuestos a buscarlos por ellos mismos.
  • Cabildea con otros involucrados cercanos que puedan ayudarte a tener “más gente de tu lado”, a veces moviendo algunos interesados en el proyecto más fáciles podemos llegar a esos personajes importantes y complejos de alcanzar.
  • Muestra los avances del proyecto, quizá con ello pueda a su vez, vender el proyecto a otros con mayor facilidad.
  • Involúcralo en decisiones importante para el proyecto, pide su consejo y apoyo.

Esperamos que estas ideas te sean de utilidad. Sabemos que no harán tu proyecto más fácil, pero quizá te faciliten el camino a la gestión exitosa de tu proyecto y tu reto.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, Coach

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