Todo el mundo está buscando maneras de ser más productivo en el trabajo. Desde agendas digitales o físicas, tecnología de punta, listas de verificación (checklist), alarmas,  litros de café, sistemas de control de tipo medieval, etc. Mucha gente pagaría mucho por obtener el secreto de la productividad en proyectos y en general en la vida diaria.

Comencemos por declarar algo que con frecuencia digo en conferencias, cursos y pláticas de café: “el recurso más caro y por tanto, el que más debes cuidar es el tiempo”. Merece la pena hacer un esfuerzo por gestionarlo bien ya que, en mi experiencia, se hacen muchos más esfuerzos por cuidar el dinero que el tiempo y en realidad nadie, ni el ser más rico del mundo (que ya sabemos quién es) puede comprar más horas al día. Todos los mortales tenemos sólo 24 horas por día en un número limitado  y por cierto, no conocido, de días.

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La gestión profesional de proyectos tiene una clara intención de mejorar la productividad y el cuidado del tiempo. Sin embargo, en esta ocasión quisiera enfocarme a tareas del día a día,  definiendo algunos tips que pueden ayudarte a mejorar tu organización.

Experimentar un día de trabajo muy productivo puede  hacerte sentir eufórico. Sin embargo, contrariamente a la creencia popular, escribiendo una serie de tareas en una lista de cosas por hacer en la tecnología más innovadora no es realmente productividad. Productividad no es necesariamente hacer mucho, cansarse mucho o trabajar más. Es una falacia muy común y peligrosa generarse la imagen de “la persona activa y productiva” sin considerar primero el resultado a lograr. Las personas verdaderamente productivas no se centran en hacer más cosas, lo que en realidad es lo contrario de la productividad. Su enfoque está en el resultado. Si realmente quieres ser productivo, tienes que buscar hacer menos cosas para obtener tus resultados.

Considera los siguientes puntos al organizar tu tiempo:

  1. Define objetivos a corto, mediano y largo plazo. Si no sabes hacia donde vas, cualquier camino es bueno, según nos dice el cuento de Alicia en el país de las maravillas.  Define objetivos y con mayor detalle las actividades que te lleven a lograr los objetivos de corto plazo. Los de mediano y largo plazo, evalúalos y ajústalos periódicamente. Estas listas deben ser flexibles y sin duda, tendrás que ajustarlas al entorno. Las actividades  siempre deberán estar en función de tus objetivos. Es común confundirse y terminar actuando al revés, enfocándonos en las actividades y no en los objetivos.
  2. A veces los objetivos cambian. No es deseable cambiarlos por completo con mucha frecuencia, pero sin duda, pueden cambiar. Revísalos con frecuencia.
  3. Enfócate al 80/20. El 20 porciento de las actividades generará el 80% del resultado relevante. Prioriza.
  4. Toma descansos. A veces lo que necesitamos para avanzar es despejar la mente y relajarnos para que la creatividad y la energía vuelva a surgir. Vete a dar un paseo, hacer ejercicio, o meditar. Lograr una mayor productividad durante su jornada laboral, haciendo un punto para limpiar regularmente su cabeza te recargará. Empresas muy productivas hoy en día suelen tener juegos y espacios de recreación disponibles para los empleados, quienes los utilizan de forma responsable por que están enfocados en sus objetivos no en sus tareas.
  5. Identifica tu tiempo más productivo. Para mí, sin duda es por la mañana cuando puedo concentrarme y aprender mejor. Encuentra ese espacio para ti y procúralo para lo más complejo e importante del día.
  6. Comunícate adecuadamente. La tecnología hoy en día nos permite muchas formas de comunicarnos. Sin embargo, la persona productiva le da a la comunicación la importancia que tiene. Elegir el medio más adecuado, tiempo necesario, preparar conversaciones importantes, es parte del trabajo. No todo se arregla por correo o chat, o en el pasillo de la oficina. Busca el espacio presencial o virtual adecuado, diseña tus objetivos de la conversación y no olvides el lado humano de la interacción, puede ser lo más agradable del trabajo.
  7. Crear tu propio sistema productivo. Este punto es tan importante como tu tiempo. ¿Quieres ser más productivo? Implementa tu propio sistema. Sólo tú sabes qué es lo que mejor te funciona. Tu tiempo te pertenece y sus resultados también. Diseña tu espacio, horarios y recursos para sacar el mayor provecho de tus horas, esfuerzo y creatividad. Planifique un horario, de lo contrario, fácilmente te distraerás de lograr las metas más importantes en todo el día.
  8. El más importante: ¡te tiene que fascinar! No es posible ser productivo y exitoso en algo que no te gusta. Dedicar lo más importante que tenemos: nuestra vida, enfoque, energía, creatividad, pasión… sólo tiene sentido si te encanta lo que haces. Si no te encanta, en verdad es importante que analices qué quieres hacer y te encamines para allá. Quizá requieras un poco de tiempo y mucho esfuerzo, pero no dejes de hacerlo.

Algunas personas confunden la alta productividad con el trabajo intenso físico e intelectual, y desafortunadamente son cosas muy diferentes. Estar cansados y estresados no nos hace eficientes y productivos, por el contrario minimiza los resultados. Hay espacios donde la productividad se confunde con la cantidad de horas de trabajo o los síntomas de cansancio físicos visibles de las personas.

El trabajo es un espacio de realización personal, un espacio de satisfacción, construye una obra de arte con él.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, Coach.

www.avanzaproyectos.com

 

 

4 Responses to Tips para ser más productivo
  1. Me pareció muy interesante los tips para ser más productivo, creo que existe la creencia de trabajar más es mejor y eso no corresponde, la idea es trabajar menos pero mejor, es decir ser más eficiente.

  2. Me pareció muy bueno el tip #7 en donde se proponer crear nuestro propio sistema productivo. Con tantos consejos en internet sobre este mismo tema, me parece excelente idea tratar de explorar nuestro propio camino. Ser autodidactas, aprender, usar la creatividad y un sistema de prueba y error para darnos cuenta qué nos funciona y qué no para ser más eficiente en lo que hagamos.

    • Gracias por tu comentario. Estamos convencidos de que los responsables de diseñar nuestro camino somos nosotros mismos, y el aprendizaje es la herramienta fundamental.


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