En todo proyecto, y de forma más general en cualquier trabajo que se ejecuta, es necesario contar con una estrategia para evitar que obstáculos o fenómenos negativos nos desvíen del camino o nos impidan alcanzar los objetivos. Esta es una estrategia de seguridad o de manejo de riesgos. Existen tres aspectos fundamentales que  toda organización debe considerar para lograr que sus miembros efectúen apropiadamente esta importante función.

1.     Evaluación de amenazas

La evaluación de las amenazas tiene que ver con dos aspectos esenciales el primero la identificación de aquellos aspectos que de presentarse podría afectar a mi proyecto, en el sentido de impedir que se alcancen los objetivos en el tiempo, con el dinero y la calidad establecidos.  Esta identificación se puede basar en diferentes herramientas, sin embargo lo más valioso es contar con personas dentro de la organización con vasta experiencia en el tipo de proyecto y productos que vamos a generar. En organizaciones maduras en administración de proyectos suele haber bases de conocimiento que nos ayudan enormemente.  El convocar a los diferentes actores del proyecto a reuniones para este fin es con frecuencia productivo. En esas reuniones se deberá aprovechar para ordenar, de acuerdo con su importancia relativa, la lista antes realizada.

Una vez que las amenazas (o riesgos) han sido documentados, el siguiente paso es valorarlos a la luz de la posibilidad de que  se materialicen y del impacto que podrían casar al proyecto. De esta forma tendremos una lista mucho más depurada de esas amenazas para poder actuar en consecuencia.

Seguridad proyectos

2.     Competencias de quién lidera el esfuerzo Comunicación. El líder de proyecto tiene a su cargo la ejecución del proyecto para alcanzar los objetivos planteados. Un primer paso importante es reconocer quiénes estarán con él en este esfuerzo. Tomando el insumo de todos ellos, deberá realizar junto con su equipo de trabajo el plan del proyecto.  La comunicación efectiva con cada uno de ellos es esencial.

  • Valoración de amenazas. Dentro de este plan deberán queda plasmadas las amenazas y las acciones que se tomarán para manejarlas.  En este sentido requiere habilidades analíticas para la valoración y entendimiento de las mejores opciones de respuesta a las amenazas.
  • Trabajo en equipo. Posteriormente deberá establecer conjuntamente con el equipo las acciones concretas por desarrollar y planear su ejecución en el tiempo. Una vez en ejecución será su labor dirigir al equipo para que esas acciones se lleven a cabo. Deberá ser capaz de trabajar con un amplio equipo cuyos miembros no todos trabajan directamente bajo sus órdenes.
  • Liderazgo y promoción.  Necesario es que el líder sepa transmitir al equipo la importancia de dar seguimiento a las acciones planeadas para manejar las amenazas y llevar un adecuado control para imponer nuevas acciones derivado de la aparición de otras amenazas, la modificación de las inicialmente identificada o por la ineficacia de acciones planteadas.   Deberá coordinar las acciones de todos ellos para alcanzar los objetivos.
  • Negociación. Dentro de la ejecución será necesario establecer contacto con diferentes personas o grupos cuyos objetivos pudieran ser diferentes a los objetivos del proyecto, en cuyo caso, será indispensable entrar en comunicación sobre los aspectos que se valoran como importantes en el trabajo y negociación para entender los puntos de vista de los demás y plantear soluciones que favorezcan ambas partes, con el menor detrimento de los  intereses del proyecto.

 

3.     Responsabilidad de terceros en la organización

Dentro de los integrantes de la organización que estarán cerca del proyecto, incluido el equipo de colaboradores directos del líder, deberán quedar claras las responsabilidades de cada uno en torno a esta importante labor. Implica destacar quiénes participan en la identificación, la evaluación, la implementación de acciones, el seguimiento de éstas y el control del proceso.  Además,  asegurarse que cada rol sea entendido por quién lo adopta y por los demás. En particular es importante dejar muy claro quién es responsable de cada una de las acciones establecidas en el plan para manejar cada amenaza.  Es necesario construir matrices de responsabilidad y mantenerla actualizadas a lo largo de todo el proyecto.

 

La gestión de la seguridad es una cultura que debe crearse como un proceso continuo y gradual.

Elaboró: Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP, Coach.

 

One Response to Seguridad en Proyectos
  1. Coincido en la última frase, referente a que la gestión de la seguridad es toda una cultura.
    Y me gusta aún más la manera de emplear el término Gestión de la seguridad, en lugar de Administración de riesgos o Gestión de riesgos. Saludos.


[top]

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *