Uno de los principales objetivos de la gestión profesional de proyectos es contar con información oportuna y precisa para la toma de decisiones. Por lo tanto, los reportes son un elemento fundamental en este objetivo. Elaborar un reporte efectivo es mucho más que llenar un formato con datos. Si así fuera, no veríamos tantos retrasos, malos entendidos e insatisfacción con resultados.

Un aspecto importante en una cultura de gestión de proyectos es “ver lo que hay”, contar con una foto de la realidad para con ello tomar decisiones preventivas y correctivas lo antes posible. Un reporte con mucha información o muy escueto puede esconder la realidad del proyecto.

Veamos el proceso

Un reporte valioso es el resultado de un proceso efectivo de generación, recolección, análisis, síntesis de datos, entrega de información y toma de decisiones. Muchas veces he visto que quien diseña un reporte con los datos que le gustaría tener, y en verdad cree que con el formato es suficiente para obtener un reporte valioso y real. Aún en las empresas más grandes y prestigiadas, ese reporte termina llenándose con datos calculados “en el aire” por alguien en una oficina.

reportePara que un reporte refleje la realidad, una vez definidos los datos e indicadores deseados, es fundamental revisar el proceso por medio del cual se generarán cada uno de ellos. Alguna vez me tocó ver una experiencia muy frustrante del desarrollo de un sistema de información diseñado con una enorme cantidad de datos sumamente interesantes. Sin embargo, cuando se liberó, fue un terrible fracaso porque no existía el proceso que generara ni obtuviera esos datos.

Por ejemplo, el costo es siempre un tema relevante en un proyecto. Incluir en un reporte de estado un “simple” semáforo que indique el rendimiento en costo es indispensable. Asegurar que el semáforo refleje datos sustentados en el análisis de lo planeado contra lo real requiere para empezar, que exista un presupuesto planeado autorizado y un registro de avance en costo real oportuno y preciso para calcular una brecha, además de un acuerdo previo sobre los límites y tolerancias de las variaciones, es decir, definir, acordar y comunicar cuando en la organización considera que una variación en costo es verde, amarillo o rojo. En algunas organizaciones por ejemplo, una variación de 7% sobre lo planeado podría ser considerando un estado en amarillo, mientras para otros sería rojo.

También sería importante aclarar si la variable es el flujo de efectivo, es decir, lo pagado contra lo que se tenía pensado pagar o el valor del trabajo generado. Son dos variables relacionadas con costo del proyecto, ambas importantes y que significan cosas muy diferentes.

Los reportes deberán mostrar datos “para saber que preguntar”, para analizar situaciones y tomar decisiones. Un rojo en un indicador de desempeño de tiempo no debe ser interpretado como que el proyecto es un fracaso o que el líder y su equipo son flojos. Simplemente significa que hay algo que revisar y un buen reporte realmente ayuda a la audiencia que toma decisiones, cuyo tiempo es valioso, a optimizarlo.

Algunos tips

Se conciso

  • A ti te toma trabajo y tiempo escribir y a tu audiencia leer, por lo tanto ser concreto y no por eso escueto es crucial. Elegir cada palabra para evitar las innecesarias y asegurarte que el mensaje que quieres enviar es completo y correcto es arte y ciencia. Elaborar un buen diseño, de una o dos páginas, agradable y contundente implica un enorme esfuerzo, que sin duda vale la pena. Deberá ser simple y concreto, lo cual no significa que sea sencillo hacerlo.

Diseña según el foro y el objetivo

  • Durante el desarrollo de un proyecto hay mucha información que fluye para diferentes fines y a diferentes audiencias. Parte del plan de comunicación del proyecto es identificar las distintas audiencias que deben ser informadas, para con ello definir y acordar los diferentes formatos, medios y frecuencias de envío de información. No es lo mismo un reporte de avance semanal para una junta interna, que un reporte directivo para la junta bimestral de los directivos. Esto se hace al principio de la planificación.

Revísalo con los stakeholders

  • El diseño del reporte debe ser aprobado por los principales stakeholders al inicio del proyecto, el cliente, el patrocinador y otros directivos. El contenido de cada reporte deberá ser el resultado del trabajo del equipo del proyecto, por lo tanto, deben conocerlo y respaldarlo, dado que representa la realidad del proyecto. Cada stakeholder tiene sus necesidades y preocupaciones y para algunos, es el único medio de contacto con el proyecto.

Cuida la forma y el fondo

  • “De la vista nace el amor” dice el dicho. Una presentación agradable, con gráficas, colores y un buen diseño ayuda mucho a apreciar mejor los datos correctos para, como decía al principio, saber qué preguntar.

Usa la información para tomar decisiones

  • El objetivo de los reportes es compartir la información relevante para tomar decisiones a tiempo. La toma de decisiones es también un proceso. El reporte como elemento único no es suficiente para asegurar que haya acción en consecuencia. Un proceso que incluya a la gente correcta, con la información correcta en el momento adecuado es lo que podría dar como resultado acciones efectivas.

La comunicación es la diferencia, es un factor crítico de éxito en cualquier relación entre personas. La gestión profesional de proyectos es un conjunto de herramietnsa que tienen como finalidad apoayra la comunicación efectiva en los proyectos. Es un proceso de mejora continua, que debe ser planeado, ejecutado y ajustado para aseguar que sea de utilidad.

Obtenemos lo que medimos. Si lo que medimos es que se entregue un reporte, obtendremos reportes por kilo. Si lo que evaluamos es cómo ese reporte apoya al proyecto, entonces podremos lograr un proceso efectivo.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, coach, terapeuta.

2 Responses to Reportes efectivos de proyecto
  1. Hèctor Chàvez Gándara junio 24, 2015 at 6:59 PM Responder

    Cómo abordarías el reporte de un proyecto con intangibles en un informe?

    • Es difícil sin duda dar una respuesta única. Si los intangibles son productos finales, es sin duda muy importante “tangibilizarlos”. Definir métricas desde la planificación. Yo suelo preguntarle a mis clientes “¿cómo te darás cuenta o cómo validarás que esto está bien, completo o es funcional?” y el que el cliente se de cuenta también lo intangible que es su proyecto es fundamental, y mucho más que lo hablen desde la planificación y no tratar de ponerse de acuerdo en la ejecución o el cierre. Hay un libro bueno al respecto “How to measure everything?” quizá te sea de utilidad.


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