La cultura organizacional define cómo se actúa en un espacio social: familia, grupo de amigos, empresa. Se compone de las actitudes, valores, creencias y comportamientos de sus miembros.

Hablando de la empresa, hoy en día las estrategias corporativas son más dinámicas, más agresivas y los retos mucho más difíciles de cumplir con los mismos recursos o menos.

Las estrategias están compuestas de proyectos y programas y por ello, la cultura organizacional se verá muy beneficiada al reconocer a la gestión de proyectos como una herramienta fundamental del trabajo de colaboración entre sus miembros.

Si la cultura de una organización no apoya la gestión de proyectos como un pilar fundamental de acción y no sólo como una herramienta, hacer proyectos tiende a verse como una carga adicional que impide el trabajo diario. Los proyectos elaborados de forma aislada funcionarán de manera diferente uno de otro y de un departamento a otro, generando información incompatible e incomparable, lo que dificulta la toma de decisiones efectiva y la mejora continua, e incrementa el desperdicio y retrabajo.

Una cultura organizacional que asigna una buena parte de sus recursos a generar proyectos, se vería muy beneficiada al definir, reconocer e implementar un método estándar de gestión de proyectos: una definición de roles y responsabilidades, una forma de planear y de reportar los avances, de capturar la información para la toma de decisiones y de aprender de sus errores y aciertos para mejorar la práctica con el tiempo. Esto generalmente requiere de una estructura, muchas veces llamada PMO (Oficina de Gestión de Proyectos), que se encargue de definir, implantar y mejorar esta cultura en la organización con apoyo de la Dirección.

algo nuevo

Cambiar la cultura de una organización para apoyar la gestión de proyectos podría ser una batalla cuesta arriba y una de las tareas más difíciles que cualquier persona tendrá que enfrentar. Sus beneficios pueden ser extraordinarios. De acuerdo a estudios realizados por el PMI, hablamos de incrementar el éxito de proyectos de un 36% a un 84% de éxito. Hablamos de muchos recursos desperdiciados cuando tenemos proyectos no exitosos.

Este cambio de cultura organizacional debe verse como un cambio muy estratégico. Actualmente tenemos varios clientes con los que estamos trabajando para implementar una PMO,  son empresas muy exitosas con fuerte potencial de crecimiento que se dan cuenta que su principal freno para crecer es su capacidad de gestionar adecuadamente sus proyectos. Como he mencionado en otras ocasiones, es algo más complejo que simplemente “consígueme un recién egresado que me haga mis cronogramas, ya no puedo con mis proyectos”.

Debemos partir de incluir a la gestión de proyectos como un pilar en la estrategia. Una vez hecho esto, algunas recomendaciones para iniciar esta importante tarea son:

  • Es importante verlo como un proyecto en sí. Requiere un líder de proyecto, el patrocindador deberá ser el director de mayor nivel posible, quien deberá mostrar apoyo con acciones y mensajes constantes y concretos.
  • Requiere planeación, definición de estándares y capacitación en los mismos a todos los niveles. Los modelos de madurez suelen iniciar con el primer paso: generar lenguaje común. A nivel dirección, niveles medios y niveles de apoyo, todos deben tener distinciones comunes para colaborar más eficientemente.
  • Quizá requeira alguna reestructura a nivel organizacional. Lo más importante es definir y asignar roles y responsabilidades con claridad.
  • Requiere todo un proceso de gestión del cambio: comunicar apropiadamente, ,reforzar la información del estado del proyecto, lo que se espera de todos, celebrar los logros, agradecer y alinear a los que no estén de acuerdo.
  • Fortalecer el liderazgo, comunicación y manejo de conflictos. Los proyectos se realizan con personas. Es importante fortalecer en toda la organización y a todos los niveles afectados las habilidades de relación, comunicación y acuerdo entre los participantes. Es mucho más que teoría, es solucionar conflictos, aclarar roles, crear protocolos de comunicación y acción.
  • Gestionar la emoción. Los cambios desencadenan emociones y reacciones diversas. Nos da miedo el cambio, pero el cambio que no conocemos o no vemos valioso. Gestionar las emociones de miedo, confusión, enojo o frustración es importante para fortalecer las relaciones entre colaboradores.
  • Incuir metodos de cumplimiento. Crear una cultura de eficiencia no es algo momentáneo. Para que se mantenga se requieren políticas, métodos y roles qué aseguren el cumplimiento (compliance). ¿Qué pasará cuando alguien no cumpla con lo establecido? ¿Quién evaluará la calidad del trabajo de gestión?

Aunque parece una gran labor, creo que muchas organizaciones lo comienzan a ver como un camino para fortalecer su cultura organizacional, mejorar su ambiente laboral y construir una real ventaja competitiva.

 

Elaboró: Maru González. MBA, MP, PMP, PMI-BA, Coach

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