¿Cuántas empresas de servicios tienen proyectos de mejora que no terminan de dar resultados? Bancos, empresas telefónicas, instituciones gubernamentales son claros ejemplos.  Mientras tanto, los clientes vivimos las consecuencias de una mala gestión de proyectos.   El Project Management Institute (PMI) lleva a cabo con frecuencia investigaciones  y encuestas sobre el estado de la gestión de proyectos, así como tendencias e intereses.  Uno de los principales temas es el costo de los proyectos no exitosos. frustr

Cuando evaluamos un rumbo de acción a tomar, solemos comparar costos y beneficios de las diversas opciones identificadas. Desde decisiones simples como el color de un mueble, hasta decisiones estratégicas como entrar a un nuevo mercado o la adquisición de una u otra plataforma tecnológica. Con frecuencia las organizaciones evalúan adquirir prácticas mejores en gestión de proyectos con base en cuánto cuesta la capacitación o un software de gestión de proyectos. Desafortunadamente, en ocasiones se toma la decisión buscando “ahorrar” en el costo aislado de un curso. Cuando el tomador de decisión se da cuenta que la inversión en realizar un cambio de cultura es mucho más que un curso y su costo en duración, esfuerzo y recursos económicos es mayor, simplemente prefieren no seguir adelante con esta iniciativa.

Veamos este planteamiento en números. El PMI realiza cada año una encuesta  para evaluar cuánto cuesta no cumplir con los objetivos planteado en proyectos. La encuesta se realiza en Estados Unidos. De acuerdo un estudio realizado en 2014, sólo el 9% de las organizaciones entrevistadas considera que sus proyectos han tenido excelentes o muy buenos resultados, mientras que únicamente el 56% de las iniciativas estratégicas alcanzaron sus objetivos corporativos. Imaginemos cuánto cuesta esto en términos de presupuestos anuales. Otro dato interesante es el siguiente: las organizaciones que consideran que sus procesos de gestión de proyectos son muy eficientes, reportaron lograr el 89% de proyectos exitosos, mientras que las que evaluaron sus procesos de gestión de como ineficientes alcanzaron sólo el 36% de resultados a través de proyectos. Estos números hablan bastante sobre el impacto que los proyectos tienen en las organizaciones y en sus clientes.

El estudio también define los dólares perdidos calculándolos de acuerdo a: “el porcentaje de proyectos que reportaron no alcanzar sus objetivos multiplicado por el promedio del porcentaje del  presupuesto que se perdió cuando el proyecto fue un fracaso”. Con esta información, el PMI publica cada año una cantidad de millones de dólares perdidos por cada billón de dólares gastados en proyectos. En 2012, este estudio reportó que por cada billón gastado en proyectos se perdieron de $120 millones, en 2013 la cantidad fue 135 millones. Este cambio se debió al incremento en proyectos que no cumplieron sus metas en este año con relación al anterior probablemente por el decremento en inversión en capacitación y mejora de procesos de gestión por la crisis vivida ese año a nivel global. En 2014,  el PMI reportó que el $109 millones de dólares se perdieron por proyectos no exitosos por cada billón gastado. Observamos un decremento en la pérdida, que se interpreta puede deberse al creciente interés que ha resurgido a nivel mundial en cuanto a la implantación y mejora de la figura de PMO en las organizaciones. Aunque la cantidad de empresas que cuentan con una PMO se mantiene estable de acuerdo a los estudios del PMI, se reporta un rol más fuerte y estratégico en las organizaciones.

Algunas de las acciones promovidas por las PMOs   para mejorar el desempeño de los proyectos son:

  • Definir métricas de desempeño de proyectos comparables y basadas en procesos estandarizados, aunque sean muy sencillos.
  • Seguimiento frecuente con base a métricas, para definir acciones preventivas y correctivas.
  • Definición de roles en proyectos, con mayor claridad y difusión.
  • Evaluación y ajuste a los procesos de forma más ágil y frecuente.

Contar con una cultura eficiente en procesos y proyectos no es un logro menor y se alcanza con un enorme y constante esfuerzo. Como cuando queremos mover una gran rueda, el esfuerzo inicial es el más difícil porque no probablemente no todos ven la ventaja que hay en cuanto a los resultados. Una vez en movimiento, es posible comparar, evaluar e incluso emocionarse con los resultados logrados.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, coach. Avanza, Project Success

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