El pasado jueves 24 de septiembre la Comunidad de PMs en pro de la apertura del PMI Chapter Bajío realizamos Panel de expertos para comentar experiencias y mejores prácticas sobre los  “Retos en la implementación de una PMO”. El evento se llevó a cabo en la Universidad Tecnológica de Querétaro, con la participación de más de 100  profesionales de la industria, consultores, alumnos y profesores.

Tuve la opotunidad de participar en el panel al lado de Roberto Toledo,  director de Alpha Consultoría y de Marco Bárcenas, líder de la PMO de un importante centro de investigación en Querétaro. Fue una experiencia sumamente satisfactoria compartir opiniones y contestar las inquietudes de los asistentes desde la experiencia de cada panelista.

PMI Querétaro

Algunos de los aspectos que se mencionaron fueron:

  • La tendencia actual de gestión en las  organizaciones es asignar cada vez más recursos a proyectos en comparación hace 50 o incluso 10 años, donde  la mayoría de los recursos se destinaban a la operación. Las organizaciones se vuelven “más proyectizadas”. Quizá no lo noten, por lo que algunas personas consideran que los proyectos no son parte de su trabajo.
  • La eficiencia no se da por el número de horas trabajadas. En México las horas de trabajo al año por colaborador en una empresa son en promedio 2250. Somos el país de la OCDE donde más se trabaja y estamos lejos de ser los más productivos. Se requieren procesos muy productivos para crear más con menos recursos.
  • Cuando estamos estancados con la realización de nuestros proyectos, todos conocemos e identificamos los síntomas, pero no sabemos que es lo que nos pasa.
  • De acuerdo a estudios realizados por el PMI, las empresas con procesos efectivos de gestión de proyectos generan en promedio un 30% más de ingresos o en ahorro de sus costos de operación, en comparación con las empresas que no los tienen. Para ello, requieren de PMOs para hacerse cargo de la optimización de la cultura en proyectos. Los beneficios de una PMO bien implementada son tangibles y claramente identificables.
  • Los cambios de procesos se fundamentan en modificar la forma como la gente actúa, lo que requiere componentes muy sólidos de comunicación organizacional. La gente no está en contra del cambio, está en contra del cambio que no entiende. La comunicación clara disminuye la incertidumbre.
  • El diseño de una PMO depende de los objetivos que persiguen. De ahí se desprenden las funciones  procesos que realizará, estructura orgnizacional que requerirá y métricas con las que se dará seguimiento a sus resultados.
  • El principal factor de éxito en la implementación de una PMO es el apoyo de la dirección.
  • Los pasos básicos para la implementación de una Oficina de Proyectos: 1. Diagnóstico y planeación del proyecto 2.Capacitación y homologación de lenguaje 3. Prueba piloto y ajuste 4. Seguimiento a objetivos y beneficios. Estos pasos se realizarán de forma recurrente asegurando que la PMO se mantenga alineada a las necesidades de la organización. El proceso evolutivo en una Oficina de Proyectos representa en gran parte el grado de madurez que la organización tiene en cuanto a gestión y eficiencia de proyectos.

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Como Comunidad de interesados en la gestión profesional de proyectos, seguiremos realizando eventos para compartir aprendizajes e integrarnos. Esperamos muy pronto contar con la autorización del PMI para conformarnos como capítulo, lo que nos permitirá ampliar nuestros servicios. Si estás interesado en formar parte de esta comunidad, no dejes de asistir a los eventos. Regístrate en nuestro blog o bien, envíanos un correo a contacto@avanzaproyectos.com o a la comunidad de PMs Bajío pmsqueretaro@Outlook.com.

 

Elaboro: Ma. Eugenia González De la Cueva, MA, PMP, coach, terapeuta.

Vicepresidente de Membresías y Finanzas

Comunidad de PMs en pro de la apertura del PMI Chapter Bajío.

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