El trabajo en proyectos es en una gran parte conversacional. Somos nuestras conversaciones y obtenemos resultados y de hecho, estamos donde estamos por nuestra capacidad de conversar y  negociar.

Si bien nuestra naturaleza humana nos da habilidades más o menos efectivas de forma nata, en casi todos los casos, se pueden mejorar enormemente. La realidad es que en proyectos, y casi en cualquier trabajo, el tiempo invertido en reuniones es enorme, en algunas encuestas es de alrededor del 50%.  Por esta razón, es importante optimizarlo, lo que requiere esfuerzo, enfoque y disciplina, lo que representa por sí mismo un reto.

Business union

Mucha gente se queja de “gastar” su tiempo en demasiadas juntas. Creo que no es que las reuniones tengan una naturaleza perversa, sino que su falta de preparación y estructura las convierte en un aburrido tiempo desperdiciado.

A continuación te presentamos algunos tips para lograr optimizar el tiempo en reuniones. Seguramente muchos de estos consejos no son nuevos, incluso son sentido común. Sin embargo, el reto es hacer del sentido común una práctica común. Te invitamos a elegir e implementar al menos uno. Si logras mejorar tu productividad en juntas y acuerdos, podrías incrementar el 50% del tiempo del proyecto. Vale la pena intentarlo.

  • Parte de definir un plan de comunicación del proyecto. ¡No te asustes! no es necesariamente un convenio complejo, es un acuerdo formal  o semi-formal que se plantea en etapas tempranas de la planeación donde se acuerda desde el tipo de reuniones y medios de información que habrá disponibles en el proyecto. Analiza a tus stakeholders, clasifícalos y define una forma de mantenerlos informados adecuada para cada caso. Infórmales sobre tu propuesta  y sobre todo, valida si con esto se sentirán informados realmente. Te aseguro que te evitarás muchos problemas y sorpresas posteriores.
  • Cumple con disciplina tu plan de comunicación. ¡Es todo un reto hacerlo! Actualiza tu análisis de stakeholders  con frecuencia.  Comunica a la gente clave de la forma como quiera ser comunicada. El trabajo principal del líder de proyecto y su equipo es gestionar expectativas y este es un medio fundamental para hacerlo.
  • Planea y acuerda como será cada reunión, asegúrate que todos conozcan y acepten el plan. Si sólo tienes 60  minutos, invertir 10 minutos en verificar objetivos, agenda y estructura te hará aprovechar mejor los 50 minutos que te quedan. Claro que para lograrlo, tienes que establecer una forma de trabajo efectiva, por que esto no es natural y espontáneo. Por tanto, seguramente tendrás que tener algunas reuniones y acuerdos para “hablar de como hablar”.
  • Valida la agenda y objetivo al principio de la reunión, así como hora de inicio y término.
  • Busca la puntualidad a toda costa. Permitir la impuntualidad es una tendencia improductiva muy costosa.
  • Las reuniones son de varios tipos: informativas, toma de decisiones, análisis de problemas. Con base a ella, planea la reunión y asegúrate de contar con los recursos (información y gente) adecuados para lograr tus objetivos.
  • Gestiona la reunión. Evita salirte de la agenda, asigna tiempos de participación, modera cuando sea necesario.
  • Evalúa la efectividad para tener juntas productivas con tu equipo. Entre todos podrán incrementar la conciencia de aprovechar el tiempo, compartir la responsabilidad de ser productivos y mejorar el proceso de forma comprometida.

Recuerda: se obtiene lo que se mide. Plantea tus objetivos e indicadores de efectividad de la reunión y busca incrementarlos de forma permanente. Es como comer bien o hacer ejercicio,  para que se note el beneficio, debe ser un proceso disciplinado y permanente, más que un esfuerzo de una sola vez.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González. MA, PMP, Coach.

 

 

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *