Las metas y objetivos son cada vez más ambiciosos y, por lo tanto, la cantidad de recursos valiosos, es decir tiempo, esfuerzo y costo destinados a proyectos, es cada vez mayor. Igualmente, el número de proyectos que las empresas y laspersonas desearíamos ejecutar se incrementa día a día. Requerimos hacer más y en menos tiempo. Quien no lo consigue, tiende a desaparecer debido a que otros sí lo están logrando. Cada vez  importa menos en donde esté ubicada la competencia.

Con frecuencia los proyectos se atrasan, cuestan más de lo esperado o no cumplen con los objetivos para los que fueron creados. Los dueños de los recursos o quienes están a cargo de ellos, se enteran hasta cuando ya es demasiado tarde, generando frustraciones, conflictos y, lo peor, no cumpliendo los objetivos.

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Muchos patrocinadores y directores consideran que si pudieran pedir un deseo a un genio de una lámpara, sería un reporte semanal de proyectos, oportuno, preciso y  resumido, con indicadores, donde pudieran verificar lo antes posible la situación real de los proyectos y tomar acciones correctivas y preventivas. Algunos creen que enviando a su gente de proyectos a un curso de 3 días o comprando un software de administración de proyectos es suficiente.  Otros contratan a un recurso experto en Power  Point para hacer reportes agradables a la vista, con información generada 1 hora antes de la reunión, basada en percepciones de avance que muchas veces son imprecisas. Lamento afirmar categóricamente que la creación de una cultura efectiva de gestión de proyectos es un proceso, no una meta, y su solución es un tanto más compleja.

La tendencia mundial actual es que existan cada vez más Oficinas de Proyectos (PMOs o Project Management Offices) como catalizador de ese sueño: homologar la forma de trabajar en proyectos, reportar de forma consistente, contar con un sistema de información  que les permita  elegir los proyectos correctos y ejecutarlos correctamente.

Una oficina de proyectos suele tener una o varias de las siguientes  funciones:

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La implementación de una PMO es un proyecto complejo, que muchas veces se ve frustrado por no cumplir con las expectativas para lo que fue creado. Es, sin duda, un tema en proceso de desarrollo. En nuestra experiencia, cada vez más clientes nos piden apoyo para implementar o mejorar una figura organizacional de este tipo, pudiendo ser una persona o un departamento entero, con el objetivo de cumplir el deseo de tener información y decidir oportunamente.

Por ello, algunas recomendaciones a considerar son:

  • Definir la implementación como un proyecto, estableciendo metas, un inicio y un fin tangible y verificable, productos y recursos suficientes.
  • Asumir que es un proceso que pasará por varias etapas.
  • Definir funciones esperadas y, con base en ello, estructura y nivel de experiencia de los recursos. Si se desea apoyo para selección de proyectos y administración de portafolio, es necesario contar con recursos asignados total o parcialmente con información y autoridad para ello.
  • Patrocinio suficiente y claro. Esta es la principal razón por la que no funcionan este tipo de proyectos.  Los productos generados  al implantar una  metodología, como lo son el plan de proyecto y reportes de desempeño, deben ser utilizados para tomar decisiones, de otro modo se convierten en generación de papel sin valor. Esto frustra a los líderes de proyecto y sus equipos.
  • Las PMOs que reportan ser exitosas definen objetivos de negocio concretos y establecen sus funciones de acuerdo a las necesidades de su empresa. Son flexibles y se van ajustando con frecuencia para mantenerse vivas.
  • Es buena práctica rotar al líder de la PMO con líderes exitosos de proyectos. Esto permite compartir aprendizajes y generar empatía, manteniendo el enfoque de negocio.

Si estás en ese proceso, te recomendamos no confundir el objetivo de la gestión de proyectos. No se trata exclusivamente de ser ordenados, se trata de un tema de negocios donde el método y la disciplina son atributos, no un fin.  El objetivo es generar más proyectos valiosos con menos recursos, asegurando el logro de metas útiles para la empresa.

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Elaboró: Ma. Eugenia González. MA, PMP, Coach.

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