No todos saben o utilizan una oficina de proyectos como un departamento oficialmente definido en una organización. Sin embargo, las funciones que suelen realizar las PMO son necesidades indispensables en la gestión de proyectos para empresas e incluso para las personas. Esta funciones son por ejemplo: la selección de proyectos, la definición de métodos estándar para optimizar la función, la utilización de herramientas que faciliten la planeación y seguimiento, la integración de la información de la situación de los proyectos en marcha, la asignación y evaluación de recursos adecuada, entre otros.

PMO Avanza

Muchas empresas de todo tipo y tamaño, en ocasiones ni siquiera han escuchado este concepto, pero si tienen los típicos síntomas de cuando esta función no está resuelta:

  • Sensación de falta de control en los proyectos.
  • Sorpresas constantes: sin tener opción a actuar a tiempo, surgen problemas constantes y graves de retrasos, sobrecostos y retrabajo.
  • Búsqueda continua de mejores formas de actuar, sin que se consoliden en sistemas de trabajo de mayor permanencia (uso de post its, agendas personales, listas de pendientes en papel, en Excel como herramientas principales para controlar el proyecto). Esto genera desperdicio en la práctica ya que constantemente se inventan nuevas y heterogéneas formas de controlar proyectos.

Con frecuencia hemos escuchado ante este escenario, la petición de algunos clientes: “consígueme por favor un chico recién egresado que maneje MS Project para que me haga mis cronogramas y así pueda controlar mi portafolio de proyectos”. Consideramos que implementar y fortalecer una cultura de eficiencia en proyectos es un enorme reto que requiere más que el esfuerzo de una sola persona, por muy capaz que sea.

Hay muy diversas formas de crear una PMO, con tamaños, funciones y estructuras muy diferentes. Existen PMOs desde muy pequeñas formadas por una persona de nivel operativo que da soporte en el uso de una herramienta de cómputo y elaboración de reportes, hasta PMOs directivas, encargadas de la selección del portafolio de proyectos y la evaluación de rendimientos y resultados. Puede afirmarse que el concepto está aún lejos de madurar. Sin embargo, si hay historias de éxito en el tema. En un estudio realizado por el Dr. Brian Hobbs, de la Universidad de Quebec, Canadá, se postula que el 58% de las empresas encuestadas encontró valor a contar con una estructura de apoyo tipo PMO. Las organizaciones que han logrado mayores beneficios de una PMO ha sido porque han definido un departamento con el tamaño, funciones y estructura adecuado a las necesidades específicas del entorno donde se generan. Este estudio comenta que el éxito o fracaso de las PMOs creadas depende en gran medida de la dinámica, estrategia, estructura, cultura y procedimientos de cada organización. En mi experiencia, el principal fracaso de los proyectos de implantación de una PMO ha sido la falta de involucramiento de Dirección, que generalmente añoran el beneficio que podría brindarles pero no intervienen tiempo y atención en la definición de lo que se espera ni en el seguimiento de los resultados.

Lo que suele ser una realidad en todos los casos es que la búsqueda de optimizar la productividad en los proyectos representa además un enorme beneficio estratégico, un aspecto crucial de subsistencia y requiere un ajuste a la cultura organizacional que no puede ser posible sin el patrocino adecuado.

Se requiere el compromiso y conocimiento de todos los niveles de la organización ya que es mucho más que un curso de capacitación. Un esfuerzo como este implica:

  • Definición de alcance con base a necesidades y expectativas.
  • Especificación de un método, procedimientos, roles, responsabilidades y políticas a aplicar.
  • Comunicación clara de lo que se espera y capacitación a los involucrados.
  • Aplicación de la propuesta que permita evaluar los resultados y ajustarla.
  • Ser realista en el alcance.
  • Patrocinio y seguimiento.
  • Asumir que es un proceso de mejora continua más que un proyecto de un solo intento.

Sin duda, cada vez veremos una mayor madurez en el tema derivado de la enorme necesidad por optimizar el rendimiento de resultados en proyectos, ya que son el vehículo que materializa la estrategia de las organizaciones y de las personas.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González. MA., PMP, Coach.

 

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