Mito. Lo único que estamos pidiendo es un pequeño requerimiento adicional. No es necesario llenar todo tipo de formatos para solicitar y obtener una aprobación formal.

Realidad. Estos pequeños requerimientos que se agregan  provocan que el alcance se salga de control. Los recursos trabajan en actividades no documentadas ni autorizadas, lo cuál se traduce en pérdidas de tiempo y dinero (probablemente el cliente no lo necesita realmente o quizá ni siquiera lo pidió).

¿Qué hacer?

Con gran frecuencia esta confusión aparece cuando el equipo que realiza el proyecto y los otros involucrados trabajan de manera muy cercana y, además, la gestión de alcance no es lo rigurosa que debiera ser. Para evitar esta situación, deben ser incluidas en la gestión algunas de las siguientes medidas:

  1. Definir lo más claramente posible el alcance y acordarlo hasta el detalle necesario para no tener ambigüedad. Cualquier cantidad de tiempo utilizada en este proceso será una inversión para el proyecto.
  2. Comunicar a todos los involucrados (internos y externos a la organización) que ningún cambio será aceptado sin el proceso formal de aprobación.
  3. Incluir este tema como parte de la evaluación de los equipos de proyecto y penalizarlos si deciden trabajar en requerimientos no documentados formalmente.
  4. Promover que los equipos de proyecto comuniquen cualquier cambio que comprometa el control del alcance tan pronto lo detectan para cuestionar a los involucrados sobre la solicitud formal del cambio.
  5. Procurar comunicación y visitas constantes con los colaboradores del proyecto, más allá de las típicas y muchas veces improductivas reuniones de “reporte de avance”. Es importante para el líder de proyecto entender en qué está trabajando la gente o estar informado de las actividades que se llevan a cabo.
  6. Buscar que la PMO (oficina de administración de proyectos) de la organización colabore  en este objetivo.
  7. Encontrar mecanismos para que la organización genere procesos claramente definidos y aporte sistemas de información para registro del progreso del proyecto, documentación de  entregables y gestión del conocimiento.

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Elaborado por Jorge Martínez del Campo

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