Quienes hemos aplicado el estándar de administración de proyectos contenidas elaboradas por el PMI, nos hemos encontrado con la innumerable aparición de “cambio” como salida de muchos procesos de gestión de proyectos. Es decir, está plenamente reconocida como parte de las mejores prácticas la necesidad de modificaciones en los proyectos, para su apropiado manejo.

Sin embargo, cualquier cambio, aun siendo pequeño, puede acabar con un proyecto. La alteración de los objetivos, los recursos materiales o el equipo de personas, puede ser suficiente para enviar cualquier esfuerzo fuera de su camino. Para ser realmente eficaz, el líder de proyecto tiene que aceptar que durante la realización de un proyecto puede haber cambios todos los días, y estar preparado para resolverlos.

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Las modificaciones al proyecto siempre van a suceder, y tratar con ellas es una parte necesaria de la ejecución de un proyecto cualquiera, dicen los líderes experimentados. Esta idea es especialmente cierta en las industrias de alta tecnología. Proyectos que se ejecutan en busca de mover los límites de lo alcanzable, inevitablemente deben incluir elementos impredecibles. Si piensas en gestión de proyectos como una disciplina en la que sigues pasos siempre iguales y al final todo sucede como lo esperabas, entonces estás en problemas, esto no es la administración de proyectos. Como gerente del proyecto, el primer requisito es estar centrado en lo que estás tratando de lograr. Luego necesitarás apertura para poder anticiparte y responder a las cosas que podrían desviarte de los objetivos.

Si tienes una fuerte colaboración con las personas lo más probable es que puedas encontrar una solución. Tiene que haber una fuerte red de trabajo para tener los datos sobre la mesa y poder tomar decisiones informadas oportunamente. Encontrar una solución es más difícil cuando las personas no están seguras de lo que realmente quieren del proyecto, entonces sólo estarán pidiendo cambios. Es difícil para los clientes entender el impacto de lo que están pidiendo. Ellos cambiarán sus requerimientos porque no saben que quieren hasta que lo ven. Debes entonces mostrarles algo que esté parcialmente terminado, así podrán decir si lo quieren o no, y caminar así en la dirección de lo que desean. Cambios menores pueden ser aceptables, pero un cambio mayor podría requerir renegociar los términos del proyecto. Podrías incluso ser deseable parar el proyecto por unos días mientras decides como continuar.

Todo cambio deberá ser evaluado a la luz de la necesidad y de los objetivos del proyecto, para entender de qué forma está impactando al conjunto.   No será sino hasta entonces que podremos tomar la mejor decisión sobre lo que se debe realizar. Las decisiones informadas a través de lo que nos puede decir nuestra red y nuestro equipo de trabajo, son las mejores para resolver los cambios en beneficio del proyecto y de nuestros clientes.

 

Elaboró: Jorge Martínez del Campo, MA, PMP.

 

 

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