Desafortunadamente todavía hay muchas personas que consideran que la gestión o administración de proyectos (utilizaremos el término como sinónimo) es ser ordenado, como cuando nos calificaban en los primeros años escolares nuestros cuadernos en cuanto a la limpieza y bonita letra.
No se trata solamente de ser más disciplinado. Esto es, ciertamente, una cualidad deseable y creo que es fácil coincidir en  que un método ordenado y común de trabajo trae ventajas. Sin embargo, el objetivo de la gestión de proyectos va más allá; el beneficio en última instancia es ser más eficiente y competitivo en los negocios.

PM en empresas pequeñasEn las empresas medianas y pequeñas, el tiempo y el dinero es muchas veces tan escaso, que un error o un desperdicio puede ser la diferencia entre el fracaso, la supervivencia o el crecimiento. Planear no tiene como objetivo final editar un documento llamado Plan de Proyecto. Las mejores prácticas tratan sobre establecer conversaciones productivas, combinar las experiencias, definir y coordinar la forma de hacer las cosas antes de hacerlas. Cuando existen diálogos productivos en las organizaciones, es más posible utilizar la creatividad y la mejora continua. También es posible convertir la “debilidad” de ser una empresa más pequeña compitiendo con los grandes por el mismo cliente, en fortaleza al ser flexible y reaccionar más rápido ante las necesidades del mercado.

En nuestra experiencia como consultores en incubadoras y aceleradoras de empresas, tuvimos la oportunidad de asesorar diversos clientes que estaban en etapas de lanzamiento de un proyecto propio o bien, en el momento en el que la empresa tuvo éxito, creció rápido, sin estructura y fue necesario poner un alto para replantear el camino.

En estos casos, el directivo se ve comúnmente ante la necesidad de dividir su tiempo entre vender, operar y generar proyectos de crecimiento. Su tiempo es tan poco, que desperdiciarlo es mucho más dañino que en las enormes empresas donde un poco de desperdicio ni se nota. La gran noticia es que las buenas prácticas dan resultados de forma notable, rápida y se traducen en resultados en muy corto plazo. Es más fácil utilizar la creatividad con  herramientas sencillas para lograr beneficios concretos.

Algunas claves para implementar prácticas productivas en gestión de proyectos son:

  • Capacítate y capacita a tu personal cercano en el tema. Son conceptos que se aprenden y dan beneficios rápidamente. Opta por talleres prácticos para empezar más que certificaciones.
  • Identifica tus 3 principales problemas en la gestión de proyectos. Por ejemplo: gestión de alcance, conflicto en roles y responsabilidades, tardanza en entrega de proyectos, presupuestos fuera de control, manejo del riesgo y la incertidumbre.
  • Identifica de 3 a 5 herramientas, prácticas o conceptos a utilizar para solucionar estos problemas. Comienza con poco pero firme.
  • Establece formatos, proceso, roles y responsabilidades y principalmente el objetivo que persigues con cada herramienta.
  • Comunícalo a los involucrados, pide opinión, acuerda la forma de implementarlo y la forma de evaluar los resultados obtenidos
  • Mide y evalúa constantemente el método. Si no estás obteniendo lo que quieres, tendrás que ajustar las expectativas o el método. La mejor práctica puede hacerse obsoleta en menos de un mes si no se le da seguimiento. Deben permanecer vivas.

Finalmente te recomendamos ser realista especialmente en el primer intento. Cambiar la cultura comienza por uno mismo. Y una última recomendación: comienza cuanto antes. No hay nada más triste que desperdiciar los pocos recursos de una empresa con potencial de crecimiento.

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA. PMP, coach y  Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP, coach.

3 Responses to La gestión de proyectos hace la diferencia en las empresas medianas y pequeñas
  1. Quisiera agradecer a los autores la publicación de este artículo Ma. Eugenia González y Jorge Martínez del Campo.
    Trabajé durante años en una empresa familiar y es dificil plasmar en un portfolio o CV el esfuerzo que supone evitar errores o minimizarlos.
    Pienso que la gestión eficaz en las pequeñas y medianas empresas esta infravalorada por los métodos de selección de personal para grandes multinacionales.
    Es por ello que valoro que hayan sabido plasmar en este texto aquí publicado, el esfuerzo que supone una gestión constante en este tipo de empresas pequeñas.

    Gracias.

    • Gracias a ti Juan por comentarlo. Creemos que en el mundo trabajamos mucho y vemos que a veces los esfuerzos no dan los resultados que buscamos. Por ello, consideramos que la gestión profesional de proyectos puede ayudarnos a maximizar nuestros pocos recursos y cuando son más escasos es cuando más los debemos cuidar. Seguiremos en contacto. Saludos

  2. La gestión de proyectos hace la diferencia en las empresas medianas y pequeñas


[top]

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *